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Les gens de Délivrance des diplômes : une équipe multidisciplinaire

La réalisation du module Délivrance de diplômes a nécessité l'implication de plus de 300 personnes.

À travers les témoignages de Diane Couture, Cristina Manrique Minor, Kenny Lemay et Nancy Dansereau, voici un aperçu de l'histoire du projet à travers ses gens.

Diane Couture, utilisatrice experte au CUFE

Diane Couture, utilisatrice experte au CUFE
Diane Couture, utilisatrice experte au CUFE

Diane Couture a agi comme personne désignée pour valider les fonctionnalités facultaires et centres universitaires de formation pour le module Délivrance des diplômes (DIP). Elle agit comme utilisatrice experte, un rôle dans lequel elle sera appelée à soutenir ses collègues dans leur apprentissage du nouveau module.

« Je ne crois pas être une experte, précise-t-elle. Mais j'accompagnerai mes collègues avec plaisir lorsque je verrai que je peux me débrouiller avec le nouveau module. »

Comme commis aux affaires académiques au 2e cycle, le rôle de Diane Couture en lien avec la diplomation est de modifier le statut des étudiantes et étudiantes qui terminent leur programme d'études avec succès, dont ceux à la maîtrise. Dans le vocabulaire de DIP, on parle de les faire passer au statut d'étudiant à diplômer.

Elle a bien aimé la formation qu'elle a reçue. « Nous avons été très bien servis en termes de tests et d'expériences à tenter, raconte-t-elle. Ça s'est vraiment bien passé. J'ai bien compris le fonctionnement du module et j'ai très confiance que nous allons pouvoir faire tout ce que nous faisions dans le SIIG avec cet outil. Dès que j'aurai quelques étudiants qui vont avoir diplômé, je vais m'empresser d'utiliser DIP.»

Elle apprécie aussi l'instantanéité qu'offre le nouveau module. « La liste d'étudiants est générée tout de suite, explique-t-elle. Nous pouvons immédiatement vérifier qu'elle est correcte. »

Même si elle a bien saisi la notion « SIIG d'abord », ses convictions environnementales font en sorte qu'elle souhaite ardemment que l'approbation électronique des listes fera partie des priorités à venir.

Cristina Manrique Minor, analyste d'affaires

Comme analyste d'affaires, Cristina Manrique Minor s'est trouvée au cœur de la réalisation du module Délivrance des diplômes. « Le chargé de projet et l'analyste d'affaires sont impliqués dans tous les aspects, explique-t-elle. On doit toujours être là pour aider à résoudre les problèmes, peu importe où ils se situent. »

Cristina Manrique Minor, analyste d'affaires, équipe Véo
Cristina Manrique Minor, analyste d'affaires, équipe Véo

Pour DIP, elle a donc été en lien avec l'équipe du Bureau de la registraire afin de clarifier certains besoins d'affaires. Elle a aussi collaboré avec l'équipe de développement, pour préciser les besoins d'affaires et s'assurer que ce qui avait été développé répondait bien aux particularités et aux besoins. Elle a soutenu l'équipe de testeurs.

Elle s'est jointe à l'équipe de DIP à la fin de 2019, alors que le développement de la première version du module était déjà avancé et que certains tests avaient débuté. Son plus grand défi, elle l'a donc rencontré dès son arrivée. « Au début, je ne possédais pas encore parfaitement toutes les particularités du module, se souvient-elle. Je devais retravailler quelques cas d'utilisation et dossiers fonctionnels et, en même temps, soutenir les développeurs pour qu'ils puissent continuer d'avancer et répondre à l'équipe de l'assurance qualité. J'ai donc dû m'approprier DIP très rapidement. »

L'étape de l'intégration du module DIP aux autres systèmes d'information en place a aussi représenté un défi. Elle a beaucoup travaillé avec l'équipe d'intégration au cours des derniers mois. « Nous avons fait des tests et apporté des ajustements jusqu'à la toute fin », explique l'analyste d'affaires.

