Boîte partagée

Une boîte partagée (BP) permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à une même boîte de courriel pour lire et envoyer des messages électroniques. Ce type de boîte est créé pour gérer des courriels envoyés à une adresse générique, par exemple l'adresse telephonistes@USherbrooke.ca. 

Demande de création d'une boîte partagée

Les membres de la communauté universitaire active qui possèdent une adresse de courriel @USherbrooke.ca et dont leur boîte de messagerie est hébergée sur Office 365 ou Exchange peuvent demander la création d'une boîte partagée en remplissant une demande Casius et en spécifiant les informations suivantes :

  • L'adresse de la boîte partagée désirée (celle-ci devrait inclure votre secteur afin d'éviter toute ambiguïté).
  • Une brève description de l'utilisation de la boîte partagée.

Utilisation d'une boîte partagée

Habituellement, la boîte partagée (BP) est créée sur le même serveur que la boîte de messagerie du propriétaire principal de la BP, soit dans Office 365 ou sur le serveur Exchange. L'accès à une BP se fait à partir de l'interface Web (Office 365 ou Outlook Web App) ou d'un logiciel de courrier électronique comme Outlook.

Documentation pour Office 365 ou Outlook Web App

Ouverture d'une boîte partagée dans d'Office 365 ou Outlook Web App?

Attention : L'accès à une boîte partagée à partir de l'interface Web est possible seulement si la BP est hébergée sur le même serveur que votre boîte de messagerie personnelle. Si ce n'est pas le cas, vous devez y accéder par un logiciel de courrier électronique comme Outlook ou par un lien Web.

Deux méthodes existent pour ouvrir une boîte partagée dans Office 365 ou Outlook Web App. À vous de déterminer celle qui vous convient le mieux selon les permissions qui vous sont accordées.

Méthode 1 : Ajouter la boîte partagée pour qu'elle s'affiche sous votre boîte de messagerie principale.

  1. Se connecter à Office 365 ou Outlook Web App : https://messagerie.usherbrooke.ca.
  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquer avec le bouton droit de votre souris sur votre boîte de messagerie principale et sélectionner Ajouter un dossier partagé. Dans Office 365, si le nom de votre boîte de messagerie principale n'apparait pas, cliquer sur Plus pour y avoir accès.
  3. Entrer l'adresse courriel de la boîte partagée et cliquer sur Ajouter.

La boîte partagée et ses dossiers apparaissent dans le volet de navigation gauche et y seront à chaque ouverture de votre interface Web.

Méthode 2 : Ouvrir la boîte partagée dans une fenêtre distincte du navigateur.

Pour utiliser cette méthode il faut avoir les permissions d'administration sur la BP.

  1. Se connecter à Office 365 ou Outlook Web App : https://messagerie.usherbrooke.ca.
  2. Cliquer sur votre nom dans le coin supérieur droit de l'application. Un menu apparaît.
  3. Sélectionner Ouvrir une autre boîte aux lettres.
  4. Entrer l'adresse courriel de la boîte partagée et cliquer sur Ouvrir.

Une autre session s'ouvre alors dans une nouvelle fenêtre permettant d'accéder à la boîte partagée.

Ouverture d'une boîte partagée par un lien Web

Les personnes ayant des permissions d'administration sur une BP peuvent lui accéder à partir d'un lien Web. Voici comment procéder :

Pour une BP Office 365 :

  • Dans un navigateur, accéder l’adresse : https://outlook.office365.com/mail/nom.bp@usherbrooke.ca/ (nom.bp doit être remplacé par le nom de la BP à accéder).
  • S'authentifier en entrant son CIP@usherbrooke.ca et son mot de passe.

Pour une BP Exchange :

  • Dans un navigateur, accéder l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca/owa/nom.bp@usherbrooke.ca/ (nom.bp doit être remplacé par le nom de la BP à accéder).
  • S'authentifier en entrant son CIP@usherbrooke.ca et son mot de passe.

Envoi d'un courriel à partir de l'adresse d'une boîte partagée dans Office 365 ou Outlook Web App

  1. Une fois le formulaire de nouveau message ouvert, cliquer sur l'icône ... située au-dessus du formulaire et sélectionner Afficher le champ De.
  2. Si l'adresse de courriel de la boîte partagée apparaît dans le champ De, passer à l'étape 6, sinon passer à l'étape suivante.
  3. Cliquer sur la flèche située à côté du champ De, une liste apparaît. Sélectionner l'adresse de courriel de la boîte partagée et passer à l'étape 6. Si l'adresse n'est pas visible, passer à l'étape suivante.
  4. Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur l'adresse affichée dans le champ De et sélectionner Supprimer.
  5. Entrer l'adresse de courriel de la boîte partagée dans le champ De.
  6. Procéder à l'envoi.

Suppression d'une boîte partagée et de ses dossiers dans Office 365 ou Outlook Web App

Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur la boîte partagée et sélectionner Supprimer le dossier partagé.

Documentation pour Outlook et Outlook pour appareils mobiles

Votre boîte de messagerie personnelle @USherbrooke.ca doit préalablement être configurée dans Outlook avant d'ajouter l'accès à une boîte partagée.

Ajout d'une boîte partagée dans Outlook (Windows)

L'ajout d'une boîte partagée (BP) dans Outlook peut se faire de deux façons. La méthode à utiliser est déterminée selon les permissions accordées.

Méthode 1 : À utiliser par les personnes qui ont des permissions d'administration sur la BP.

