Section 3 - Administration du régime

A 3.1   Comité de retraite

Est établi un comité de retraite ayant pour mission de voir à la bonne gestion du régime. Ce comité administre le régime et la caisse de retraite conformément à la Loi RCR et au présent règlement.

A 3.2   Composition du comité

Le comité est composé d'au plus quatorze (14) personnes ayant droit de vote qui sont désignées selon les modalités suivantes :

Le comité est composé d'au plus quatorze (14) personnes ayant droit de vote qui sont désignées selon les modalités suivantes :

a)    trois (3) personnes nommées par le conseil d'administration dont une à titre de président ou de présidente du comité, à la recommandation du comité de direction;

b)   un (1) membre du personnel du Service des ressources humaines nommé par le comité de direction et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration;

c)    une (1) personne désignée par le groupe des participantes actives et des participants actifs réunis en assemblée annuelle. À défaut d'une telle désignation, les personnes nommées en vertu de l'un des paragraphes e) à k) nomment parmi elles la représentante commune ou le représentant commun des participantes actives et des participants actifs. Il est cependant précisé que la nomination à titre de représentante commune ou de représentant commun n'a pas pour effet de donner à la personne ainsi nommée un droit de vote supplémentaire au sein du comité;

d)   une (1) personne désignée par le groupe des participantes non actives et des participants non actifs et des bénéficiaires réunis en assemblée annuelle. À défaut d'une telle désignation, les personnes nommées en vertu de l'un des paragraphes e) à k) ci-dessous nomment parmi elles une personne représentant les participantes non actives, les participants non actifs et les bénéficiaires. Il est cependant précisé que la nomination à titre de représentante ou de représentant des participantes non actives, des participants non actifs et des bénéficiaires n'a pas pour effet de donner à la personne ainsi nommée un droit de vote supplémentaire;

e)    une (1) participante ou un participant nommé par le Syndicat des employées et employés de soutien de l'Université de Sherbrooke (SEESUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

f)    une (1) participante ou un participant nommé par l'Association du personnel administratif et professionnel de l'Université de Sherbrooke (APAPUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

g)   une (1) participante ou un participant nommé par l'Association des ingénieurs-professeurs des Sciences appliquées de l'Université de Sherbrooke (AIPSA) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

h)   une (1) participante ou un participant nommé par le Syndicat des professeures et professeurs de l'Université de Sherbrooke (SPPUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

i)     une (1) participante ou un participant nommé par l'Association des professeures et professeurs de la Faculté de médecine de l'Université de Sherbrooke (APPFMUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

j)     une (1) participante ou un participant nommé par le Syndicat des chargées et chargés de cours de l'Université de Sherbrooke (SCCCUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

k)   une (1) participante ou un participant nommé par l'Association du personnel cadre de l'Université de Sherbrooke (APCUS) et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration, à la recommandation du comité de direction;

l)     une (1) personne désignée par l'ensemble des autres membres du comité de retraite, cette personne n'étant ni une participante ni un participant, ni un membre du conseil d'administration ni non plus une personne à qui il est interdit, en vertu de la Loi RCR, de consentir un prêt à même les fonds de la caisse de retraite.

De plus, peuvent s’ajouter au comité les personnes suivantes qui n’ont pas droit de vote :

m)  dans la mesure où les participantes actives et les participants actifs, réunis à l’occasion de l’assemblée annuelle du régime, décident de désigner un (1) membre qui jouit des mêmes droits que les autres membres du comité à l’exception du droit de vote, la personne ainsi désignée;

n)   dans la mesure où les participantes non actives et les participants non actifs et les bénéficiaires, réunis à l'occasion de l'assemblée annuelle du régime, décident de désigner un (1) membre qui jouit des mêmes droits que les autres membres du comité à l'exception du droit de vote, la personne ainsi désignée.

A 3.3   Remplacement des membres du comité

Les membres du comité sont nommés pour un mandat d'un terme de trois (3) ans renouvelable deux (2) fois seulement de façon continue. Toutefois, depuis le 1er janvier 2016, le comité de retraite peut demander au membre dont le mandat serait échu autrement de prolonger son mandat pour un terme de trois (3) ans avec l’accord de la ou des personnes qui ont le pouvoir de le nommer. Après une période d'absence de trois (3) ans, le membre est à nouveau admissible pour un mandat renouvelable de même manière. Toutefois, cette limitation ne s'applique pas pour les personnes suivantes :

-     le président ou la présidente du comité de retraite et le directeur ou la directrice du Service des ressources humaines, ces personnes étant nommées par le conseil d'administration;

-     la personne du Service des ressources humaines nommée par le comité de direction et dont la nomination est ratifiée par le conseil d'administration.

Le mandat d'un membre se termine, outre le cas du décès et le cas de l'échéance du terme, lorsque :

-     le membre donne sa démission;

-     son mandat est révoqué par la ou par les personnes qui ont le pouvoir de le nommer.

