Accueil du nouveau personnel - Processus administratif

Auxiliaires de recherche et d'enseignement

Étape 1 - Activation de votre CIP et de votre adresse de courriel

À titre de membre du personnel, un matricule d'employé vous sera attribué (code à 6 chiffres); il vous suivra durant toute votre carrière à l'Université de Sherbrooke. Vous pourrez par la suite obtenir votre code d'identification personnel (CIP), lequel vous permettra de créer et d'activer votre adresse de courrier électronique (@USherbrooke.ca).

Notez bien que, si vous avez déjà un CIP et une adresse de courriel à titre d'étudiante ou d'étudiant, vous n'avez pas à les réactiver.

Étape 2 - Documents à soumettre au Service des ressources humaines

FORMULAIRES À REMPLIR EN LIGNE

Convention collective 

La demande d’adhésion syndicale doit être signée par la personne salariée en même temps que son contrat d’engagement. Pour recevoir une paie, la personne salariée doit obligatoirement signer son contrat d'embauche. La demande d’adhésion syndicale doit par la suite être transmise au Syndicat par la personne salariée. Toutefois, le fait qu’une personne salariée renonce à son droit d’être membre du Syndicat ne peut affecter son lien d’emploi. Une personne salariée peut annuler son adhésion au Syndicat en l’avisant par écrit.

REER collectif de l'UdeS

À titre de personne salariée de l’Université de Sherbrooke, vous avez la possibilité de participer au Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif de l’UdeS. Sur une base volontaire, le REER collectif vous permet d’accumuler de l’épargne-retraite en toute simplicité. Ainsi, lorsque vous demandez à ce que vos cotisations soient prélevées directement sur votre paie, vous pouvez bénéficier immédiatement d’une économie d’impôt. Pour en savoir davantage, consultez notre rubrique «REER collectif».

Sécurité de l'information

L'utilisation des actifs informationnels de l'Université de Sherbrooke pour participer à des activités d'enseignement, de recherche, de création, de gestion, de service à la collectivité et de vie étudiante, doit se faire en conformité avec différentes politiques et directives. Il en est de même pour le traitement de l'information détenue par l'Université.

Certaines situations peuvent compromettre la sécurité de l'information. Il est de la responsabilité de l'ensemble des membres de la communauté universitaire de protéger leur identité, ainsi que les données auxquelles ils ont accès.

À consulter au www.USherbrooke.ca/sti/securite-info :

  • Politique et directive
  • Conseils en sécurité de l'information
  • Formation en ligne
  • Gestion des incidents

Confidentialité de l'information

Dans le cadre de votre emploi, vous êtes et vous serez appelé à être en contact avec divers types d’information au sein de votre faculté ou service. Conséquemment, il est possible que vous ayez accès, volontairement ou non, à certains renseignements de nature confidentielle ou autres informations qui présentent une valeur économique, administrative et légale.

Dans ce contexte, nous tenons à vous rappeler votre obligation de respecter et de protéger la confidentialité de ces renseignements, comme le stipule l’article 2088 du Code civil du Québec :

« Le salarié, outre qu’il est tenu d’exécuter son travail avec prudence et diligence, doit agir avec loyauté et ne pas faire usage de l’information à caractère confidentiel qu’il obtient dans l’exécution ou à l’occasion de son travail. »

Les informations privilégiées de nature confidentielle constituent un bien de l'Université. Dans le cadre de votre mandat et subséquemment, vous êtes donc responsable de :

  • ne pas utiliser ces informations à des fins personnelles;
  • recevoir, traiter et maintenir confidentielle toute information qui le requiert;
  • accéder uniquement aux informations confidentielles requises et autorisées dans le cadre de vos fonctions;
  • limiter la communication interne de toute information confidentielle aux seules personnes qui ont véritablement besoin de la connaître;
  • éviter de divulguer ou transmettre à des tiers des informations à moins d’obtenir une autorisation formelle de l’établissement ou d’en être tenu à des fins légales;
  • assurer une vigilance constante lors de l’utilisation des médias sociaux afin de ne pas laisser filtrer des informations confidentielles;
  • ne faciliter en aucun cas l’accès aux informations confidentielles à des personnes non autorisées et aviser rapidement les autorités facultaires compétentes de toute situation où l’accès à des informations confidentielles par une personne non autorisée est suspecté.

Nous savons que vous êtes déjà sensible à la notion de confidentialité. Nous souhaitons simplement vous rappeler que l’obligation de loyauté et les responsabilités à l’égard des renseignements confidentiels sont applicables pour toute personne employée, peu importe son statut ou l’emploi qu’elle occupe au sein de l’organisation. La confiance relative au professionnalisme ainsi qu’au respect de la confidentialité accordée par les partenaires aux membres de l'Université est indispensable aux activités de cette dernière. Il importe donc que l’ensemble du personnel de l'Université poursuive des standards éthiques élevés.

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