Terminologie

Année financière à l'Université de Sherbrooke

  • Depuis 2011-2012 : du 1er mai au 30 avril

Avenant au bon de commande

  • Cette unité de traitement permet de modifier un bon de commande qui a été rempli et approuvé, mais qui n'a pas été facturé complètement.
  • En fait, l'avenant est le bon de commande à l'état initié. On peut donc y apporter toutes les modifications, même ajouter des articles.

Consommation (Historique)

  • Afin de simplifier le travail au niveau approvisionnement le système SOFE facilite la création d'une nouvelle pièce d'achat avec les informations recueillies sur des bons de commande que l'usager a déjà réalisés au fil du temps.

Codes SIFU

  • Représente la correspondance entre les différents éléments du plan comptable et les informations à fournir au ministère de l'Éducation, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.

Compte

  • Représente l'élément ou l'objet dans lequel une transaction peut être imputée ou ventilée.

Compte bloc

Caractéristiques

  • Le compte bloc est un élément complémentaire aux composantes du plan comptable. Il permet d’exploiter l’information tirée du regroupement des postes comptables. Le compte bloc possède un numéro d'identification.
  • Comme les autres points de contrôle, le compte bloc porte un titre.
  • Il est également pourvu d'une description.

Attribution

  • On ne peut pas regrouper les mêmes comptes dans des comptes blocs différents à l’intérieur d’un même CBS.
  • Pour le fonds 1, l'attribution des comptes blocs sera assurée par le Service des finances. Pour le fonds 3, cette attribution se fera selon la politique de chacun des organismes subventionnaires.

Utilisation

  • Le compte bloc représente un troisième niveau de contrôle budgétaire. Il est donc possible d'établir un contrôle budgétaire sur un ensemble de comptes.
  • Il permet un regroupement des comptes à l'intérieur d'une UBR ou d'un CBS.
  • Le compte bloc permet de grouper des comptes pour obtenir des données regroupées.
  • Exemple : masses salariales complémentaires
  • Ressources matérielles
  • Comme pour tous les autres points de contrôle, il est possible d'établir pour le compte bloc un niveau de dépassement qui peut être représenté par un montant d'argent ou un pourcentage du total de ce compte bloc.

Contrôle budgétaire

  • Il s'agit de la possibilité de contrôler le montant de dépenses d’une enveloppe ou d’une sous-enveloppe budgétaire. Ce contrôle peut être effectué à divers niveaux ou points de contrôle.

Contrôle budgétaire spécifique (CBS)

Caractéristiques

  • Le contrôle budgétaire spécifique (CBS) est composé de trois positions numériques et représente l’identification d’une sous-enveloppe budgétaire.
  • Le numéro d'identification du CBS est accordé par chaque unité administrative à laquelle est rattaché le CBS.
  • Au numéro du CBS s'ajoutera un titre dans lequel on trouvera le nom du CBS.
  • On trouvera également une description du CBS.

Attribution

  • Le CBS se situe hiérarchiquement en dessous de l'UBR.
  • Chaque UBR possède un CBS par défaut. Celui-ci porte le numéro 000.
  • Une UBR peut avoir plusieurs CBS.
  • On peut attribuer les CBS dans les UBR selon divers paramètres :
  • un CBS par programme;
  • un CBS par cycle d'études;
  • un CBS pour certaines fonctions (exemple : budget d'éducation continue).

Utilisation

  • Le CBS permet une gestion plus précise ou détaillée des enveloppes budgétaires.
  • Le CBS représente un second niveau de contrôle budgétaire.
  • Il est possible d'accorder un niveau de dépassement budgétaire entre les divers CBS d'une même UBR. Ce niveau de dépassement peut être différent d’un CBS à l’autre.
  • L'accès à une UBR permet celui à tous les CBS de cette UBR.

Document d'achat (lié à une entente)

  • Le document d'achat (lié à une entente) est un mode d'approvisionnement qui permet à un usager de commander directement chez le fournisseur, sans passer par la section de l'approvisionnement de l'Université de Sherbrooke. Le processus consiste à sélectionner les articles dont les prix sont pré-négociés pour placer la commande. Lorsque ce type de commandes a obtenu les approbations nécessaires le bon de commande est télécopié quotidiennement par le système directement aux fournisseurs. Le processus de télécopie se déclenche toutes les 30 minutes. Suite à la livraison de la marchandise, une réception de cette dernière devra être complétée au système.

Entente contractuelle

  • Représente une entente entre la section de l'approvisionnement de l’Université et un fournisseur certifiant que l'approvisionnement en produits ou services est établi à un prix ferme ou selon un pourcentage par rapport au prix de détail suggéré pour une période limitée (habituellement un an, correspondant à l'exercice financier).
  • Une limite d'achat (plafond) peut être fixée pour chaque entente contractuelle. Lorsque la limite est atteinte, a section de l'approvisionnement peut mettre fin à l'entente ou la renouveler.

Fonctions universitaires

  • Regroupement de ressources affectées à une activité : enseignement, recherche, etc.

Gestion des taxes et des ristournes

  • Le pourcentage des taxes et des ristournes, autant pour le fédéral que pour le provincial, est défini lors de la création des codes de taxes. Ce pourcentage peut aussi être précisé lors de la ventilation budgétaire pour chaque compte ou sur la pièce elle-même ou encore auprès du fournisseur ou de l'organisme.
  • Dans le calcul des taxes et des ristournes, le système, en l'absence d'un code correspondant à un niveau, considère le code défini au niveau suivant selon cet ordre de priorité :
  1. ventilation budgétaire
  2. détail de la pièce
  3. fournisseur
  4. organisme
  • Le montant engagé dans le contrôle budgétaire est toujours calculé au net, soit le montant plus les taxes moins les ristournes applicables.

