Phases du processus de priorisation et de suivi des projets

La priorisation et le suivi d'un projet passent par différentes étapes :

  1. Soumission : La ou le gestionnaire de relation client collige des idées avec ses clients et propose des formulations de projets.
  2. Priorisation : Les chargées et chargés de projets et les gestionnaires de relation client proposent des plans réalisables et enrichissent les estimés pour les projets. S'il manque des prérequis, ils sont définis. Les projets à réaliser sont sélectionnés.
  3. Planification : Le comité de priorisation et les cadres allouent des ressources pour la réalisation des projets et ciblent des échéanciers, en collaboration avec les chargées et chargés de projets.
  4. Réalisation : L'équipe travaille sur le projet. La chargée ou le chargé de projet rend compte de la progression, notamment à l'aide de statuts et de commentaires visibles sur le tableau de bord. Les risques, enjeux et changements sont gérés.
  5. Terminé : Un projet terminé sort de l'horizon de gestion. Un projet terminé peut être refusé, complété ou annulé.

Des détails sur chaque phase du processus de priorisation et de suivi de projets peuvent être trouvés dans les sections correspondantes dans le menu de droite.

Soumission

L'étape de soumission correspond à la collecte des informations et des besoins sous forme d'idées de projets, puis de transformer les idées en projets en précisant les objectifs, les parties prenantes et les dates cibles de réalisation. Le schéma plus bas présente les diverses étapes du processus de soumission.

Le processus de soumission commence par la rencontre d'un ou d'une gestionnaire de relation client avec la direction d'un service ou d'une faculté : une collecte des besoins s'effectue. Les besoins ainsi formulés constituent des idées qui sont développées en les joignant à d'autres embryons de projets. Les embryons de projets qui ne peuvent former de projets sont refusés.

Une fois les embryons de projets suffisamment précisés, ils deviennent des projets candidats qui sont évalués en fonction des objectifs de l'organisation, puis passés en phase de priorisation. Il est aussi possible que ces projets demeurent en phase de soumission s'ils ne sont pas jugés assez importants ou matures pour être priorisés pour l'exercice financier à venir.

Passage à l'étape suivante

Pour passer en phase de priorisation, un projet doit respecter les points suivants :

  1. La fiche présente un projet et non seulement un concept ou une idée. Un projet doit contenir les bénéfices rattachés à la mission de l'organisation, les parties prenantes (notamment le client et le responsable), les objectifs définis sur un an (même si le projet est plus long) et une évaluation sommaire de l'ampleur du projet.
  2. Le projet doit être rattaché à un portefeuille selon ses caractéristiques.
  3. L'impact stratégique du projet doit être évalué.

Priorisation

L'étape de priorisation consiste à classer les projets selon leur importance. À cette étape, un projet peut être planifié pour l'année courante (un niveau de priorité lui est alors donné), reporté à une autre année (il demeure alors en phase de priorisation pour la prochaine année) ou être refusé (il est alors marqué comme terminé et ne reviendra pas dans le processus).

La priorisation des projets s'effectue sur plusieurs critères, dont l'importance du projet pour l'organisation, l'utilité du projet pour la réalisation d'autres projets (projet prérequis) et la capacité de livrer (ressources humaines et financières disponibles).

Passage à l'étape suivante

Les projets sélectionnés passent en phase de planification.

Planification

L'étape de planification consiste à assigner des ressources et à détailler l'échéancier du projet. Une chargée de projet ou un chargé de projet est alors assigné au projet, de même qu'une équipe de travail. Le projet demeure en phase de planification jusqu'à son lancement, c'est-à-dire le début de sa réalisation.

Passage à l'étape suivante

Pour passer en phase de réalisation, un projet doit respecter les points suivants :

  1. Avoir un chargé ou une chargée de projet qui est responsable de sa réalisation.
  2. Avoir une équipe de travail formée.
  3. Avoir une planification de ressources et un échéancier définis.

Réalisation

L'étape de réalisation consiste à produire les livrables identifiés pour le projet et à gérer les risques, enjeux et changements en cours de projet. Le projet relève alors principalement de la chargée ou du chargé de projet, qui doit suivre la production des livrables et mettre à jour, de façon régulière, le statut du projet.

Le statut d'un projet repose sur trois indicateurs :

  1. Couleur : Donne la santé du projet. Le vert indique que le projet avance normalement. Le jaune indique qu'un certain risque ou un enjeu a été identifié et que, s'il demeure, il pourrait y avoir un dépassement des coûts ou de l'échéance ou encore, un problème de qualité. Le rouge indique qu'une action immédiate est requise, le projet étant fortement compromis.
  2. Forme : Donne la progression actuelle du projet. Un signe négatif indique que le projet n'avance pas, souvent par attente d'une ressource ou d'une décision. Un signe rond indique que le projet avance normalement. Un signe positif indique que le projet avance plus rapidement que prévu et que des ressources peuvent être retirées du projet sans problème.
  3. Pourcentage : Donne l'avancement global du projet en efforts. Le chiffre mentionné ici indique simplement dans quelle proportion le projet est complété : plus il s'approche de 100 %, plus le projet est près de sa complétion.

Passage à l'étape suivante

Avant de fermer un projet (ce qui lui donne le statut «Terminé») :

  • il doit être accepté par le client;
  • certaines personnes peuvent recevoir des formations pour la mise en opération;
  • des processus peuvent nécessiter une mise à jour;
  • l'offre de service peut devoir être ajustée;
  • les activités résiduelles liées au projet sont abandonnées ou remises à plus tard dans le cadre d'autres projets.

Terminé

La phase «Terminé» est un indicateur plutôt qu'une phase en elle-même. Un projet dont le statut est «terminé» n'est plus pris en considération lors de la gestion régulière des projets, mais sert de référence dans une perspective d'amélioration continue. Un projet dont le statut est «terminé» ne peut plus être ouvert : si des activités supplémentaires sont requises en liens avec ce projet, elles doivent être faites dans le cadre d'une maintenance ou d'un nouveau projet.

Un projet peut obtenir le statut «terminé» de plusieurs façons :

  • s'il est refusé en phase de priorisation et qu'il n'y a pas lieu de le soumettre à nouveau plus tard;
  • s'il est complété en phase de réalisation et que toutes les étapes de fermeture sont réalisées;
  • s'il est annulé après avoir passé la phase de priorisation.