Le membre dont le mandat est terminé reste en fonction jusqu'à ce qu'il soit remplacé ou, s'il y a lieu, désigné de nouveau. Pour toute vacance au sein du comité (y compris le décès d'un membre), la personne ou l'organisme ayant désigné ce membre doit procéder au remplacement ou à la nouvelle nomination dans les 60 jours de la date où s'est produite la vacance. S'il s'agit d'un membre ayant droit de vote qui a été désigné par le groupe des participantes actives et des participants actifs ou le groupe des participantes non actives, des participants non actifs et des bénéficiaires lors de l'assemblée annuelle du régime, le comité doit désigner un autre membre en remplacement de ce membre jusqu'à la prochaine assemblée annuelle du régime. S'il s'agit d'un membre n’ayant pas droit de vote, la vacance est comblée, le cas échéant, lors de l’assemblée annuelle du régime qui suit la vacance.

Le comité peut désigner la remplaçante ou le remplaçant du membre qui a droit de vote et qui est décédé ou révoqué lorsque la personne ou les personnes, ayant le pouvoir de désigner la remplaçante ou le remplaçant, tardent à le faire ou ne sont pas en mesure de le faire mais, dans ce cas, le mandat de la remplaçante ou du remplaçant se termine au plus tard à la date d'échéance du mandat de la personne remplacée ou à la date du remplacement effectif par les personnes ayant le pouvoir de le faire.

A 3.4   Devoirs et responsabilités du comité

Le comité a notamment pour mandat, en conformité avec les Lois et les règlements auxquels le régime est assujetti,

-          d'adopter une politique de placement de l'actif de la caisse de retraite et de transmettre cette politique aux gestionnaires. Cette politique de placement doit tenir compte des contraintes de placement du Fonds conservateur prévues à la Partie D;

-          de surveiller la gestion de la caisse de retraite effectuée par le ou les gestionnaires;

-          de voir à la tenue à jour des dossiers des membres;

-          de préparer et de faire auditer les états financiers de la caisse de retraite;

-          de faire préparer par une ou un actuaire, au moins à tous les trois (3) ans ou aussi souvent que la Loi l'oblige, une évaluation de l'actif, du passif et des engagements du régime;

-          de faire au conseil d'administration les recommandations qu'il juge opportunes quant au règlement du régime;

-          de confier une partie ou la totalité des fonds de la caisse de retraite à un ou plusieurs gardiens de valeurs de son choix et leur transmettre ainsi la responsabilité de la garde de valeurs, des placements ou des deux;

-          d'engager un ou plusieurs gestionnaires pour gérer le placement des fonds de la caisse de retraite.

A 3.5   Communications avec le conseil d'administration

Le comité s'adresse au conseil d'administration par l'entremise du membre du comité de direction désigné à cette fin par le conseil d'administration.

A 3.6   Information aux membres du personnel et aux participantes et aux participants

Le comité, par l'entremise du Service des ressources humaines, fournit à chaque participante ou chaque participant un sommaire des dispositions du régime accompagné d’une brève description de ses droits et obligations au titre du régime et au titre de la Loi RCR et d’un énoncé des principaux avantages que procure la participation au régime. De plus, chaque participante et chaque participant sera informé de toutes ses modifications éventuelles, et tout autre renseignement prescrit par la Loi RCR.

A 3.7   Exercice financier

L'exercice financier du régime s'étend sur douze (12) mois et se termine le 31 décembre de chaque année.

A 3.8   Rapport annuel

Le comité prépare un rapport annuel de son administration et fait préparer des états financiers audités; il présente ces documents au conseil d'administration et aux participantes, aux participants ainsi qu’aux bénéficiaires à l'assemblée annuelle convoquée ainsi qu'il est prévu ci-dessous.

Avant le 30 juin de chaque année, il transmet un avis écrit à chacune des participantes, à chacun des participants et des bénéficiaires ainsi qu’à l'Université les convoquant à une assemblée annuelle au cours de laquelle elles ou ils pourront prendre connaissance de la situation financière du régime, des modifications apportées au régime de même que des autres informations prévues par la Loi et, s'il y a lieu, désigner certaines personnes comme membres du comité.

Dans les neuf (9) mois de la fin de chaque exercice financier, le comité transmet à chacune des participantes, à chacun des participants et des bénéficiaires un relevé annuel indiquant les droits qu’elle ou qu’il a accumulés au cours du dernier exercice financier et décrivant succinctement la situation financière du régime.

A 3.9   Frais d'administration du régime

Les frais d'administration du régime comprennent les honoraires et les frais de l'actuaire et autres experts, le coût du rapport annuel et les autres frais approuvés par le comité, y compris les frais de placement des éléments d'actif des différents fonds. Sauf ceux assumés par le Fonds conservateur, ces frais sont remboursés à même le Fonds général dans la mesure où le rapport actuariel, conformément à l’article A 5.3, détermine que ces frais relèvent des prestations payables en vertu de la Partie B et que le surplus actuariel aux fins de capitalisation identifié dans ce rapport demeure égal ou supérieur à 1,0 % de l'actif total de la caisse de retraite utilisé dans ce calcul. Sinon, le solde des frais est payé à même les autres fonds proportionnellement à l'importance de chacun d'eux.

A 3.10          Règles de régie interne

Le comité se dote d’un règlement intérieur nécessaire à son fonctionnement.

A 3.11          Supprimé