POLITIQUE D'ACCÈS À L'APPLICATION FINANCIÈRE SOFE

(Révisé le : 7 juin 2018)

SOFE Demande d'accès

Toute personne désireuse d'utiliser le système de gestion SOFE doit obtenir un code d'usager auprès du Secteur de la gestion des systèmes d'information de l'Université.

Derrière chaque code se retrouve un profil adapté aux besoins des individus auquel vient se greffer les UBR (enveloppes budgétaires) qui pourront être consultées et utilisées.

Conditions d'utilisation du code d'accès

L'utilisation de ce code d'usager est régie par la «Directive relative à l'utilisation, à la gestion et à la sécurité des actifs informationnels.» (2600-063), le Règlement relatif à l'approbation et à la signature des contrats (2575-014), la Directive d'application du Règlement relatif à l'approbation et à la signature des contrats (2600-071) de l'université de Sherbrooke.

L'utilisatrice ou l'utilisateur ne doit pas communiquer à un tiers le mot de passe qui est associé à son code d'accès ni tenter de décrypter ou de découvrir le mot de passe des autres codes utilisés pour accéder à l'application SOFE.

Formulaire de demande d'accès

FORMULAIRE : DEMANDE D'ACCÈS AU SYSTÈME FINANCIER SOFE

Remplissez le formulaire Demande d'accès au système financier SOFE. Au bas de la présente page Web, vous trouverez des explications complémentaires pour vous aider à remplir les différentes sections du formulaire. À noter que l'on peut également utiliser ce formulaire pour les demandes d'accès aux UBR ou pour nommer des équivalents pour les approbations de dépenses. En regard de l'impression des rapports, le système dirigera vers l'adresse courriel fournie sur le formulaire d'accès un fichier .pdf qui pourra être imprimé pour conserver une copie papier.

Soumettre le formulaire de demande d'accès

Le formulaire de demande d'accès doit, avant son dépôt au Secteur de la gestion des systèmes d'information, avoir fait l'objet d'une approbation  signée par le personnel dûment autorisé (ex. : requérant, directrice générale ou directeur général d'un service, directrice administrative ou directeur administratif d'une faculté).

Une fois rempli et signé, le formulaire de demande d'accès doit être acheminé aux coordonnées suivantes :

Secteur - Gestion des systèmes d'information

Pour accélérer le traitement :

Autres modes :

  • Télécopieur : 819 821-7056
  • Courrier interne : a/s Coordination SOFE (F1-1011), 2500 boul. de l'Université, Sherbrooke (Québec)  J1K 2R1 

Précisions sur les sections du formulaire

Les éléments de référence ci-dessous vous aideront à remplir les différentes sections du formulaire d'accès :

Section 1 - Modification à un code d'usager

Cette section s'adresse aux individus qui possèdent déjà un code d'accès au système financier SOFE et souhaite lui apporter une modification (ajout d'UBR, demande d'équivalence pour l'approbation des dépenses, etc.).

Section 2 - Nouvelle demande d'accès à l'application

Cette section s'adresse aux individus qui souhaitent obtenir un code d'accès au système financier SOFE. Les informations suivantes doivent nous être fournies.

  • Nom
  • Prénom
  • Numéro matricule
  • Adresse courriel
  • Nom de la faculté ou du service
  • Département (facultatif)
  • Numéro de téléphone (numéro de poste)

TYPE DE PROFIL

Requérant : Le type de profil requérant est donné à la personne qui est propriétaire d'enveloppe budgétaire, elle hérite ainsi d'une structure hiérarchique pour l'approbation des dépenses pour les enveloppes budgétaires qui sont mises sous sa responsabilité.

Support administratif : Le type de profil support administratif est donné au personnel responsable de la saisie des pièces et des différentes consultations. Même si ce profil est principalement dédié aux travaux de saisie et de consultation, un requérant pourra lui déléguer sa capacité d'approbation des dépenses en complétant la section 3.

