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Bureau de la registraire

6.1  Règles relatives à l’inscription à un stage coopératif

6.1.1  Conditions et exigences d’inscription à un stage coopératif

L’inscription à un stage coopératif est automatique lorsque l’étudiante ou l’étudiant a satisfait à l’ensemble des conditions suivantes :

  • avoir le statut d’étudiante ou d’étudiant à temps complet dans le programme d’études approprié (voir l’article 1.1 – Définitions du Règlement des études (Règlement 2575-009);
  • appartenir à un groupe dont l’agencement prévoit un stage à ce trimestre;
  • se conformer aux règles relatives aux stages coopératifs et, le cas échéant, aux règles particulières qui s’appliquent au programme d’études.

6.1.2  Officialisation de l’inscription à un stage coopératif

Pour être valide, un stage coopératif doit être préalablement approuvé par le Service des stages et du placement et sanctionné par la registraire ou le registraire, si les règles indiquées à l’article 4.1.2 – Conditions et exigences d’inscription du Règlement des études (Règlement 2575-009) sont respectées.

6.1.3  Retrait d’un stage coopératif

Une étudiante ou un étudiant peut se désister d’un stage coopératif aux conditions suivantes :

  • signifier son retrait au plus tard le 15 mai pour un stage coopératif au trimestre d’automne, le 21 septembre pour un stage coopératif au trimestre d’hiver ou le 21 janvier pour un stage coopératif au trimestre d’été;
  • obtenir l’autorisation de la faculté ou du centre universitaire de formation et du Service des stages et du placement, selon les formalités prescrites.

L’inscription au stage coopératif est alors retirée, les frais ne sont pas exigés pour ce stage et le relevé de notes n’en fait pas mention.

Si la demande de retrait est signifiée après les dates déterminées ci-dessus ou n’est pas autorisée par le Service des stages et du placement, le relevé de notes indique la mention AB (abandon) à la condition que l’abandon ait lieu avant le début de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique (voir l’article 6.3.2 – Attribution des notes et mentions du présent règlement). Dans ce cas, les frais associés au stage coopératif sont exigés.

6.1.4  Responsabilités et obligations relatives aux stages coopératifs

6.1.4.1  Responsabilités du Service des stages et du placement

Le Service des stages et du placement est responsable des démarches et des dispositifs relatifs aux stages coopératifs, notamment :

  • la recherche des stages coopératifs, sauf dans le cas de la démarche personnelle de recherche de stage;
  • le suivi avec les employeurs pour l’accompagnement et l’évaluation des étudiantes et étudiants;
  • les dispositifs, outils et documents d’information, de suivi et d’accompagnement des étudiantes et étudiants;
  • la préparation et la réalisation d’activités d’information et de formation des étudiantes et étudiants;
  • la validation de l’évaluation des apprentissages.

6.1.4.2  Obligations de l’étudiante ou de l’étudiant

L’étudiante ou l’étudiant inscrit à un programme offert en régime coopératif doit :

  • participer aux activités de formation et aux rencontres statutaires prévues par le Service des stages et du placement avant, pendant et après le stage;
  • participer à la procédure de placement en stage;
  • fournir les documents demandés par le Service des stages et du placement, tels qu’un rapport d’étape, un rapport final de stage et le Plan de développement individuel (PDI);
  • remplir les obligations provenant de l’employeur.

6.1.5  Recherche et attribution d’un stage coopératif

6.1.5.1  Procédure de placement en stage coopératif

L’étudiante ou l’étudiant a l’obligation de se conformer à l’ensemble de la procédure de placement. Elle ou il doit notamment :

  • classer, par ordre de préférence, tous les stages pour lesquels elle ou il a été retenu pour une entrevue et indiquer, le cas échéant, si elle ou il rejette un de ces stages;
  • participer à toutes les entrevues auxquelles elle ou il a été convoqué;
  • accepter le stage que la conciliation des choix préférentiels lui attribue;
  • accepter l’un des stages ou le stage que le Service des stages et du placement lui propose, lorsqu’elle ou il n’obtient pas de stage par la conciliation des choix préférentiels.

L’étudiante ou l’étudiant peut se retirer de la procédure de placement selon les modalités en vigueur au Service des stages et du placement en signant un formulaire à cet effet. Dans ce cas, elle ou il s’engage à trouver son stage par des démarches personnelles avant la date du début de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique prévue au calendrier. Dans le cas où elle ou il n’obtient pas de stage, la mention AB (abandon) est inscrite sur son relevé de notes et les frais associés à l’activité pédagogique de stage sont exigés.

Dans le cas où l’étudiante ou l’étudiant ne se conforme pas à la procédure et aux conditions du présent article et n’obtient pas de stage, elle ou il est réputé avoir abandonné le stage coopératif et se voit attribuer la mention AB (abandon) sur son relevé de notes. Les frais associés au stage coopératif sont exigés.

