Guide pour gestionnaires PHASE 2 sur la planification et la gestion SUIVANT le retour au travail en présentiel - COVID-19

Ce guide a été développé en complément au Plan de rétablissement institutionnel relatif à la pandémie de COVID-19 afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines.

La gestion de la capacité

Mise à jour en continu 
Dernière modification : 22 juillet 2020  

1) Aligner la capacité aux priorités

La capacité des membres du personnel à fournir leur prestation de travail habituelle peut avoir été modifiée pendant la période de confinement liée à la pandémie de COVID-19. Elle peut également l’être suivant le retour au travail en présentiel, notamment par l’application de nouvelles consignes sociosanitaires au quotidien. Comme gestionnaire, votre propre capacité et vos priorités peuvent être différentes compte tenu de la gestion flexible que vous devez exercer auprès de votre personnel qui doit composer avec différentes contraintes.

En tout temps, la gestion de la capacité des individus, de vos équipes et de votre propre capacité doit être alignée aux priorités que vous avez identifiées initialement lors de l’étape de préparation en vue du retour en présentiel de votre personnel ou des nouvelles priorités que vous avez identifiées depuis. Cette gestion de la capacité doit se faire en continu compte tenu des imprévus et de la nouvelle réalité suivant le retour au travail en présentiel.

2) Évaluer la capacité des équipes

Pour gérer la capacité en continu, vous devez vous fier sur une information valide et à jour. N’hésitez pas à questionner les membres de votre équipe afin de vous assurer d’avoir l’information la plus juste possible pour prendre vos décisions.

Voici quelques questions qui peuvent guider votre réflexion et celle des membres de votre équipe en lien avec leur capacité :

  • Est-ce que la demande envers notre équipe a augmenté ou diminué (volume, complexité) depuis le retour au travail en présentiel?
  • Avons-nous à traiter de nouvelles demandes?
  • Quels seront les efforts à déployer pour répondre à la demande?
  • Avons-nous besoin d’ajuster les ressources pour répondre à la demande?
  • Est-ce qu’il y a des dossiers ou projets que l’on peut accepter de suspendre?
  • Avons-nous besoin d’abandonner certains dossiers ou projets?

Quelques conseils :

  • S’assurer d’avoir les ressources nécessaires pour l’atteinte des objectifs prioritaires de votre équipe. Les personnes doivent sentir qu’elles sont soutenues dans la réalisation de leur travail et qu’elles auront les ressources nécessaires pour le faire ainsi que pour se mobiliser.
  • Évaluer la capacité de votre équipe à réaliser les priorités et veiller à ce que les compétences des membres de l’équipe soient mises à contribution. Les membres de l’équipe doivent également sentir qu’ils ont le contrôle nécessaire pour mener à bien le travail qu’on leur demande d’accomplir.
  • Identifier les éléments (dossiers, projets, tâches) qui devront être retirés, s’il y a lieu, afin d’aider les membres du personnel à s’investir dans la réalisation des objectifs prioritaires.

Baisse de contribution?

Pendant et après le confinement, il est possible que certaines équipes, ou certains membres de votre équipe, aient subi une baisse significative de demandes et une diminution quant à leur charge habituelle de travail.

Il ne faut pas sous-estimer l’impact d’une telle réduction chez les membres de votre personnel. Les personnes peuvent vivre une perte notable de motivation, d’autant plus que lorsque les impacts de la période de crise s’échelonnent dans le temps.

Il faut alors être proactif et promouvoir la souplesse pour maintenir leur contribution quotidienne envers d’autres tâches et d’autres objectifs.

Profitez-en pour réaliser des travaux et des projets que vous n’aviez pas le temps de faire auparavant. N’hésitez pas à consulter les membres de votre équipe pour choisir avec eux ces travaux.