SOFE Approvisionnement

Document d'achat avec entente de type commerce électronique (B2B) (ACCX)

Le document d'achat lié à une entente contractuelle de type commerce électronique (B2B) est un mode d'approvisionnement qui permet à un usager de commander directement chez le fournisseur, sans passer par le Service des ressources financières (section de l'approvisionnement). La fin du processus (B2B) est très similaire au document d'achat régulier seulement il y des étapes qui précède la création de ce document d’achat. La fonctionnalité de commerce électronique (B2B) du système financier SOFE permet à l’usager de faire son magasinage sur le site Web des fournisseurs avec lesquels l’Université a jugé avantageux de mettre en place un tel processus. Après avoir accédé à l’application, l’usager emprunte les fonctionnalités du module « approvisionnement » pour se diriger vers le site du fournisseur afin de sélectionner les articles désirés. De façon générale, ce dernier va se retrouver à sélectionner des articles dont les prix ont été prénégociés par les ressources de l’approvisionnement de l’Université.  Au terme du magasinage, le système créé une demande de prix (E-Quote : cotation électronique) qui sera ramenée de façon automatique dans le système financier SOFE. (Note importante : Les E-Quote de façon générale et la demande de prix SOFE ont une durée de vie de 45 jours après quoi s’ils n’ont pas été utilisés pour générer un document d’achat, ils passeront au statut échu et ne pourront plus être utilisés.)  L’usager consulte par la suite ses demandes de prix : s’il veut y apporter une modification, il est en mesure de faire un «punch-out» vers le site du fournisseur. Après correction, le système ajustera automatiquement la demande de prix au terme du magasinage. Lorsque le tout est à la satisfaction de l’usager, ce dernier peut générer son document d’achat à même l’écran de consultation des demandes de prix. Tous les documents d'achat liés à une entente contractuelle de type commerce électronique (B2B) qui ont obtenu les approbations nécessaires sont expédiés par voie de transfert électronique (XML) immédiat aux fournisseurs dès qu'ils atteignent le statut « Officiel ». 

La disponibilité budgétaire est validée dès que le document est complété. Du même coup, l'engagement budgétaire est mis à jour interactivement du montant net de la ventilation soit : montant de base + TPS et TVQ - remboursement de TPS et TVQ.

Lors de la préparation du document d'achat, il n'y a pas d'impact au réel sur la dépense. C'est lors de la comptabilisation de la facture que la dépense réelle sera enregistrée.

Le processus d'approbation se déclenche lorsque la pièce est complétée. De plus, le système valide à ce moment les limites d'achat (quantité et montant) établies dans l'entente contractuelle et met à jour les statistiques.

Suite à la réception de la marchandise et afin que les items achetés puissent être payés, l'usager doit procéder à une réception des articles reçus, à même le système financier. Cette étape est d’autant plus importante dans le cas du commerce électronique (B2B) puisque c’est elle qui déclenche le paiement, car dans la grande majorité des cas, les ressources des comptes à payer n’auront pas à intervenir dans le processus de paiement.

Guides SOFE pas-à-pas

Commerce électronique (B2B)

Procédure SOFE par fournisseurs