Nature du compte

  • Représente le type ou la catégorie comptable d'un compte (actif, passif, avoir, revenus, dépenses). Les comptes d'une même nature sont structurés dans un intervalle régulier.

Période comptable

  • Représente le découpage de l'année financière en tranches égales dans le temps. Par convention, l'année financière et la séquence de la période représentent le numéro de période comptable (exemple : 95-04 (AA-PP)). Dans le cas de l’Université, l’année financière chevauche deux années civiles, donc l'année financière utilisée dans le numéro de période comptable est l'année civile où se termine l'année financière.

  • Par ailleurs, une période comptable peut être :

    • fermée
    • fermée de façon temporaire
    • courante
    • subséquente

  • On ne peut pas inscrire de transactions dans une période comptable fermée. Une période comptable fermée de façon temporaire peut être ouverte afin que des transactions supplémentaires y soient insérées. De même, des transactions comptables peuvent être insérées dans la période courante et dans une période subséquente.
  • Une procédure de fermeture simple de la période comptable est présente dans le système SOFE. Remarquons qu'une période comptable peut être fermée par module ou auxiliaire.

Plan comptable

  • Liste codifiée des comptes de l’Université classés selon leur nature et leur fonction au sein de l’entreprise. Le plan comptable se compose pour l’Université des éléments suivants :

    • Unité budgétaire regroupée (UBR)
    • Contrôle budgétaire spécifique (CBS)
    • Compte-bloc
    • Fonds
    • Poste/sous-poste
    • Unité administrative/fonction

Progiciel

  • Il s'agit d'un ou de plusieurs programmes informatiques permettant de réaliser un ensemble de fonctions d’une façon autonome ou intégrée.

Demande de paiement

  • Ce type de transaction permet la saisie d'une pièce à payer à un fournisseur.

Réquisition d’inventaire (RI)

  • La réquisition d'inventaire doit être perçue comme une demande interne adressant des produits normalement maintenus en inventaire. Lorsqu'elle est approuvée, la réquisition d'inventaire fait l'objet d'une sortie de produit dont s'occupe le magasinier.

Réserves de fonds

  • Les réserves de fonds permettent un préengagement des dépenses. La personne responsable de budget peut ainsi, dès le début de l'année, allouer une partie ou la totalité de ses enveloppes à des éléments ciblés. Les réserves peuvent être utilisées pour les pièces suivantes : réquisition d'achat, réquisition de paiement, rapport de dépenses et avance.

Sécurité de l’application

  • Le système limite l’accès aux données en fonction du profil de sécurité de chaque utilisateur. Les utilisateurs des unités administratives pourront ainsi accéder aux données relatives aux numéros d’UBR pour lesquels un accès leur aura été accordé. Des privilèges d’accès en consultation ou en mise à jour pourront être octroyés.
  • Le système permet l’assignation des différents niveaux de sécurité à des groupes d’usagers ou à des codes d’usagers particuliers.

Unité administrative

  • L’unité administrative est une des composantes du plan comptable. Elle représente une entité interne faisant habituellement partie de l'organigramme ou de la structure organisationnelle de l'Université. Une unité administrative est normalement équivalente à une faculté, un service, un département, un bureau, etc. Une unité administrative est une partie de la ventilation ou de la distribution comptable d'une transaction. Pour des fins particulières à l’Université de Sherbrooke, les deux dernières positions représenteront la fonction universitaire.

Unité budgétaire regroupée (UBR)

Caractéristiques

  • L'UBR est une des composantes du plan comptable, elle comporte six positions numériques. Ce numéro permet de reconnaître l’enveloppe budgétaire.
  • Chaque UBR possède un nom (pour les UBR de recherche, on trouvera, accolé à ce nom, le nom de l’organisme subventionnaire de même que celui du programme de subvention).
  • On trouvera également une description de l'UBR.
  • Fonds sans restrictions (fonds 1) :
  • La première position de chaque UBR représente le fonds auquel elle est liée. Les deux positions suivantes indiquent la faculté ou le service auquel appartient l'UBR.
  • Fonds avec restrictions :
  • La première position de chaque UBR représente le fonds auquel elle est liée. Les positions suivantes sont données séquentiellement de façon automatique.
  • Chaque enveloppe budgétaire possède un numéro d'UBR, mais ce numéro est indépendant de la structure comptable.

Attribution

  • L'UBR est reliée à une seule unité administrative, mais il n'existe pas de relation hiérarchique entre l'unité administrative et l'UBR.
  • Une unité administrative peut avoir plusieurs UBR.
  • Si l'enveloppe correspondant à une UBR est transférée d'une unité administrative à une autre, l'UBR conserve son numéro d'identification.
  • Chacune des demandes de financement relatives à chaque projet de recherche aura son UBR.

Utilisation

  • Le numéro de l’UBR donne accès aux informations budgétaires.
  • Chaque usager du  système de gestion SOFE peut avoir accès à une ou à plusieurs UBR selon son profil d’utilisateur.
  • L'UBR représente le premier niveau de contrôle budgétaire du plan comptable.
  • Le système SOFE permet d'établir un niveau de dépassement entre différentes UBR. Ce niveau de dépassement peut être un montant d'argent ou encore un pourcentage du total de l'UBR. Pour les fonds 3, 4, 5 et 6, un dépassement pourra être permis exceptionnellement. Une politique institutionnelle sera établie pour les fonds 1.

SOFE Questions-réponses

Cette section regroupe, à l'intérieur de rubriques, les questions les plus couramment posées par les usagers.

Approvisionnement

Comptes payables

Disponibilité budgétaire

Grand-livre