Guide pour gestionnaires PHASE 2 sur la planification et la gestion SUIVANT le retour au travail en présentiel - COVID-19

Ce guide a été développé en complément au Plan de rétablissement institutionnel relatif à la pandémie de COVID-19 afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines.

Le climat de travail et la prévention des conflits

Mise à jour en continu 
Dernière modification : 22 juillet 2020  

1) Gérer la perception d’iniquités et ses impacts

La situation que nous vivons en lien avec la crise sanitaire de la COVID-19 peut amener des personnes à percevoir des iniquités au sein de leur équipe de travail ou entre les équipes de travail (ex. : certaines personnes reviennent au travail en présentiel plus rapidement que d’autres, surcharge de travail pour certaines personnes dans l’équipe compte tenu de la nature de leur fonction, maintien du télétravail pour certains membres du personnel, etc.). La maladie de la COVID-19 elle-même fait vivre une panoplie d’émotions chez les membres du personnel selon leurs caractéristiques personnelles et leur prédisposition à être plus ou moins à risque en regard de celle-ci. Cela peut exacerber des tensions et des conflits déjà existants au sein des équipes ou en créer des nouveaux.

Certains signes de perception d’iniquité peuvent être observés, notamment :

  • Commentaires désobligeants envers d’autres membres du personnel
  • Revendications
  • Questions fréquentes liées au traitement de certaines personnes (accommodements, horaire, conditions de travail, etc.)
  • Comparaisons entre les personnes
  • Difficultés au niveau de la collaboration entre des personnes ou des groupes de personnes
  • Irritabilité, agressivité, etc.

Comme gestionnaire, vous devrez répondre aux questions des membres de votre personnel afin de les rassurer et d’apaiser leurs inquiétudes. Vous serez également appelé à entendre les revendications et les arguments des membres du personnel à propos de la situation et de ses impacts.

Reportez-vous aux informations qui vous ont été transmises de manière formelle par la direction de l’établissement pour guider vos réponses (ex. : orientations RH). Ne tentez surtout pas de répondre à des éléments qui demeurent à clarifier au sein de l’organisation (si vous n’avez pas la réponse, dites-le). N’hésitez pas à consulter votre personne supérieure immédiate pour lui partager ces questions et, ensemble, prenez les décisions qui s’avèrent nécessaires.

Pistes d’intervention :

  • Répondre aux questions des membres du personnel et à leurs préoccupations à l’aide des éléments d’information et d’orientation transmis par l’établissement (ex. : orientations RH, plan de rétablissement, etc.).
  • S’assurer de positionner les informations que l’on vous transmet dans leur contexte et faire attention aux conclusions hâtives que les personnes peuvent tirer.
  • Valider, au besoin, certaines informations avant de les communiquer à votre équipe.
  • S’assurer de respecter les éléments de confidentialité usuels dans le traitement d’informations relatives aux membres du personnel.
  • Ouvrir le dialogue en équipe lorsque le climat le permet (voir la section sur l’animation de l’activité post-mortem COVID-19).
  • Favoriser des interventions de médiation lorsque la situation le requiert.

2) Rappeler les grands principes de civilité au travail

Dans les semaines entourant le retour au travail en présentiel, vous pourriez observer des personnes qui vivent plus de stress et qui réagissent parfois de manière inhabituelle. Certains comportements d’incivilité pourraient être observés.

N’hésitez pas à rappeler les grands principes de civilité au travail ainsi que les politiques de l’organisation, notamment en matière de la promotion du respect et de prévention du harcèlement.

Ressources en ligne :

3) Considérer les impacts positifs du confinement et la perte de commodités liée au retour en présentiel

Comme gestionnaire, vous devez être conscient des impacts positifs et négatifs du confinement chez les membres de votre personnel. En effet, il ne faut pas seulement appréhender les aspects négatifs de cette situation sur les membres de votre équipe.

Il existe également des aspects positifs vécus lors du confinement qui seront possiblement perdus lors du retour au travail en présentiel. Par exemple, le télétravail a permis pour certains de diminuer les heures de déplacement et d’être moins dérangés au travail.

La perte de ces avantages peut avoir une incidence lors du retour en présentiel sur le climat de travail ainsi que sur la motivation.

Pistes d’intervention :

  • Aborder le caractère exceptionnel de la situation.
  • Identifier clairement vos positions en fonction du plan de rétablissement de votre unité et en discuter avec votre personne supérieure immédiate.
  • Réitérer clairement le sens et l’importance de ce retour au travail en présentiel, les motivations sous-jacentes et les bénéfices associés (apprendre à fonctionner dans le nouveau contexte, développer de nouveaux réflexes et de nouvelles habitudes au travail, habiter les campus).
  • Ne pas réfuter les pertes associées à ce retour et les contre-arguments que vous entendrez.
  • Tenter d’associer ces réflexions à des éléments qui pourront éventuellement être améliorés ou revus dans le fonctionnement actuel (voir section – soutenir le changement).
  • Identifier les pistes d’action que vous pouvez enclencher (et qui sont sous votre contrôle) en fonction des arguments que vous entendrez.

4) Intervenir auprès des membres du personnel qui travaillent à distance

Dans le cadre du retour au travail en présentiel, vous aurez possiblement à gérer du personnel ayant une condition médicale particulière ou dont la vulnérabilité aux complications est accrue et qui doit poursuivre ses activités en télétravail. Cette situation vous demande de gérer différemment votre personnel en présentiel et à distance et de modifier certains réflexes ou habitudes que vous avez développés.

Vous aurez aussi possiblement à intervenir dans des situations plus délicates auprès de certaines personnes qui poursuivront leur travail à distance. Votre façon habituelle de le faire devra être adaptée à ce contexte. Voici quelques bonnes pratiques pour réaliser avec satisfaction ces interventions :

  • À distance ou à proximité, la relation de confiance est la clé. Le lien de confiance s’établit également à distance par votre présence et votre écoute.
  • Le non verbal est encore plus important, alors soyez à l’affût des réactions des personnes et cherchez à valider au besoin les observations que vous faites.
  • Mentionner que vous allez communiquer prochainement avec la personne pour donner suite à cet échange et déterminer ensemble le moment.

Compléments d’information :

En tout temps, n’hésitez pas à faire appel à votre conseillère ou conseiller en gestion des ressources humaines qui suivra la situation de près. Il est important de ne pas laisser une situation délicate ou difficile se détériorer et de procéder à des ajustements, s’il y a lieu.