Guide pour gestionnaires sur la planification et la gestion du retour au travail - COVID-19

Ce guide a été développé en complément au Plan de rétablissement institutionnel relatif à la pandémie de COVID-19 afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines.

Étape : Préparation en vue du retour au travail en présentiel

Mise à jour en continu 
Dernière modification : 29 avril 2020, 12 h 

1) Se préparer en vue du retour au travail

Les gestionnaires et l’ensemble des membres du personnel ont été très sollicités en cette période de crise. Ils ont vécu les soubresauts des changements rapides et de l’instauration du télétravail lorsque cette modalité était possible.

Voici, à l’intention des personnes gestionnaires, quelques pistes de réflexion sur les impacts découlant de cette crise et les actions à entreprendre au besoin :

  • Comment vous êtes-vous senti(e) dans la foulée de cette crise?
  • Dans quel état d’esprit faites-vous ce retour au travail (ex : enthousiasme, anxiété, soulagement)?
  • Quel est votre niveau d’énergie actuellement?
  • Qu’auriez-vous besoin pour gérer le retour de votre personnel adéquatement?

Nous vous invitons à consulter les quatre phases d’une situation de crise ainsi que les principales réactions pour chacune d’elles.

Si vous avez besoin d’aide pour traverser cette prochaine étape de la crise, n’hésitez pas à communiquer vos besoins et préoccupations à votre personne supérieure immédiate ou votre conseillère ou votre conseiller en gestion des ressources humaines. D’autres ressources sont aussi mises à votre disposition pour vous aider, dont le programme de pairs aidants et le programme d’aide au personnel.

2) Préparer son personnel à un éventuel retour au travail

Bien que le contexte actuel nous amène à gérer dans un environnement empreint d’inconnu, il est important de préparer progressivement le personnel à un éventuel retour. À cet effet, une communication régulière avec le personnel permettra d’évaluer comment celui-ci entrevoit ce retour ainsi que les obstacles qu’il appréhende. Cela permettra également de communiquer les étapes franchies à ce jour pour préparer et planifier le retour au travail et ainsi aborder le plan de retour. À vous de juger du moment opportun pour le faire. Il est important de rappeler que le personnel apprécie obtenir une information juste qui permet d’appréhender l’avenir, et ce, même dans un contexte où la part d’inconnu est très grande.

  • Communiquer préalablement avec le personnel afin de savoir comment il entrevoit le retour au travail.
  • Constater les efforts déployés par le personnel pour gérer la situation afin de souligner plus tard avec eux les bons coups réalisés.
  • Partager les étapes franchies (plan de retour élaboré, mise en œuvre du plan, etc.)
  • Identifier le personnel le plus vulnérable et ne pas hésiter à les référer au programme d’aide au personnel si besoin.
  • Planifier les interventions à entreprendre selon les informations recueillies (ex : retour graduel ou progressif - un jour sur deux en présentiel et l’autre en télétravail durant x nombre de semaines), retour des gestionnaires en premier lieu, ajustement de votre plan de retour en fonction des nouvelles informations recueillies auprès du personnel, fréquence des suivis avec les équipes, etc.).

Demandez-vous également si le confinement, le télétravail et l’isolement ont eu des impacts sur l’engagement du personnel et le sentiment d’appartenance au sein des équipes de travail. À cet effet, voici quelques indices pouvant être repérés :

  • Absences plus fréquentes.
  • Moins grande implication dans les dossiers.
  • La personne semble distraite et fait plus d’erreurs.
  • Parler plus négativement de l’Université ou du contexte.

3) Déterminer les consignes et mesures d’hygiène à respecter

Tous les milieux de travail comportent des particularités dont il faut tenir compte pour répondre aux exigences de la santé publique. Les consignes doivent pouvoir répondre aux questionnements des membres du personnel et rassurer celles et ceux qui appréhendent ce retour au travail.

À cet effet, veuillez consulter le plan de rétablissement institutionnel (voir la section 3.0 «Consignes sanitaires à respecter pour tout le rétablissement».

L'équipe de la Division santé et sécurité en milieu de travail et d'études a également mis au point une présentation qui explique différents aspects du virus de la COVID-19 (origine, signes et symptômes d'infection, période de contagion, levée de l'isolement, mode de transmission, survie du virus, prévention des risques, mesures de protection, etc.). 

Pour toute question, écrivez à direction.securite@USherbrooke.ca.

4) Procéder au bilan des travaux, dossiers et projets et déterminer les priorités

Afin de faciliter le retour, il est essentiel d’évaluer les travaux, les dossiers ou les projets qui n’ont pu être avancés durant les dernières semaines et de mesurer l’impact de ces retards (ex. : quels sont les impacts pour les étudiantes et étudiants, pour nos clients, nos proches collaboratrices et collaborateurs, etc.).

  • Définir quelles sont les priorités pour les prochaines semaines, découper les objectifs en sous‑objectifs réalistes en fonction des effectifs.
  • Prioriser les projets en sachant pertinemment que tout développement peut être plus difficile à mettre de l’avant (ex : révision des processus).
  • Amener les équipes de travail à se concentrer sur les travaux prioritaires à mener.

5) Planifier les rencontres d’accueil avec le personnel

Déterminer les objectifs poursuivis par ces activités de retour (ex. : souligner la résilience, prendre connaissance de l’état des troupes, etc.) et identifier les modalités pour tenir ces rencontres (Teams, petits groupes, etc.).

À titre indicatif, voici des éléments importants pouvant être abordés :

  • Décrire la situation vécue (particularités, émotions vécues, difficultés rencontrées, etc.).
  • Reconnaître le travail réalisé par les équipes depuis le début de la crise (bons coups, adaptation rapide, etc.).
  • Reconnaître le contexte particulier du retour (ex : mesures de distanciation sociale maintenues) ainsi que le stress et l’inconfort que cela peut susciter chez le personnel.
  • Poser des questions ouvertes pour recueillir des informations sur l’état d’esprit des individus au retour. Par exemple :

    • Comment entrevoyez-vous ce retour au travail?
    • Qu’est-ce qui est le plus important pour vous dans les prochains jours?
    • Quelles sont les attentes que vous avez les uns par rapport aux autres?

  • Présenter les mesures et les consignes.

Voici également des actions et activités concrètes que vous pouvez poser pour préparer l’accueil :

  • Préparer les rencontres d’accueil (nombre de personnes et nombre de rencontres, lieu, messages-clés que vous souhaitez partager).
  • Préparer les consignes à donner.
  • Déterminer le nombre de ressources qui auront des enjeux au retour et le nombre de personnes qui poursuivront le télétravail, s’il y a lieu.
  • Identifier les éléments que vous devez vérifier pour vous assurer que les lieux sont adéquats selon les consignes du plan de rétablissement institutionnel.
  • Envoyer un message pour informer et rassurer les membres de votre personnel en préparation à ce retour.
  • Identifier les attentes à communiquer au personnel.
  • Sélectionner les questions que vous souhaitez poser afin de recueillir les informations importantes.

Comportements-clés de la personne gestionnaire

  • Recueillir les informations pertinentes auprès du personnel (ex : état d’esprit du personnel, préoccupations, avancement des travaux, dossiers et projets prioritaires).
  • Anticiper les éventuelles problématiques lors du retour au travail à l’aide des informations recueillies.
  • Si vous anticipez des enjeux majeurs, n’hésitez pas à consulter votre conseillère ou conseiller en gestion des ressources humaines.

Complément d'information :