Teams est l'application recommandée pour la vidéoconférence et la collaboration en ligne à l'Université.
Combinant à la fois, la messagerie instantanée, la vidéoconférence, les appels et la collaboration sur des documents, Teams devient également le meilleur outil pour communiquer et collaborer avec des personnes à l'extérieur de l'Université.
Il est possible d’inviter une personne externe à l’Université à rejoindre une équipe Teams afin de collaborer. En tant qu’invité, cette personne aura un accès aux conversations, aux réunions et aux fichiers de l’équipe.
Dans l'application Teams, il est possible de créer des canaux privés afin que seulement certains membres de l'équipe puissent accéder aux conversations et aux fichiers de ces canaux. Ainsi une personne invitée aura accès au canal par défaut Général, à tous les canaux standards de l'équipe et uniquement aux canaux privés auxquels elle aura été ajoutée comme membre.
L'application Teams permet d'organiser des vidéoconférences ou des conférences téléphoniques en ligne et de planifier celles-ci à partir d'Outlook.
Prérequis : avoir Outlook (version Office 365) et le client Teams installé sur son ordinateur.
Au moment de la réunion, la personne invitée n'aura qu'à cliquer sur le lien Rejoindre la réunion Microsoft Teams inclus au bas de l'invitation Outlook.
Avec une licence particulière, il est possible de planifier des réunions Teams à partir d'Outlook où des personnes peuvent se joindre à celles-ci par téléphone en composant un numéro précis.
Cette fonctionnalité peut être pratique notamment si vous devez collaborer avec des gens qui n'ont pas accès à l'Internet.
Pour obtenir cette licence, veuillez remplir une demande Casius.
Une fois la licence activée, vous pourrez planifier des réunions Teams en suivant la même procédure décrite dans la section Inviter une personne externe à joindre une réunion en ligne, un numéro de téléphone, ainsi qu'un identifiant (ID de conférence) s'ajouteront alors automatiquement au lien pour rejoindre la réunion Microsoft Teams au bas de l'invitation Outlook.
Voici des procédures en format PDF que vous pouvez fournir à vos collaborateurs externes afin de les guider pour qu'ils puissent joindre votre équipe Teams ou une réunion à laquelle vous les avez invités.