6.1.5.2  Jumelage entre stagiaires et employeurs

Le Service des stages et du placement effectue le placement en stage sur la base d’un système d’attribution de cotes visant à permettre le meilleur jumelage possible entre un employeur et une étudiante ou un étudiant. Il transmet sa décision à l’employeur par courriel, ou tout autre moyen qu’il détermine, et à l’étudiante ou l’étudiant au moyen d’une indication à son dossier étudiant. Le Service des stages et du placement communique à  l’étudiante ou l’étudiant le moment à compter duquel elle ou il a la responsabilité de s’informer de la décision.

6.1.5.3  Recherche personnelle d’un stage coopératif

Une étudiante ou un étudiant peut effectuer une démarche personnelle de recherche d’un stage coopératif à la condition de respecter les conditions suivantes :

  • la démarche personnelle de recherche de stage coopératif doit recevoir l’approbation du Service des stages et du placement, qui en détermine les modalités;
  • le stage ne doit pas faire partie de la banque d’offres de stages en cours au Service des stages et du placement;
  • une description écrite du stage, ainsi qu’une confirmation signée par l’employeur doivent être présentées au Service des stages et du placement au plus tard à la date déterminée par celui-ci aux fins de son approbation.

6.2  Stage coopératif

6.2.1  Caractéristiques d’un stage coopératif

Un stage coopératif doit comprendre une démarche d’apprentissage et d’évaluation des apprentissages, ainsi qu’un dispositif d’accompagnement, qui sont sous la responsabilité du Service des stages et du placement.

Un stage coopératif a normalement pour visée de permettre à une étudiante ou un étudiant :

  • d’acquérir une expérience pratique en milieu de travail;
  • de développer des compétences, des connaissances, des habiletés et des valeurs pertinentes à la profession à laquelle elle ou il se destine;
  • de développer un réseau de contacts professionnels.

La phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique doit répondre aux critères suivants :

  • être reliée au domaine d’études de la stagiaire ou du stagiaire;
  • être normalement d’une durée de quinze (15) semaines, mais ne pouvant durer moins de douze (12) semaines;
  • être à temps complet;
  • être rémunérée;
  • être supervisée par un employeur;
  • être accompagnée par le Service des stages et du placement;
  • respecter la loi sur les normes du travail du milieu où elle se déroule.

6.2.2  Présence à la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique

La présence de l’étudiante ou de l’étudiant à la totalité de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique est obligatoire selon les modalités prévues lors de son embauche. Le défaut de respecter cette obligation entraîne la note W (échec par abandon), à moins d’une entente avec l’employeur et le Service des stages et du placement.

6.2.3  Abandon d’un stage coopératif

L’étudiante ou l’étudiant qui abandonne après le début de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique, sans motif accepté par le Service des stages et du placement, se voit attribuer la note W (échec par abandon) pour cette activité pédagogique.

6.3  Évaluation des apprentissages dans un stage coopératif

6.3.1  Processus d’évaluation

L’attribution des notes pour un stage coopératif est faite par le Service des stages et du placement et entérinée par la faculté ou le centre universitaire de formation.

L’étudiante ou l’étudiant doit, en cours de stage, compléter le Plan de développement individuel (PDI) et fournir un rapport d’étape, ainsi qu’un rapport final de stage, en se conformant aux modalités établies par le Service des stages et du placement.

L’évaluation du stage est réalisée en fonction des documents requis par le Service des stages et du placement.

6.3.2  Attribution des notes et mentions

a)  Notation

À la fin d’un stage coopératif, une note sous forme de lettre est attribuée à chaque étudiante ou étudiant qui y est inscrit:

La note R (réussite)

Indique que le stage coopératif est réussi. L’étudiante ou l’étudiant a effectué un stage valide, reçu une appréciation favorable de l’employeur, réalisé toutes les productions prévues et satisfait aux exigences du Service des stages et du placement.

La note E (échec)

Indique que le stage coopératif est échoué. Cette note est utilisée notamment dans les cas où :

  • l’employeur a jugé inacceptable le rendement de l’étudiante ou l’étudiant durant le stage coopératif; ou
  • l’étudiante ou l’étudiant a été congédié par l’employeur, pour des motifs acceptés par le Service des stages et du placement; ou
  • l’étudiante ou l’étudiant n’a pas rempli les attentes au regard du stage coopératif.

La note W (échec par abandon)

Indique que le stage coopératif est échoué. Cette note est utilisée notamment dans les cas où l’étudiante ou l’étudiant :

  • ne s’est jamais présenté au stage coopératif qui lui a été assigné, à moins d’une raison acceptée par le Service des stages et du placement;
  • a abandonné après le début de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique, sans l’autorisation du Service des stages et du placement;
  • a obtenu la mention IN (incomplet) pour son stage coopératif et n’a pas satisfait aux exigences, dans le délai et selon les modalités prévues.
  • a omis, sans motifs acceptés par le Service des stages et du placement, de remettre son plan de développement individuel (PDI) et son rapport d’étape, ainsi que son rapport final de stage le lundi de la dernière semaine de stage, ou avant, selon le calendrier universitaire.