  1. Démarrer l'application Outlook.
  2. Dans l’onglet Fichier, cliquer sur Paramètres du compte et sélectionner Paramètres du compte.
  3. Dans l’onglet Messagerie, cliquer sur Nouveau.
  4. Entrer l'adresse de la boîte partagée dans le champ Adresse de messagerie.
  5. Laisser les autres champs vides et cliquer sur Suivant.
  6. Une fenêtre de sécurité apparait pour autoriser la configuration des paramètres du serveur, cliquer sur Autoriser.
  7. Si une fenêtre d'authentification ou de sécurité apparait, l'identifiant doit être votreCIP@usherbrooke.ca et le mot de passe, celui associé à votre CIP. Cliquer sur Me connecter ou Ok.
  8. Une fois la configuration complétée et vérifiée par Outlook, cliquer sur Terminer
  9. Redémarrer Outlook pour voir la nouvelle boîte partagée.

Méthode 2 : À utiliser par les personnes qui ont des permissions d'écriture ou de lecture sur la BP.

  1. Démarrer l'application Outlook.
  2. Dans l’onglet Fichier, cliquer sur Paramètres du compte et sélectionner Paramètres du compte.
  3. Dans l’onglet Messagerie, sélectionner le compte principal de l'utilisateur et cliquer sur Modifier.
  4. Cliquer sur le bouton Paramètres supplémentaires.
  5. Dans l'onglet Avancé, dans la section Boîtes aux lettres, cliquer sur le bouton Ajouter.
  6. Entrer l'adresse de la boîte partagée et cliquer sur OK.
  7. Cliquer sur Appliquer et ensuite OK.
  8. Cliquer sur Suivant.
  9. Cliquer sur Terminer.
  10. Dans la fenêtre Paramètres du compte, cliquer sur Fermer.

La boîte partagée apparaît dans le volet de navigation gauche.

Ajout d'une boîte partagée dans Outlook (Apple)

L'ajout d'une boîte partagée (BP) dans Outlook peut se faire de deux façons. À vous de déterminer celle qui vous convient le mieux. 

Méthode 1 : Ajouter la boîte partagée comme un compte partagé

  1. Démarrer l'application Outlook.
  2. Dans le menu Fichier, sélectionner Ouvrir Dossier d'un autre utilisateur.
  3. Entrer l'adresse de courriel de la boîte partagée dans le champ de recherche.
  4. Sélectionner l'adresse et cliquer sur le bouton Ouvrir.

La boîte partagée apparaît dans le volet de navigation gauche.

Méthode 2 : Ajouter la boîte partagée comme un compte distinct

  1. Démarrer l'application Outlook.
  2. Cliquer sur l'onglet Outils et ensuite sur Comptes.
  3. Une fenêtre intitulée Comptes apparaît. Cliquer sur le + en bas à gauche et sélectionner Nouveau compte.
  4. Entrer l'adresse de courriel de la boîte partagée.
  5. Cliquer sur Continuer.
  6. Une fenêtre d'authentification apparaît, entrer l'information appropriée dans les champs :

    • Identifiant : Remplacer l'adresse de la boîte partagée par votreCIP@usherbrooke.ca ou votre adresse de courriel @USherbrooke.ca.
    • Mot de passe : Entrer votre mot de passe (celui associé à votre CIP).

  7. Cliquer sur Me connecter.
  8. Une fenêtre apparaît indiquant que l'adresse a été ajoutée, cliquer sur OK.
  9. Le compte est ajouté à la fenêtre Comptes.

Ajout d'une boîte partagée sur un appareil mobile (Outlook pour iOS ou Android)

Prérequis :

  • La boîte partagée doit être hébergée dans Office 365.
  • Avoir les permissions d'administration sur la boîte partagée.
  • Avoir la version 4.0.7 ou + d'Outlook pour Android ou la version 4.1.3 ou + d'Outlook pour iOS.
  1. Démarrer l'application Outlook pour Android ou iOS où votre boîte de messagerie personnelle @USherbrooke.ca a été préalablement configurée.
  2. Effectuer un balayage vers la droite à partir du côté gauche de votre appareil mobile pour ouvrir le volet de navigation gauche.
  3. Appuyer sur la dernière icône à gauche représentant une enveloppe et un +.
  4. Appuyer sur Ajouter une boîte aux lettres partagée.
  5. Entrer l'adresse de courriel de la boîte partagée.
  6. Appuyer sur le bouton Ajouter une boîte aux lettres partagée.

La boîte partagée s'affiche dans la liste des comptes dans le volet de navigation gauche.

Des instructions détaillées sont aussi disponibles sur le site de Microsoft : Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile

Administration d’une boîte partagée

L’administration d’une BP, c’est à dire la gestion des utilisatrices et utilisateurs qui y ont accès et les permissions qui leurs sont accordées, diffère selon la BP.

Administration d’une BP Office 365

L’administration de certaines BP Office 365 (notamment celle des associations étudiantes) s’effectue à partir de l’application Gestion des boîtes partagées. Seules les personnes ayant une permission d’administration à une BP Office 365 ont accès à cette application. Pour obtenir de la documentation au sujet de celle-ci, consulter la page Gestion d’une boîte partagée Office 365.

Pour les BP Office 365 des services et facultés, seul le personnel informatique peut administrer celles-ci. Pour toutes demandes d’ajout, de modification ou de suppression d’accès à une telle BP, veuillez vous adresser au personnel de l’équipe de soutien informatique de votre faculté, centre ou service ou remplissez une demande Casius.

Administration d’une BP Exchange

Seul le personnel informatique peut administrer les BP Exchange. Pour toutes demandes d’ajout, de modification ou de suppression d’accès à une BP, veuillez vous adresser au personnel de l’équipe de soutien informatique de votre faculté, centre ou service ou remplissez une demande Casius.