Guide pour gestionnaires PHASE 2 sur la planification et la gestion SUIVANT le retour au travail en présentiel - COVID-19

Ce guide a été développé en complément au Plan de rétablissement institutionnel relatif à la pandémie de COVID-19 afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines.

Proposition d'activité post-mortem

Mise à jour en continu 
Dernière modification : 22 juillet 2020

Au moment que vous jugerez opportun, nous vous invitons à réaliser un atelier post-mortem au sein de vos équipes.

Principaux objectifs des ateliers post-mortem

  1. Faire le bilan des derniers mois en lien avec la crise de la COVID-19
  2. Souligner les réalisations de l’équipe depuis le début de la crise (forces et réussites)
  3. Soulever ce qui pourrait être fait différemment une prochaine fois
  4. Faire le point sur les principaux constats et les apprentissages réalisés (ce que nous avons appris sur nous et sur notre équipe)
  5. Identifier les ressources essentielles mises à profit (compétences, outils, équipements, pratiques, etc.) pour assurer efficacement la poursuite des activités, ainsi que celles qui devront être ajoutées ou bonifiées pour des besoins futurs
  6. Faire le point sur l’expérience de télétravail
  7. Recueillir votre avis sur la coordination des mesures d'urgence face à l'éventualité d'une 2e vague (pistes d'amélioration, besoins et défis anticipés, personnes-ressources pour le plan de rétablissement de votre unité, etc.)
  8. Mener une réflexion sur les enjeux particuliers des groupes sous-représentés

Comment préparer votre atelier post-mortem (étapes)

  1. Déterminer le bon moment pour tenir l'atelier. La situation doit être suffisamment sous contrôle dans votre équipe pour favoriser le succès d’une telle activité. Si les membres de l’équipe sont encore sous tension ou que des changements importants sont en cours de déploiement, ce n’est pas le bon moment.
  2. Identifiez les personnes qui participeront à l’atelier.
  3. Clarifier le but et les objectifs de cet atelier auprès des membres de l’équipe.
  4. Sélectionner les moments importants pour votre unité ou équipe de travail sur lesquels vous souhaitez échanger avec les membres du personnel (ex. : événements particuliers survenus au sein de votre équipe).
  5. Acheminer les objectifs et les principales questions aux participantes et participants quelques jours avant la tenue de l’atelier afin qu’ils puissent se préparer et réaliser les réflexions préalables

VOIR AU BAS DE CETTE PAGE LES OUTILS À VOTRE DISPOSITION EN FORMAT WORD ET PDF

Questions en fonction de chacun des moments de la crise

Il faut s’assurer que les questions posées permettront à l’équipe de porter un regard critique sur les événements, sans chercher de coupable. Pour ce faire, il est préférable de préparer l’équipe au préalable et de s’assurer que les membres comprennent bien les objectifs de l’atelier. Il faut éviter de tomber dans le piège de justifier ce qui s’est produit. Il est préférable d’ouvrir la discussion sur comment vous aimeriez que les choses se déroulent une prochaine fois et ce que vous avez besoin d’acquérir pour y arriver.

Moments en lien avec la criseExemples de questions à poser pour chacun des moments
1) Lors de l'annonce du confinement
  • Quels sont nos réussites, nos bons coups?
  • Quelles ressources (compétences, outils, équipements, pratiques, etc.) nous ont permis de réussir?
  • Quels sont les points à améliorer?
  • Quels sont les enjeux et les difficultés qui ont été observés :
    • Notamment, quels sont les enjeux particuliers chez les groupes sous-représentés?Que ferions-nous différemment une prochaine fois?
  • Quelles ressources additionnelles (compétences, outils, équipements, pratiques, etc.) avons-nous besoin pour y arriver?
2) Pendant les mois de confinement (en télétravail ou en présentiel)
3) Lors du retour au travail en présentiel
4) Autres événements spécifiques à votre équipe

Les questions ci-dessus sont intégrées dans la grille en format Word.

À titre indicatif, voici d'autres formulations de questions que vous pouvez également utiliser lors de ces ateliers :

  1. Au début, pendant et maintenant, quelles ont été et quelles sont vos principales préoccupations?
  2. Quels sont les apprentissages significatifs que j’ai faits personnellement? Qu’est-ce que l’on retient comme équipe?
  3. Quels éléments avons-nous eu le courage d’abandonner pour libérer du temps et créer de la valeur ? 
  4. Qu’avons-nous changé par rapport à notre façon habituelle de faire les choses?
  5. Quel processus inefficace avons-nous revu pendant cette période? 
  6. Qu’avons-nous changé dans nos façons de faire et que nous souhaitons conserver?
  7. Quelles croyances avons-nous remis en question et qui nous empêchaient de mettre en place certaines initiatives?
  8. Quelles idées novatrices ont germé et ont permis (ou permettront) de nous transformer? 
  9. Si le télétravail devient une option régulière (ex. : à raison de quelques jours par semaine), de quoi aurions-nous besoin comme équipe pour assurer les opérations de notre organisation et l’atteinte de nos objectifs individuels et collectifs?

Questions spécifiques à la coordination des mesures d'urgence

    1. Selon vous, quelles améliorations pourraient être apportées au niveau de la coordination des mesures d’urgence?
    2. Quels défis anticipez-vous en marge de la rentrée? Lors d’une deuxième vague?
    3. Qu’est-ce que le comité de coordination du plan des mesures d’urgence peut faire dans les prochains mois pour mieux vous soutenir?
    4. Qui sont les membres de votre équipe qui vont mettre à jour le plan de rétablissement de votre unité pour assurer la continuité des activités? Aussi, comment allez-vous vous assurer du maintien de ce plan?

    Les questions ci-dessus sont intégrées dans la grille en format Word.

    En conclusion à l'atelier (prochaines étapes)

    1. Faire une synthèse des éléments importants pour l’équipe en remplissant la grille « Atelier post-mortem en lien avec la crise de la COVID-19 ».
    2. Déterminer les prochaines actions de l’équipe, ce qu’elle souhaite mettre de l’avant comme amélioration pour l’avenir.
    3. Transmettre votre résumé « Atelier post-mortem en lien avec la crise de la COVID-19 »  (grille en format Word) pour chaque atelier à la direction de votre faculté (doyenne ou doyen) ou service (DG), et ce, si possible d’ici la mi-septembre 2020. 
    4. Les informations recueillies serviront à alimenter le bilan institutionnel ainsi le comité de coordination du plan des mesures d'urgence (CCPMU). Elles permettront également d’identifier et de bonifier les réflexions organisationnelles sur le télétravail, ainsi que sur l’équité, la diversité et l’inclusion. De plus, elles aideront le Service des ressources humaines à identifier des compétences à développer, en vue de l’organisation d’activités de formation et de perfectionnement.