La politesse dans les communications écrites

La politesse dans les communications écrites prend de plus en plus d'importance alors que nos communications se font bien souvent par écrit. Que ce soit dans les réseaux sociaux, par courriel, dans les textos ou autres, respecter la nétiquette est toujours de bon ton.

Voici quelques conventions à appliquer dans vos courriels en milieu professionnel ou d'études, afin d'éviter de créer des effets secondaires indésirables qui pourraient être à l'origine d'un conflit :

• Se questionner sur le moyen le plus efficace de transmettre le message en question; le courriel est-il l'idéal dans cette situation précise ?
• S'assurer d'utiliser un langage clair et tenter d'éviter les acronymes qui pourraient être difficiles à décoder ;
• Ne pas abuser du temps des destinataires en s'assurant d'être concis ;
• Dans la mesure du possible, répondre à ses courriels dans un délai de 24 heures ;
• Éviter le sarcasme et être prudent dans son utilisation de l'humour puisqu'il n'est pas possible, par écrit, de voir la réaction de l'autre et de s'y ajuster ;
• Éviter d'envoyer des mauvaises nouvelles par courriel ;
• Porter une attention particulière aux informations que contiennent le message, les écrits demeurent et sont facilement transférables à autrui ;
• S'assurer d'insérer un titre pertinent au message afin de permettre au récepteur de le retrouver aisément ;
• Séparer clairement les différents sujets traités dans le message ;
• S'assurer d'obtenir la permission de l'auteur d'un message avant de le transférer à autrui ;
• Se questionner sur la légitimité de l'objectif poursuivi lorsque d'autres destinataires sont mis en copie conforme ;
• Réduire autant que possible l'utilisation des commandes « Confirmation de lecture » et « Urgent » ;
• Éviter d'écrire des mots en lettres majuscules, en caractères gras ou de couleur rouge. Votre destinataire saura distinguer les éléments importants de votre message ;
• Finalement, relire et réviser le texte avant l'envoi.