*Gestion à distance
La nécessité de passer au mode de travail à distance engendre son lot de défis, au niveau de la gestion des ressources humaines également. Ci-dessous, vous trouverez quelques conseils pratiques. Ces derniers sont tirés du portail de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés et adaptés par le Service des ressources humaines de l'UdeS.
Fixer des objectifs et des attentes clairs
Orienter et structurer… sans microgérer!
- Clarifier votre vision
- Clarifier vos attentes envers votre personnel
- Faire preuve de réalisme et d’empathie face à la situation actuelle
- Définir les priorités à court terme
- Faire des suivis réguliers en ce qui a trait à l’avancement des dossiers
- Être équitable dans l’application des règles
- Favoriser l’autonomie et le travail en sous-équipe
- Reconnaître le travail réalisé
- Vérifier l’environnement où s’effectue le télétravail :
- Est-il sécuritaire (ergonomie, éclairage, chauffage) ?
- Permet-il de recevoir des appels confidentiels, d’y tenir des appels conférences (via Teams ou autre) ?
- Permet-il d’assurer la confidentialité des différents documents utilisés dans le cadre du travail ?
Dans le contexte actuel, il faut adapter ce qui peut être fait en fonction des réalités.
Créer un sentiment de proximité avec chacune et chacun
Être là, même si on n’y est pas
- Établir le dialogue
- Privilégier les communications informelles
- Prévoir des rencontres individuelles à une fréquence déterminée
- Apprendre à connaître les membres de son personnel sur une base personnelle (notamment le contexte familial ayant un impact sur l’organisation du travail)
- Prendre des nouvelles, ne pas hésiter à appeler les membres de votre équipe
Optimiser les communications
Communiquer de façon calme, continue et claire
- Privilégier la vidéo
- Se donner des lignes directrices de communication
- Animer des réunions efficaces et interactives :
- Courtes
- Faire parler tout le monde
- Mettre des règles en place
- Se mettre en mode silencieux si on ne parle pas
- Allumer la caméra lorsqu’on pose une question
- Attention à ne pas donner trop d’information (infobésité)
- Prendre le pouls d’où sont vos gens avant d’ajouter de nouvelles informations
- Accueillir les questions et préoccupations des membres de votre équipe
- Répondre aux questions idéalement dans les 24 heures; dans la mesure du possible, ne pas laisser en suspens les demandes
- Mettre à l’agenda des rencontres en équipe et individuelles :
- En fonction des priorités et des besoins, tenir au minimum une rencontre par semaine. Si utile, une courte rencontre peut aussi se faire tous les jours
- Fixer à l’avance vos rencontres pour les prochaines semaines
Stimuler le sentiment d'appartenance
- Collaborer à distance le plus souvent possible (au quotidien si possible)
- Favoriser l’utilisation d’une plateforme collaborative, des outils de communication instantanée et le mode vidéo
- Célébrer les succès
- Encourager la reconnaissance
- Favoriser la bienveillance et le positivisme
- Inviter les membres de l’équipe à expliquer leur réalité et leurs contraintes aux collègues
Cultiver le pouvoir d’agir
- Favoriser le leadership partagé
- Responsabiliser les employés
- Faire confiance
- Déléguer
*Repenser son style de gestion
Face aux bouleversements que nous impose la situation de pandémie, à la vitesse où défilent ces changements, le jamais vu d’une telle situation, le peu de repères que nous avons demande de nouveaux réflexes de gestion, de faire preuve d’agilité et, surtout, de ne pas oublier l’humain au cœur de l’organisation.
«Comment puis-je bien exercer mon rôle de gestionnaire dans un tel contexte?» Pour vous éclairer, vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques répertoriés par le Service des ressources humaines.
Adapter mon style de leadership
Sur le plan de la gestion, il est difficile de contrôler le nombre d’heures réelles passées à travailler. Les gestionnaires doivent donc être prêts à faire confiance à leur personnel quant à la gestion de leur horaire et à leur intégrité professionnelle. Ils doivent en outre procéder par l’établissement d’objectifs et faire l’évaluation du travail en fonction des résultats atteints.
Il s’avère donc important de démontrer une attitude de confiance basée sur la transparence, plutôt que d’user de surveillance avec son personnel (réf. : Malone, 2004 dans Brunelle, 2010).
Dans ce contexte, ce sont les employés qui prennent contrôle du processus de réalisation du travail. Le contrôle repose sur l’atteinte des objectifs et la remise de livrables (réf. : Fisher, Fisher, 2001 dans Brunelle, 2010).
Prendre conscience des impacts négatifs pouvant découler du télétravail
Pour la personne gestionnaire :
- Ressentir un sentiment de perte de contrôle en lien avec le travail à distance
- Se sentir moins proche de son personnel (perte des relations interpersonnelles)
- Ne plus avoir le temps de gérer son personnel, ne gérer que les urgences et régler seulement les problèmes
Pour l’ensemble des membres du personnel :
- Avoir un sentiment d’isolement par rapport aux collègues et à l’institution;
- Recevoir moins de soutien de son gestionnaire et des collègues, tant au niveau des opérations que de la dimension socio-affective.
- Se sentir moins reconnu(e) pour son travail
- Ressentir une baisse du sentiment d’appartenance au groupe ou à l’organisation (pour une période prolongée de télétravail)
Pour celles et ceux qui ne sont pas en télétravail :
- Perception de deux classes de travailleurs
- Peur de l’exposition au virus
- Droit de refus/retrait
Porter attention aux possibles erreurs de gestion
- Faire de la micro-gestion (gestion des tâches ou de micro-tâches)
- Avoir un mode de gestion trop rigide
- Ne plus assumer son rôle de gestion (ne plus gérer le personnel)
- Utiliser seulement un mode de collaboration interactif
- Exemple : ne miser que sur Teams
Faire face aux émotions des employés
L’anxiété
Deux types :
- L’anxiété positive : Sensation diffuse qui amène une attitude de vigilance
- L’anxiété hors contrôle : mode panique
Conseils utiles :
- Rester collé(e) sur ce dont nous avons du contrôle
- Nos propres réactions
- Mon attitude positive
- Ma patience et ma bienveillance
- Notre environnement de travail
- Ma distanciation sociale
- Mon utilisation des médias sociaux
- Lâcher prise sur ce dont nous n’avons pas le contrôle
- Les réactions et actions des autres
- Les décisions gouvernementales
- La durée de cette crise
- Les impacts financiers, scolaires
- Ce qui va se produire dans le futur
- Garder le focus sur ce qui va bien (ne pas voir que ce qui va mal)
- Anticiper le futur sur ces aspects positifs (contribution positive)
La culpabilité
Un sentiment de culpabilité envers la famille et/ou envers sa personne gestionnaire peut s’installer étant donné que la personne ne peut pas nécessairement consacrer autant de temps qu’elle le désire à l’un, l’autre ou les deux dans le contexte actuel du télétravail.Conseils utiles :
- Échanger sur les contraintes personnelles de l’employé
- Ajuster vos attentes
- Inviter votre personnel à expliquer à leur famille leurs contraintes professionnelles
- Favoriser l’échange entre les membres de votre équipe sur les différentes contraintes et les trucs mis en place
Ressources pour le personnel
- Rubrique «Aide psychologique» dans la FAQ de l'UdeS :
https://www.usherbrooke.ca/coronavirus/faq/aide-psychologique/
- Site de l'Ordre des psychologues du Québec :
https://www.ordrepsy.qc.ca/coronavirus-covid-19-conseils-psychologiques-et-informations-au-grand-public