Les facultés et les centres universitaires de formation sont responsables d’entériner la note finale du stage coopératif octroyée par le Service des stages et du placement.

b)  Mentions

L’une des mentions suivantes peut être attribuée à une étudiante ou un étudiant inscrit à un stage coopératif :

La mention AB (abandon)

Est utilisée au relevé de notes pour un stage abandonné avant le début de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique, (voir les articles 6.1.5.1 – Procédure de placement en stage coopératif et 6.1.3 – Retrait d’un stage coopératif du présent règlement). Les frais associés au stage coopératif sont exigés.

La mention EQ (équivalence)

Est utilisée au relevé de notes dans le cas d’un stage coopératif pour lequel une équivalence est autorisée par le Service des stages et du placement, conformément aux dispositions des articles 2.2.2.1 – Programmes de 1er cycle, 2.2.2.2 – Programmes de 2e cycle et 2.2.2.3 – Programmes de 3e cycle, du Règlement des études (Règlement 2575-009).

La mention EX (exemption)

Est utilisée au relevé de notes dans le cas d’une exemption pour un stage coopératif.

La mention IN (incomplet)

Exceptionnellement, est utilisée au relevé de notes pour un stage coopératif où, pour des motifs acceptés par le Service des stages et du placement, ainsi que par la faculté ou le centre universitaire de formation, l’étudiante ou l’étudiant n’a pas satisfait aux exigences, dans les délais et selon les modalités prévues.

Cette mention doit être remplacée par la note R (réussite), E (échec) ou W (échec par abandon) selon la date et les modalités que déterminent le Service des stages et du placement.

Elle est remplacée par la note W (échec par abandon) au relevé de notes du trimestre où prend fin le délai accordé, si le stage n’a pas été complété.

Mention ND (non disponible)

Est utilisée au relevé de notes pour un stage coopératif dont la note n’est pas disponible, bien que la personne ait réalisé son stage et toutes les productions exigées.

Mention SE (sans évaluation)

Est utilisée au relevé de notes pour un stage coopératif terminé, qui ne sera jamais évalué en raison d’une incapacité définitive de l’étudiante ou de l’étudiant de poursuivre ses études.

La mention SE est définitive. Elle n’est jamais remplacée par une note.

6.3.3  Échec à un stage coopératif

Dans l’éventualité d’une situation de stage problématique susceptible de conduire à un échec, l’étudiante ou l’étudiant et le Service des stages et du placement ont la responsabilité de communiquer la nature des difficultés par écrit à l’autre partie, au plus tard avant le dernier tiers de la phase du stage coopératif effectuée dans le milieu de pratique. Le cas échéant, un plan d’amélioration ou des conditions de poursuite sont définis par le Service des stages et du placement avec l’employeur et l’étudiante ou l’étudiant.

Un échec à un stage coopératif entraîne :

  • soit l’imposition de conditions de poursuite du programme d’études associé au stage coopératif;
  • soit l’exclusion du programme d’études associé au stage coopératif;
  • soit l’exclusion du régime coopératif du programme d’études associé au stage.

Un manquement d’ordre éthique ou déontologique ou une conduite incompatible avec l’exercice de la profession peut entraîner l’échec d’un stage coopératif en tout temps.

Lorsque la compilation des résultats à un stage coopératif peut conduire à un échec, le Service des stages et du placement forme un jury qui délibère sur la note finale à accorder à l’étudiante ou l’étudiant pour ce stage. Le jury est composé de trois (3) membres désignés par la directrice générale ou le directeur général du Service des stages et du placement, ou une personne qu’elle ou qu’il a déléguée, parmi les membres du personnel de direction ou les conseillères et conseillers du Service. La décision du jury est sans appel et ne peut faire l’objet d’une révision de note.

6.3.4  Reprise d’un stage coopératif

Le Service des stages et du placement peut imposer des conditions particulières lors de la reprise d’un stage coopératif.

Une étudiante ou un étudiant ayant eu un échec (E) ou un échec par abandon (W) ne peut reprendre son stage coopératif qu’une seule fois au cours de la durée du programme.

6.3.5  Réadmission à un programme

La personne réadmise à un programme offert en régime coopératif devra effectuer le nombre de stages requis par son programme pour obtenir la mention Régime coopératif, conformément à l’agencement prévu des sessions d’études et des stages.

Conformément à l’article 5.3 – Reconnaissance des acquis du Règlement des études (Règlement 2575-009), une personne réadmise pourrait obtenir une reconnaissance de ses acquis pour les stages coopératifs, complétés et réussis dans le même programme ou dans un autre programme, sous réserve d’une approbation par le Service des stages et du placement.