Satisfaite du résultat? « Oui, je suis contente du résultat. Je crois que, tous ensemble, nous avons fait de belles choses, conclut-elle. Les utilisatrices et utilisateurs vont être contents. Le module contient des fonctionnalités qui vont faciliter leur travail et qu'ils vont beaucoup apprécier. »

Kenny Lemay, développeur

Kenny Lemay s'est joint à l'équipe de Délivrance des diplômes (DIP) dès le début du projet. Développeur principal, il a d'abord travaillé sur l'infrastructure de développement, afin d'y intégrer beaucoup d'automatisation dans le processus de développement de l'application.

« Nous sommes partis de presque rien, se rappelle-t-il. C'était emballant comme défi, mais c'était aussi très compliqué, surtout dans une organisation où les règles d'affaires sont très complexes! Souvent, une façon de faire qui serait pertinente dans bien des contextes ne fonctionne pas ici. »

Kenny Lemay, développeur, équipe Véo
Kenny Lemay, développeur, équipe Véo

Un des problèmes les plus importants auquel l'équipe a eu à faire face en était un de lenteur. « Les requêtes à la base de données prenaient beaucoup trop de temps. On en a passé des heures à essayer toutes sortes de moyens pour que ça aille plus vite! », raconte Kenny Lemay. Finalement, la solution trouvée a été de faire une copie des données dont le module a besoin dans DIP. La vitesse d'exécution des requêtes a aussitôt été multipliée par 50. « Mais il fallait maintenant s'assurer que les données restaient cohérentes, même en cas de panne. Ça aussi, ç'a été tout un travail! », explique-t-il.

Y a-t-il des moments dont il se souvient particulièrement? « Notre premier déploiement a été un beau moment. C'était la première fois que nous pouvions voir fonctionner le logiciel. Il y a aussi quand on a résolu les problèmes de lenteur. Des histoires comme ça, je pourrais en conter pendant des heures », conclut Kenny Lemay.

Malheureusement, il n'a pas vraiment le temps. Il reste encore plusieurs modules à mettre en place et il se consacre déjà à Admission et Fonctions complémentaires.

Nancy Dansereau, Bureau de la registraire

Coordonnatrice à la gestion du dossier étudiant au Bureau de la registraire, Nancy Dansereau connaît le domaine d'affaires du module délivrance de diplôme (DIP) sur le bout des doigts. D'ailleurs, ses connaissances lui permettent de participer à tous les travaux des modules du projet Véo.

Nancy Dansereau, Bureau de la registraire
Nancy Dansereau, Bureau de la registraire

Pour DIP, elle a collaboré à la validation des cas d'utilisation, accompagnée l'équipe de formation et du Bureau de la registraire. Elle a participé à l'ensemble des tests : tests fonctionnels, tests d'intégration et tests finaux. « Et il y a les autres modules, ajoute-t-elle. J'ai contribué à l'analyse des besoins pour les modules de l'Admission et du Dossier étudiant et j'ai participé à la validation des écrans. »

Nancy Dansereau aime bien ce nouveau rôle, qui est très différent de son travail habituel « C'était la première fois que je faisais des tests et j'ai trouvé ça très intéressant, dit-elle. Ça me donne le sentiment de donner mon petit apport pour améliorer une application qui va servir à beaucoup de personnes et pendant plusieurs années. J'ai à cœur que l'application fonctionne bien, pour tous ces gens qui travailleront avec. »

Si collaborer au projet Véo lui plaît, elle souligne que ça comporte une part de stress en raison des échéanciers pour effectuer le travail de chacun des modules. Celui-ci a d'ailleurs grimpé quand les tests finaux ont commencé, quelques semaines avant le déploiement. « Je faisais mes tests en me disant qu'il ne fallait pas que je trouve de problèmes, raconte Nancy Dansereau. Pourtant, c'est mon rôle de trouver les choses qui ne fonctionnent pas bien. »

À ce sujet, elle rend hommage à l'équipe Véo qui a su rapidement procéder aux derniers correctifs. « Je pense qu'il y a des gens qui ont travaillé très fort au cours des dernières semaines, dit-elle. En très peu de temps, ils ont fait un blitz incroyable. »