Gestion à distance - COVID-19

Cette page Web a été développée en complément au site institutionnel Coronavirus afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines.

Mise à jour en continu 
Dernière modification : 26 mars 2020, 10 h 45

* Questions et informations mises à jour au cours des dernières 24 heures.

La nécessité de passer au mode de travail à distance engendre son lot de défis, au niveau de la gestion des ressources humaines également. Ci-dessous, vous trouverez quelques conseils pratiques. Ces derniers sont tirés du portail de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés et adaptés par le Service des ressources humaines de l'UdeS.  

Fixer des objectifs et des attentes clairs

Orienter et structurer… sans microgérer!

  • Clarifier votre vision
  • Clarifier vos attentes envers votre personnel
  • Faire preuve de réalisme et d’empathie face à la situation actuelle
  • Définir les priorités à court terme
  • Faire des suivis réguliers en ce qui a trait à l’avancement des dossiers
  • Être équitable dans l’application des règles
  • Favoriser l’autonomie et le travail en sous-équipe
  • Reconnaître le travail réalisé
  • Vérifier l’environnement où s’effectue le télétravail :

    • Est-il sécuritaire (ergonomie, éclairage, chauffage) ?
    • Permet-il de recevoir des appels confidentiels, d’y tenir des appels conférences (via Teams ou autre) ?
    • Permet-il d’assurer la confidentialité des différents documents utilisés dans le cadre du travail ?

 Dans le contexte actuel, il faut adapter ce qui peut être fait en fonction des réalités.

Créer un sentiment de proximité avec chacune et chacun

Être là, même si on n’y est pas

  • Établir le dialogue
  • Privilégier les communications informelles
  • Prévoir des rencontres individuelles à une fréquence déterminée
  • Apprendre à connaître les membres de son personnel sur une base personnelle (notamment le contexte familial ayant un impact sur l’organisation du travail)
  • Prendre des nouvelles, ne pas hésiter à appeler les membres de votre équipe

Optimiser les communications

Communiquer de façon calme, continue et claire

  • Privilégier la vidéo
  • Se donner des lignes directrices de communication
  • Animer des réunions efficaces et interactives :

    • Courtes
    • Faire parler tout le monde
    • Mettre des règles en place

      • Se mettre en mode silencieux si on ne parle pas
      • Allumer la caméra lorsqu’on pose une question

    • Attention à ne pas donner trop d’information (infobésité)

  • Prendre le pouls d’où sont vos gens avant d’ajouter de nouvelles informations
  • Accueillir les questions et préoccupations des membres de votre équipe
  • Répondre aux questions idéalement dans les 24 heures; dans la mesure du possible, ne pas laisser en suspens les demandes
  • Mettre à l’agenda des rencontres en équipe et individuelles :

    • En fonction des priorités et des besoins, tenir au minimum une rencontre par semaine. Si utile, une courte rencontre peut aussi se faire tous les jours
    • Fixer à l’avance vos rencontres pour les prochaines semaines

Stimuler le sentiment d'appartenance

  • Collaborer à distance le plus souvent possible (au quotidien si possible)
  • Favoriser l’utilisation d’une plateforme collaborative, des outils de communication instantanée et le mode vidéo
  • Célébrer les succès
  • Encourager la reconnaissance
  • Favoriser la bienveillance et le positivisme
  • Inviter les membres de l’équipe à expliquer leur réalité et leurs contraintes aux collègues

Cultiver le pouvoir d’agir

  • Favoriser le leadership partagé
  • Responsabiliser les employés
  • Faire confiance
  • Déléguer