SOFE Comptes payables

Rapport de dépenses (CPRD)

Ce type de transaction permet la saisie des rapports de dépenses à un employé. Tel qu'il est décrit dans les paragraphes qui suivent, il existe un lien étroit entre le rapport de dépenses et les avances.

La disponibilité budgétaire est validée lorsque l'usager complète la pièce; l'engagement budgétaire est mis à jour interactivement du montant net de la ventilation, moins le montant engagé à l'avance le cas échéant.

Le montant remboursé à l'avance est aussi confronté avec la valeur résiduelle de l'avance, si bien que l'usager est informé immédiatement d'un dépassement éventuel.

La transaction d'avance est mise à jour dès qu'on complète le rapport de dépenses. Les montants remboursés sont cumulés pour chaque ligne de la ventilation budgétaire de même que le montant total remboursé pour l'avance.

Le processus d'approbation se déclenche lorsque la pièce est complétée.

Suite à la vérification financière, le rapport de dépense passe à l'état « reporté ». L'engagement est renversé et le réel est enregistré au contrôle budgétaire. Les coûts réels sont aussi portés au grand-livre.

C'est aussi suite au report du rapport de dépense que les remboursements de TPS et de TVQ sont portés au grand-livre. L'inscription se fait aux comptes à recevoir, tel que défini dans la table des codes de taxes. 

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