TYPE DE MENU - DÉCENTRALISÉ

Cette section sert à déterminer quelle structure de menu se retrouvera derrière le code d'usager. Tous les menus ci-dessous qui héritent du menu décentralisé possèdent un accès à l'éventail des modules qui sont offerts en décentralisé. Les rubriques de ce menu permettent de faire la saisie des différents types de pièces pour l'ensemble des départements. Cependant, la consultation des disponibilités et du détail des transactions à l'intérieur des UBR n'est possible qu'après avoir obtenu auprès des requérants les autorisations nécessaires pour consulter ces enveloppes budgétaires qui peuvent être demandées dans les sections 3, 4, 5 ou 6 du présent formulaire.

  • SAISIE ET CONSULTATION DIVERSES (Menu SOFE : Décentralisé) : Il s'agit du menu le plus utilisé (90 % des cas), il permet la saisie et la consultation des pièces dans tous les modules offerts en décentralisé. Ce menu (rôle) va permettre la saisie des pièces dans tous les modules offerts en décentralisé, soit les écritures de journal du grand-livre, les avances, les rapports de dépenses et les demandes de paiement des comptes payables, les documents d'achat de l'approvisionnement, les réquisitions d'inventaire du module inventaire, les informations d'usage dans les permis de produits dangereux en fonction des accès autorisés, la fiche de bien, la  demande de personnel et la demande de rémunération du module ressource humaine. Ce rôle va également permettre la consultation des informations financières et la production de rapports liées aux enveloppes budgétaires autorisées par les différents responsables d'UBR.   

Pour le personnel qui, dans le cadre de leur travail, ont des responsabilités liées aux dossiers identifiés ici-bas, vous n'avez qu'à cocher la case correspondante et à compléter les informations demandées, le cas échéant, sur les unités administratives et les rôles.

  • GESTION DE LA CHARGE DE COURS (Menu SOFE : Décentralisé + Charge de cours) : Pour le personnel qui travaille la charge de cours, veuillez cocher le rôle traitement. Ce rôle de traitement va permettre d'effectuer les saisies administratives liées à ce dossier. Au besoin, cocher le rôle approbation pour lui accorder également le privilège de faire les approbations à titre d'équivalent du responsable. Nous fournir également la liste des unités administratives qu'il aura à couvrir.
  • GESTION DES AUXILIAIRES D'ENSEIGNEMENT (Menu SOFE : Décentralisé) : Pour le personnel qui travaille sur le dossier des auxiliaires d'enseignement (SAREUS), cocher ce type de menu et fournir la liste des unités administratives.
  • GESTION DE LA PRÉPARATION BUDGÉTAIRE (Menu SOFE : Décentralisé Prép. Bud.) : Pour le personnel qui travaille sur le budget de leur unité, cocher ce type de menu. Il n'y a que la ou le responsable des UBR ou son équivalent sur le plan des approbations hiérarchiques qui sera en mesure de consulter les informations disponibles dans le module de préparation budgétaire. Ce rôle va également permettre de consulter les données financières liées au personnel aux fins de préparation et de suivi budgétaire.
  • GESTION DE MAGASIN - MAGASINIER (Menu SOFE : Magasinier / Réception) : Pour le personnel impliqué dans les activités quotidiennes d'un des différents magasins du campus, cocher ce type de menu. Ce rôle va permettre d'effectuer la gestion des produits du magasin ciblé, soit la création de produits, le réapprovisionnement et la réception des inventaires et la facturation des produits aux enveloppes budgétaires des requérants.
  • GESTION DES BIENS (Menu SOFE : Décentralisé) : Pour le personnel appelé à gérer l'inventaire des biens qui ont été répertoriés pour votre unité, veuillez cocher ce type de menu. Ce rôle va permettre de créer une fiche de bien, de gérer le répertoire des biens des unités administratives sous votre responsabilité et d'exploiter les informations qui s'y retrouve. Vous devez fournir l'unité administrative afin de nous permettre d'appliquer la sécurité d'accès sectorielle par le biais du code de propriété.
  • GESTION D'HORAIRE DE TRAVAIL (Menu SOFE : Décentralisé - Horaires) : Certaines unités administratives ont choisi d'utiliser un des modules de l'application SOFE pour produire leurs horaires de travail et générer leurs feuilles de temps, alors pour le personnel qui aura à gérer ces horaires de travail, veuillez cocher ce type de menu. Ce rôle va permettre de gérer le plan de travail Web du personnel touché par ces mesures, de générer les feuilles de temps du personnel en lien avec ce plan de travail et, selon son niveau hiérarchique, d'approuver ces feuilles de temps.
  • AUTRES : Si un besoin particulier devait se présenter, cette section vous permet de l'exprimer. Vous pouvez également nous joindre pour que nous puissions en discuter: 819 821-8000, poste 63356.

