Dépôt d'une plainte et suivis

La conseillère en matière de respect des personnes doit s’assurer que, dans un premier temps, les procédures informelles et la conciliation ont été utilisées ou du moins envisagées par la personne plaignante. Si ce n’est pas le cas, la conseillère la dirige vers les intervenantes et intervenants qui la soutiendront dans sa démarche. La personne plaignante peut choisir de ne pas avoir recours aux procédures informelles.

Conseillères en matière de respect des personnes
Isabelle Duclos et Geneviève Côté
Téléphone : 819 821-7410
Courriel : respect@USherbrooke.ca

Mise en garde

Le texte qui suit est un résumé des différentes étapes de la procédure formelle de plainte. Pour prendre connaissance de la version intégrale des dispositions pertinentes relatives au traitement des situations de harcèlement, veuillez consulter la politique institutionnelle

Dépôt de la plainte

Dans les cas où la démarche informelle, y compris la conciliation, a été utilisée et n’apporte pas les résultats attendus, ou si la personne concernée ne souhaite pas procéder dans un premier temps par ces étapes, la personne qui s’estime victime de harcèlement ou de discrimination peut déposer une plainte écrite dans les 90 jours de la dernière manifestation de la conduite jugée vexatoire auprès de la conseillère en matière de respect des personnes. Le recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines et financières pourra ou non, en fonction de l’évaluation produite par la conseillère, prolonger ce délai.

Pour ce faire, la plaignante ou le plaignant doit, dans un premier temps, entrer en contact par courriel ou par téléphone avec la conseillère en matière de respect des personnes. Celle-ci lui transmettra alors des informations importantes sur le processus de traitement des plaintes et lui fera parvenir le formulaire qui lui permettra de déposer une plainte en bonne et due forme. 

La plainte doit être consignée dans le formulaire et doit respecter les paramètres de celui-ci en mentionnant :

  • le nom de la personne qui s’estime victime de harcèlement et de la ou des personnes mises en cause – à qui ce harcèlement est reproché – ainsi que le lien ou la nature de la relation entre ces personnes ;
  • la description des faits, incluant la nature et les circonstances de temps et de lieu du préjudice allégué ;
  • le nom des témoins, s’il y a lieu. La plainte doit être datée et signée par la personne plaignante.

Toute personne visée par cette plainte est avisée de l’identité de la ou des personnes plaignantes ainsi que de la teneur de la plainte ou des plaintes lorsque le dossier est considéré complet, à moins que la conseillère en matière de respect des personnes, après consultation du recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines et financières, juge que cette information pourrait causer un préjudice important à la personne plaignante.

Analyse de la recevabilité de la plainte

La conseillère en matière de respect des personnes analyse la recevabilité de la plainte à partir des faits rapportés par la personne qui s’estime victime d’une conduite vexatoire. Si la plainte est jugée non recevable, c’est-à-dire si elle ne correspond pas aux définitions de harcèlement psychologique, sexuel ou de discrimination, la conseillère en dirige, selon le besoin, la personne plaignante vers les ressources appropriées.

Est irrecevable, toute plainte :

  • qui se situe hors du champ d’application de la présente politique,
  • qui est fondée sur des faits allégués qui ne présentent pas une apparence suffisante de harcèlement,
  • qui est formulée avec l’intention de nuire ou d’induire en erreur,
  • pour laquelle un autre recours a été exercé.

La conseillère en matière de respect des personnes peut, en tout temps, décider de réunir plusieurs plaintes impliquant les mêmes parties, à la condition que ces plaintes ne soient pas incompatibles les unes par rapport aux autres et que, au contraire, elles forment un tout qui pourrait permettre une solution plus complète de la situation.

Dans le but de déterminer la recevabilité de la plainte, la conseillère en matière de respect des personnes peut s’adjoindre les services-conseils d’un comité ad hoc formé d’une ou d’une ou d'un juriste, d’une ou d’un psychologue et d’une conseillère ou d’un conseiller en gestion des ressources humaines.

À cette étape, une plainte qui est jugée recevable n’est pas pour autant jugée fondée. Pour qu’elle soit fondée, les faits allégués doivent être prouvés de façon prépondérante.

