Planification académique

Foire aux questions

À qui s’adresse la planification académique ?

La planification académique s’adresse aux utilisateurs de Sirus qui font les réservations de locaux dans lesquels vont se donner les activités pédagogiques de leur faculté. Les planifications seront accessibles dans Sirus quand elles seront devenues des réservations ou des demandes de réservation après le groupement par activité/groupe. Les réservations, les demandes de réservation et les planifications sont visibles sur la page de la planification académique. Les planifications ne sont pas encore des réservations ni des demandes de réservation. Les planifications deviendront des réservations après la fonction du groupement par activité/groupe si aucun conflit n’aura été détecté. Si un conflit avec une réservation est détecté, la planification deviendra une demande de réservation.

Marche à suivre

Étape 1 : Faire les regroupements de locaux et les horaires

Comment faire un regroupement et son horaire ?

Il est préférable de faire un regroupement par type ou capacité de locaux. Pour associer les locaux :

  • dans Sirus : Locaux / Regroupements / Ajouter un regroupement;
  • inscrire un nom, (ce nom sera celui qui apparaitra sur l’onglet);
  • inscrire une durée maximale pour une réservation (ex : 240 minutes pour une durée maximale de 4 heures);
  • cliquer sur «non» vis-à-vis de Regroupement auto-réservable;
  • cliquer sur l’onglet «Associer un nouveau local»; cliquer sur «Chercher un local»;
  • cliquer sur «Rechercher», les locaux de votre juridiction s’affichent;
  • il vous suffit de cocher ceux pour le regroupement, puis de cliquer sur «Sélectionner»;
  • les locaux apparaissent dans la page «Ajout d’un regroupement», cliquer sur «Associer».

Note : un local doit être associé à un seul regroupement.

Pour ajouter les périodes : Les périodes afficheront l’horaire par trimestre pour les cours, si dans votre faculté, les activités pédagogiques se donnent de 8 :00 à 23 :00, cela sera les bornes de la journée.

  • cliquer sur «Ajouter une période»
  • sélectionner le Trimestre (Hiver, été ou automne), les jours;
  • inscrivez les heures de début et de fin;
  • puis cliquer sur «Ajouter», puis «Retour» et enfin «Enregistrer».

Étape 2 : Inscrire la planification

Comment inscrire une planification ?

  • cliquer dans une case horaire, une fenêtre s’ouvre;
  • indiquer les heures d’arrivée et de départ;
  • inscrire le code de l’activité pédagogique et le groupe (obligatoire);
  • inscrire le matricule de la personne ressource (obligatoire);
  • inscrire le nombre de personnes (obligatoire);
  • cliquer sur «Enregistrer».

Étape 3 : Afficher la liste des planifications inscrites pour une personne ressource

Comment afficher la liste des planifications inscrites pour une personne ressource?

  • sur la page de la planification, cliquer sur «Liste des activités planifiées»;
  • inscrire le matricule de la personne ressource;
  • la liste s’affichera dans un autre onglet de votre fureteur.

Étape 4 : Afficher les conflits de la planification

Comment afficher les conflits ?

L’inscription d’une activité/groupe dans la planification n’empêchera pas l’inscription d’une réservation (ou d’une demande) dans Sirus.

Une fonction a été ajoutée dans Sirus pour avoir la liste des conflits entre plusieurs planifications.

  • Dans Sirus : Réservations / Planification / Afficher les conflits
  • La liste vous indique le regroupement, le local, la date, les heures ainsi que l’activité et le groupe.
  • il vous suffira de retourner sur la page de la planification et de déplacer les activités/groupe en conflit.

Étape 5 : Résoudre les conflits

Comment résoudre les conflits ?

  • Dans Sirus :
  • La fonction «Afficher les conflits» dans Sirus (Réservations/Planification/Afficher les conflits) donne la liste des conflits entre les planifications.
  • Il vous sera plus facile de les modifier sur la page de la planification académique en modifiant le local/la période. Sur la page de la planification :
  • Cliquer sur l’image (crayon) : Afficher / Modifier
  • vous pourrez changer tous les renseignements inscrits, cliquer sur «Enregistrer»;
  • la planification s’affichera à l’endroit voulu (la nouvelle date, le nouveau local)

Étape 6 : Regrouper la planification par activité/groupe

Comment regrouper la planification par activité/groupe ?

  • Dans Sirus : Réservations / Planification / Regrouper la planification
  • le nombre de plages horaires à regrouper est indiqué;
  • cliquer sur «Regrouper par activité pédagogique/groupe»
  • le message suivant s’affiche (aucun conflit) : «Le regroupement est fait, aucun conflit n’a été détecté ! Prochaine étape => Confirmer les réservations en lot»
  • sinon le message suivant s’affiche (conflit avec des réservations) : «Au moins un conflit a été détecté, Prochain étape => Traiter les demandes de réservation en attente, puis confirmer les réservations en lot»

Étape 7 : Finaliser la planification

Comment finaliser la planification ?