SIGNATURE DE L'USAGER : La signature de la personne qui va utiliser ce nouveau code d'usager est requise afin de s'assurer de l'engagement de cette dernière en regard du Règlement sur l'utilisation des équipements et des ressources informatiques et de télécommunication 2575-001.

Section 3 - Autorisation d'accès aux UBR et/ou équivalence d'approbation (à toutes les UBR d'un ou plusieurs responsables)

Cette section permet à un ou des requérants de donner accès à toutes ses UBR à une ou plusieurs personnes. Elle lui permet également de donner une équivalence pour qu'une ou plusieurs personnes puissent agir en son nom à titre d'approbateur des pièces sur toutes ses UBR.

Elle offre trois possibilités :

  1. Donner accès pour la saisie et la consultation (section «Accès») à une ou plusieurs personnes. Vous devez :
  • Fournir le nom et prénom
  • Fournir le numéro matricule
  • Fournir son code d'usager 
  • Cocher la section « Accès » saisie et consultation
  • Faire signer les responsables requérants
  • Fournir le code d'usager des responsables requérants
  • Fournir son numéro matricule
  1. Donner accès pour la saisie et la consultation (section «Accès») à un profil type. Applicable ici seulement pour les facultés et les services qui fonctionnent avec cette notion. Vous devez :
  • Incrire le profil type
  • Cocher la section « Accès » saisie et consultation
  • Faire signer la ou le responsable
  • Fournir le code d'usager de la ou du responsable 
  • Fournir son numéro matricule
  1. Donner une équivalence à une ou plusieurs personnes, ce qui leur permettra d'agir au nom du ou des responsables requérants pour approuver les différentes pièces de toutes ses UBR. Cette équivalence peut être donnée sous deux formes : consultation et approbation ou approbation seulement. Selon les besoins, vous pouvez restreindre cette permission à une période plus ou moins longue. Veuillez noter que l'équivalence d'approbation se donne sur toutes les UBR du ou des requérants et qu'on ne peut pas donner l'équivalence sur une seule UBR.

Note : Veuillez prendre note que la directrice administrative ou le directeur administratif de la faculté possède cette équivalence et pourra dépanner pour les approbations hiérarchique en ce qui concerne toutes les UBR appartenant à la faculté.

Section 4 - Autorisation d'accès aux UBR par unité administrative

Cette section permet d'obtenir un accès très large à un grand nombre d'UBR d'une ou de plusieurs unités administratives. Les informations suivantes doivent nous être fournies :

  • Le ou les unités administratives
  • La signature des responsables de ces unités administratives

Note : La doyenne ou le doyen (ou, en son absence, la directrice administrative ou le directeur administratif) peut se substituer au responsable de l'unité administrative pour accorder ces accès à l'intérieur de sa faculté.

Section 5

Cette section permet d'obtenir un accès restreint aux UBR. Les informations suivantes doivent nous être fournies :

  • Le ou les numéros d'UBR
  • La signature des responsables de ces UBR

Section 6 - Gestion des départs et des transferts de département

Afin d'assurer la pérennité du système financier, il est de la responsabilité de chaque département et faculté de prendre les dispositions nécessaires afin d'aviser le Secteur de la gestion des systèmes du Service des ressources humaines et financières du départ d'un membre de son personnel ou du personnel décentralisé ayant un accès à SOFE :

  • Il peut s'agir d'un départ définitif pour cause de retraite, d'un départ volontaire pour une autre organisation ou tout autre cause.
  • Il peut s'agir également du transfert d'une employée ou d'un employé vers un autre département de l'Université.

La section 6 du formulaire permet aux intervenants responsables d'identifier les déplacements de personnel de leur unité. Une fois complété, le formulaire peut être numérisé et acheminé à l'adresse courriel coordination.sofe@usherbrooke.ca ou retourné par courrier interne à l'adresse :

Service des ressources financières - Section gestion des systèmes d'information

2500 boul. de l'Université (F1-1011)

Sherbrooke (Québec)  J1K 2R1