SOFE Approvisionnement

Document d'achat (ACCA)

Le document d'achat permet à l'usager de demander aux acheteurs de l'Université de commander un produit ou un service. Ce type d'approvisionnement regroupe les achats de produits et services qui ne sont pas en inventaire ou pour lesquels il n'y a pas d'entente contractuelle.

Lorsque le document d'achat aura franchi toutes les étapes d'approbation et que l'acheteur aura fourni les informations le concernant, une commande sera générée et expédiée au fournisseur.

La disponibilité budgétaire est validée dès que le document est complété. Du même coup, l'engagement budgétaire est mis à jour interactivement du montant net de la ventilation soit : montant de base + TPS et TVQ - remboursement de TPS et TVQ.

Lors de la préparation du document d'achat, il n'y a pas d'impact au réel sur la dépense. C'est lors de la comptabilisation de la facture que la dépense réelle sera enregistrée.

Le processus d'approbation se déclenche lorsque la pièce est complétée.

Suite à la réception de la marchandise et afin que les articles achetés puissent être payés, l'usager doit procéder à une réception des articles reçus, à même le système de gestion SOFE.

Guides SOFE pas-à-pas

Questions-réponses