  • traiter les conflits entre les activités pédagogiques;
  • traiter les demandes, en modifiant le local/les périodes pour pouvoir accepter la demande
  • confirmer les réservations en lot dans Sirus : Réservations / Confirmations en lot;
  • inscrire les périodes, cliquer sur «Rechercher»;
  • la liste des réservations (statut : Complet) sera affichée;
  • cliquer sur «Valider l’ensemble» pour les avoir toutes ou sur «Valider la sélection» (celles que vous aurez coché);
  • une page s’affiche avec la liste des confirmations prêtes à être envoyée (celles qui ont un matricule dans responsable/personne ressource);
  • cliquer sur «Envoyer» les courriels de confirmation seront envoyés, le statut des réservations passera à «Confirmé»
  • sinon la liste des confirmations incomplètes s’affiche car il n’y a aucun responsable ou personne ressource à qui confirmer la réservation.

Qu’est-ce qu’un regroupement ?

La notion de regroupement de locaux est présente dans l’auto-réservation et la planification académique. Le nom du regroupement apparaît dans l’onglet sur la page. Cela permet d’avoir plusieurs onglets par type de locaux et de diminuer la largeur de la page. Les locaux d’un regroupement de type auto-réservable s’affichent sur la page de l’auto-réservation, tandis que les locaux d’un regroupement qui n’est pas de type auto-réservable s’affichent sur la page de la planification académique.

Qu’est-ce qu’une demande de réservation ?

Une demande de réservation se fait dans Sirus par les utilisateurs qui n’ont pas les droits de faire directement des réservations dans leur juridiction, ou les utilisateurs qui veulent réserver un local dans une juridiction autre que la leur. La demande de réservation sera traitée et confirmée par la suite par la/les personne(s) qui gère les locaux de sa juridiction. Les conflits ne sont pas vérifiés entre les demandes de réservation. Il sera impossible de faire une demande de réservation si une réservation existe déjà pour la même période dans le même local.

Qu’est-ce qu’une réservation ?

Sirus est un logiciel qui permet de gérer les locaux d’une juridiction par réservation. Les réservations se font par les utilisateurs qui en ont le droit. Les étudiants qui inscrivent leurs réservations dans les pages de l’auto-réservation créent directement des réservations.Qu’est-ce qu’une planification ?

Qu’est-ce que l’auto-réservation ?

L’auto-réservation permet aux étudiants de réserver eux-mêmes leurs locaux. Cette facilité est accessible pour les locaux des bibliothèques, le carrefour et certains groupes particuliers (clinique de psychologie et clinique d’orientation professionnelle), ainsi que le campus de Longueuil. Les réservations inscrites par la page de l’auto-réservation sont visibles dans Sirus.

Qu’est-ce que la planification ?

La planification académique se fait sur une page autre que Sirus sous forme de calendrier. Elle permet de façon plus simple de préparer les réservations de locaux pour la prochaine session académique. A l’étape de la planification, les horaires planifiés ne sont pas visibles dans Sirus. Ils le deviendront une fois le groupement fait par activité/groupe. Le groupement créera des réservations (pas de conflit) ou des demandes de réservation (conflit).

Quel est le lien entre la planification, la demande de réservation, la réservation et l’auto-réservation ?

Une planification deviendra une réservation après la fonction «Regrouper la planification» dans Sirus (aucun conflit);

Une planification deviendra une demande de réservation après la fonction «Regrouper la planification» dans Sirus (conflit avec une réservation);

Une activité pédagogique inscrite sur la page de la planification académique n’est pas visible avec Sirus.

Par défaut la planification est en consultation, comment rendre la saisie possible ?

Voici les étapes pour permettre la saisie des réservations planifiées :

  • Dans Sirus, vous créez une réservation,
  • Important : Le requérant est le 7766 (Planification académique)
  • Le responsable / personne ressource : ce que vous voulez
  • L’activité : dans l’onglet Autre activité
  •  Sélectionner Planification académique dans la liste déroulante.
  • Ajoutez une période, par exemple du 10 au 20 décembre 2015
  • Sélectionnez  tous les jours et indiquez les heures de travail (ex de 7 :30 à 17 :30)
  • Important : choisissez le local bidon déjà créé pour votre faculté
JuridictionLocal bidon dédié à la planification
CUFED7-PLANIF
DROITA9-PLANIF
EDUCATIONA1-PLANIF
GÉNIEC1-PLANIF
FLSHA3-PLANIF
LONGUEUILL1-PLANIF
FASAPA8-PLANIF
SCIENCESD1-PLANIF

Note : Si vous avez déjà consulté la page de la planification et que celle-ci est en consultation, et que vous ajoutez une réservation pour ouvrir la planification, il vous faudra vous déconnecter de Sirus, vider l’historique de votre navigateur afin que cela prenne effet.