Nomenclature d'un groupe Office 365

Les noms de groupes Office 365 de l'Université de Sherbrooke doivent suivre des règles de nomenclature pour les identifier facilement.

Une adresse de courriel est attribuée pour chaque groupe Office 365 créé sous la forme nomdugroupe@groupes.usherbrooke.ca. Lors de la création d'un groupe, il est possible de modifier l'adresse de courriel générée. Toutefois lors de la création d'une équipe (Teams), une adresse de courriel de groupe est créée automatiquement selon le nom de l'équipe et cette adresse est non modifiable, il est donc important de considérer ce qui suit.  

  • Si le nom du groupe ou de l'équipe comporte des espaces, des accents ou des caractères spéciaux, ceux-ci seront supprimés dans l'adresse de courriel générée.
  • Pour augmenter la lisibilité de l'adresse de courriel, il peut être préférable de créer le nom du groupe ou de l'équipe avec des traits d'union (-) ou de soulignement (_) au lieu des espaces et de ne pas utiliser des accents ou des caractères spéciaux.

Le nom du groupe doit être significatif et précis.

Le nom d'un groupe pour un travail dans le cadre d'un cours d'informatique par exemple ne doit pas s'appeler seulement Informatique. Tout comme un projet portant sur les communications dans une faculté ou un service ne doit pas se nommer seulement Communications.

Selon le type de groupe Office 365 à créer, le nom doit être sous une des formes suivantes :

Groupe rattaché à un cours pour un trimestreTAA-SSSyyy-groupe où :
  • T correspond à la première lettre du trimestre (A pour automne, H pour hiver et E pour été)
  • AA correspond aux deux derniers chiffres de l'année
  • SSS correspond aux trois lettres du sigle du cours
  • yyy correspond aux trois chiffres du sigle du cours
  • groupe correspond à un ou plusieurs mots (séparés par des traits d'union) pour décrire le groupe
Ex. : Pour un groupe en lien au cours INF159 à la session d'automne 2016, le groupe pourrait se nommer : A16-INF159-equipe1
Groupe pour un projet universitaire rattaché à une facultéfac-groupe où :
  • fac correspond à l'abréviation de la faculté selon le tableau qui suit :
    Droitdroit
    École de gestioneg
    Éducationfedu
    Géniegenie
    Lettres et sciences humainesflsh
    Médecine et sciences de la santéfmss
    Sciencessci
    Sciences de l'activité physiquefasap
  • groupe correspond à un ou plusieurs mots (séparés par des traits d'union) pour décrire le groupe (l'année ou le trimestre peut être spécifié si un groupe du même type doit être créé périodiquement). 
Groupe pour un projet rattaché à un service, un centre ou une associationunité-groupe où :
  • unité correspond à l'abréviation du service, du centre ou de l'association.
  • groupe correspond à un ou plusieurs mots (séparés par des traits d'union) pour décrire le groupe.
Groupe pour un projet regroupant plusieurs services, centres, facultés ou regroupements.prj-groupe où :
  • groupe correspond à un ou plusieurs mots (séparés par des traits d'union) pour décrire le groupe.

Choisissez bien le nom de votre groupe

L'Université se réserve le droit de supprimer tout groupe Office 365 ou équipe (Teams) dont le nom ne respecterait pas les règles suivantes :

  • Le nom est trop général.
  • Le nom comporte des mots inappropriés ou grossiers.

Lors de la création d'un groupe Office 365, si l'adresse de courriel désirée existe déjà, il sera impossible de créer un nouveau groupe avec cette adresse. Toutefois, lors de la création d'une équipe (Teams), un groupe Office 365 est créé automatiquement, ainsi qu'une adresse de courriel qui y est associée. Dans ce cas, si le nom de l'équipe créée génère une adresse de courriel d'un groupe déjà existant, le nouveau groupe sera tout de même créé avec le même nom, mais un nombre aléatoire sera ajouté à la suite de l'adresse de courriel du groupe.