SOFE Approvisionnement

Document d'achat lié à une entente contractuelle (ACCE)

Le document d'achat lié à une entente contractuelle est un mode d'approvisionnement qui permet à un usager de commander directement chez le fournisseur, sans passer par le Service des des ressources humaines et financières (section de l'approvisionnement). Le processus est très similaire au document d'achat régulier. La principale différence réside dans le fait qu'il est lié à une entente contractuelle qui vient restreindre et encadrer le processus d'achat (produits disponible, prix, format, etc, etc.) Tous les documents d'achat liés à une entente contractuelle qui ont obtenu les approbations nécessaires, sont télécopiés quotidiennement par le système directement aux fournisseurs dès qu'ils atteignent le statut « Officiel ». 

La disponibilité budgétaire est validée dès que le document est complété. Du même coup, l'engagement budgétaire est mis à jour interactivement du montant net de la ventilation soit : montant de base + TPS et TVQ - remboursement de TPS et TVQ.

Lors de la préparation du document d'achat, il n'y a pas d'impact au réel sur la dépense. C'est lors de la comptabilisation de la facture que la dépense réelle sera enregistrée.

Le processus d'approbation se déclenche lorsque la pièce est complétée. De plus, le système valide à ce moment les limites d'achat (quantité et montant) établies dans l'entente contractuelle et met à jour les statistiques.

Suite à la réception de la marchandise et afin que les items achetés puissent être payés, l'usager doit procéder à une réception des articles reçus, à même le système financier.

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