Traitement de la plainte

À la suite de l'analyse de la recevabilité d’une plainte, la conseillère en matière de respect des personnes peut suggérer aux parties concernées de procéder à une médiation si elles donnent leur accord. La médiation vise à trouver, avec l’aide d’un tiers extérieur, des solutions mutuellement acceptables pour les personnes concernées.

La médiatrice ou le médiateur n’a aucun pouvoir décisionnel mais a le contrôle du processus. Il assure une communication efficace entre les parties. La médiation est libre et volontaire. La participation des personnes concernées doit être faite de bonne foi par un accord formel.

Si la partie plaignante et celle mise en cause, ou l’une des deux parties, refusent la médiation, ou si la conseillère en matière de respect des personnes la juge non pertinente dans les circonstances, la conseillère achemine au recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines et financières, dans les 30 jours ouvrables, un rapport accompagné des documents suivants :

  • une copie de la plainte,
  • une copie de la version des faits de la personne mise en cause,
  • la liste des témoins,
  • l'évaluation de la situation par la conseillère en matière de prévention de harcèlement et de discrimination.

L’évaluation de la conseillère ne peut lier le recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines dans les décisions qu’il aura à prendre à la suite de la réception de ce rapport, pour lequel il pourra, par ailleurs, requérir des informations supplémentaires.

Si la plainte est jugée fondée, l’Université prend alors les dispositions nécessaires pour que cesse la conduite vexatoire portant atteinte à la dignité de la personne plaignante et fixe les mesures visant à réparer, s’il y a lieu, le préjudice que cette dernière a subi, ainsi que les mesures préventives, correctrices et disciplinaires à l’égard de la personne mise en cause, s’il y a lieu.

Ces mesures sont prises par le recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines, après analyse de tous les éléments au dossier, et ce, dans le respect des politiques et règlements de l’Université et des conventions et protocoles régissant les conditions de travail.

Retrait d'une plainte

La partie peut retirer sa plainte en tout temps. Malgré le retrait d'une plainte, la conseillère en matière de respect des personnes peut, si elle a des motifs raisonnables de croire qu'il s'agit néanmoins d’une situation de harcèlement, recommander au recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines de vérifier la présence ou non de harcèlement et, le cas échéant, de le faire cesser.

Mesures provisoires

Considérant les objectifs visés par la présente politique, la conseillère en matière de respect des personnes peut, à tout moment, même avant le dépôt d’une plainte, ou malgré le fait qu’une telle plainte puisse être retirée par la suite, requérir du recteur adjoint et vice-recteur aux ressources humaines qu’il intervienne afin de prendre toute mesure provisoire qu’il juge adéquate avant qu’une décision finale ne soit rendue, notamment afin d’éviter que la situation ne se dégrade davantage ou pour protéger les parties de conduites potentiellement vexatoires.

Plainte mal fondée et protection des personnes impliquées

Toute personne a le droit de signaler une conduite répréhensible, de déposer une plainte formelle, ou de témoigner sans crainte de représailles, à moins que la démarche, la plainte déposée ou le témoignage ne soient faits avec l’intention d’induire en erreur, notamment en faisant une fausse déclaration ou une fausse accusation.

À tout moment au cours du processus de plainte, la conseillère peut y mettre fin en raison du comportement de la personne plaignante ou si les faits qui sont portés à sa connaissance la convainquent que la plainte est abusive, frivole, vexatoire, manifestement mal fondée ou déposée de mauvaise foi. Avant de prendre sa décision, la conseillère  donne à la personne plaignante l’occasion d’être entendue à ce sujet.

Cas particuliers

Lorsque la plainte vise un membre du comité de direction de l’Université, la conseillère en matière de respect des personnes achemine un rapport et les documents à la présidente ou au président du comité ressources humaines du conseil d’administration. Lorsque la plainte vise un membre du conseil d’administration, la conseillère achemine le rapport et les documents à la présidente ou au président du conseil d’administration. Lorsque la plainte vise la présidente ou le président du conseil d’administration, la conseillère achemine le rapport et les documents à la présidente ou au président du comité ressources humaines du conseil d’administration.