Définitions

Voici les définitions de différents termes utilisés dans le cadre de la gestion de projets au STI.

Projet

Un projet comporte les caractéristiques suivantes :

  • Temporaire : Un projet a un début et une fin, nécessaires pour sa gestion. Un «projet» permanent d'une certaine ampleur peut être un programme s'il comporte des objectifs, des livrables et peut être géré.
  • Objectifs : Un projet vise à atteindre des objectifs liés à la mission de l'organisation. Un projet sans objectifs ne peut être rattaché à la mission, donc être géré ou priorisé correctement.
  • Livrables identifiés et uniques : Un projet peut produire des documents, des systèmes d'information, etc. Sans livrables identifiés, le projet est encore embryonnaire et ne peut être géré. Si les livrables ne sont pas uniques (spécifiques à ce projet), il est possible qu'il s'agisse plutôt d'une tâche ou d'une demande de service.
  • Avancement progressif : Un projet avance et peut être suivi de façon progressive. Il possède plusieurs activités (tâches ou sous-projets) à ordonnancer. Un «projet» sans cette caractéristique est plutôt une tâche.

Plus spécifiquement, les projets du STI sont habituellement réalisables en quelques semaines. L'ampleur typique est de 120 jours-personnes.

Portefeuille

Regroupement de projets qui aide à la priorisation en fonction des objectifs tactiques et stratégiques. La gestion des projets par portefeuille est surtout utile aux instances décisionnelles. Un projet ne peut être rattaché qu'à un seul portefeuille.

Les projets sont groupés en quatre portefeuilles :

  • Innovation : Pour mener l'Université plus loin et se distinguer dans un domaine d'activité. Les projets de ce portefeuille sont peu nombreux, mais vitaux pour éviter la stagnation.
  • Amélioration : Pour améliorer l'offre de service de l'Université et/ou la performance dans la prestation de services. Les projets de ce portefeuille sont caractérisés par un retour sur investissement (qualité et/ou performance améliorées, économies de fonctionnement, etc.).
  • Infrastructure : Pour permettre la réalisation d'autres projets. Les projets de ce portefeuille n'offrent souvent rien de directement visible aux publics, mais sont requis pour poursuivre la prestation et le développement de services.
  • Continuité : Pour assurer la continuité des services. Les projets de ce portefeuille doivent absolument être réalisés pour que les services actuels soient maintenus.

Les différents portefeuilles du STI se présentent sous forme de tableau :

Clientèle interne / servicesClientèle externe / affaires
Vision stratégique (long terme) : développer l'organisationInfrastructureInnovation
Vision opérationnelle (court et moyen termes) : faire fonctionner l'organisationContinuitéAmélioration

Programme

Regroupement de projets qui aide à l'élaboration de plans à long terme et au suivi stratégique des projets. Un programme peut comporter des projets de différents portefeuilles, mais il est recommandé qu'un projet ne se retrouve que dans un seul programme.

La création d'un programme peut découler d'une innovation, du besoin de mieux gérer un gros projet, du besoin de regrouper les projets apparentés ou interdépendants ou encore, d'une nouvelle offre de service. Un plan de programme est révisé périodiquement, habituellement une fois par année.

Un programme comporte plusieurs caractéristiques d'un gros projet, même s'il n'est pas un projet lui-même :

  • Temporaire : Un programme peut être continu ou temporaire. Si un programme a un terme, celui-ci est long et se calcule en années.
  • Objectifs : Un programme, tout comme un projet, vise à atteindre des objectifs liés à la mission de l'organisation. Les objectifs d'un programme sont cependant souvent exprimés en termes plus stratégiques.
  • Livrables identifiés et uniques : Un programme possède les mêmes livrables que les projets qu'il contient.
  • Avancement progressif : Un programme avance de façon progressive, tout comme un projet. L'avancement du programme se mesure à l'avancement de ses projets.