Description de la manière dont les préoccupations relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion sont suivies, abordées et signalées à la direction 

L’Université de Sherbrooke est engagée à faire preuve d’une grande transparence dans l’attribution des postes de chaires CRC, CERC, CRC150 et des postes Apogée. Cet engagement s’applique aux processus de sélection des nouvelles candidatures tout comme au renouvellement des mandats des titulaires. Toute interrogation sur ces processus est naturellement susceptible de contribuer à les parfaire. L’Université encourage les membres de sa communauté à lui faire part de leurs questions à ce sujet, de tout ordre, qu’il s’agisse de simples questions sur l’éligibilité à une chaire de recherche du Canada, par exemple, jusqu’à la perception d’un manque de conformité au processus de nomination et de mise en candidature.

Les Lignes directrices pour le traitement des préoccupations en matière d’équité, de diversité et d’inclusion décrivent la façon dont sont reçues et traitées ces questions, et leur cheminement, au besoin, jusqu’à la direction de l’Université. Elles s’inscrivent dans le Plan d’action d’équité pour les programmes interorganismes (2017-2022) qui sera lancé et rendu public le 15 décembre 2017.

Ces Lignes directrices sont évolutives et actuellement soumises pour approbation auprès des instances décisionnelles appropriées de l’Université, pour une entrée en vigueur en décembre 2017.

Lignes directrices pour le traitement des questions et des préoccupations en matière d'équité, de diversité et d'inclusion

Description

Les travaux de recherche doivent être menés dans des milieux de travail équitables, diversifiés et inclusifs si l’on souhaite produire des résultats caractérisés par l’excellence, l’innovation et l’impact, lesquels sont nécessaires pour saisir les occasions qui se présentent et relever des défis mondiaux. L’Université de Sherbrooke se joint au Secrétariat des programmes interorganismes (le Secrétariat), qui administre le Programme des chaires de recherche du Canada (PCRC), le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada (CERC), le Programme des chaires de recherche Canada 150 (CRC150) et le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada (Apogée), pour promouvoir l’équité et adopter les meilleures pratiques en matière de gouvernance, de transparence et d’équité afin d’assurer une juste représentation des groupes sous-représentés (les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes de minorités visibles – les groupes désignés) dans le cadre des programmes du Sécrétariat.

Le Secrétariat définit l’équité comme l’élimination des obstacles et des préjugés systémiques, et l’inclusion, comme les pratiques faisant ensorte que toutes les personnes jouissent du même accès à un programme et en tirent les mêmes bénéfices. Pour ce faire, l’Université souhaite que tous les membres de sa communauté respectent et acceptent la diversité, que l’on définit comme les différences en matière de race, de couleur, de lieu d’origine, de religion, de statut d’immigrant, de statut d’autochtone, d’origine ethnique, d’aptitudes, de sexe, d’orientation sexuelle, d’identité de genre et d’âge.

L’Université de Sherbrooke veut s’assurer de comportements exemplaires en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de la part de son personnel et de ses étudiants. Ainsi, la présente procédure décrit le processus à suivre pour traiter toute question ou préoccupation en matière d’équité, de diversité et d’inclusion entourant le processus de mise en nomination et de sélection liés aux chaires CRC, CERC, CRC150 ou de postes Apogée.

Les présentes lignes directrices s’inscrivent dans le cadre du Plan d’action d’équité pour les programmes interorganismes (2017-2022) (le « Plan d’action d’équité »). Au regard des autres activités directement liées à la mission de l’Université et de leur organisation administrative, ces lignes directrices sont complémentaires aux politiques institutionnelles déjà existantes, notamment la Politique sur l’intégrité en recherche et sur les conflits d’intérêts (Politique 2500-021) et la Politique complémentaire sur les conflits d’intérêts (Politique 2500-032). Elle prolonge également les politiques fédérales et provinciales de non-discrimination et d’équité en matière d’emploi, auxquelles l’Université souscrit.

Processus de mise en nomination et de sélection

Le processus de mise en nomination et de sélection des titulaires de CRC est encadré par les Balises institutionnelles pour les Chaires de recherche du Canada (Procédure 2600-072). Les chaires de recherche du Canada à l'Université de Sherbrooke sont disponibles ici.

Questions ou préoccupations

L’Université doit faire preuve d’une grande transparence dans ses procédures d’attribution de postes de chaires CRC, CERC ou CRC150 et de postes Apogée, de même que dans la sélection et le renouvellement des titulaires, ainsi que dans les mesures mises en place pour assurer le respect de ses cibles en matière de diversité et d’inclusion. Une « préoccupation » désigne toute situation qui suscite une interrogation ou crée une insatisfaction chez une ou des personnes ayant participé, de loin ou de près, à un processus de mise en candidature et d’attribution d’une ou d’un titulaire de CRC, de CERC, de CRC150 ou d’un poste Apogée et qui est perçue comme inéquitable par lesdites personnes.  Dans ce cadre, les préoccupations peuvent être de tout ordre; elles vont des simples questions sur l’éligibilité à une chaire ou à un poste, en passant par la perception d’un manque de conformité au processus de nomination et de mise en candidature susmentionné, jusqu’aux plaintes pour discrimination. L’Université encourage tout membre de sa communauté à lui signaler toute situation qui leur semble enfreindre ce cadre selon la procédure suivante.

Gestion des questions et des préoccupations

Une préoccupation en matière d’équité, de transparence, de diversité ou d’inclusion peut découler d’une situation réelle, potentielle ou apparente, dont le niveau de gravité et le caractère dommageable ou répréhensible dépendent du contexte spécifique de la situation. L’Université met en place un mécanisme de gestion pour s’assurer que les personnes responsables puissent traiter de façon proactive les situations réelles, potentielles ou apparentes de manques en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

1. Signalement

L’Université s’est engagée à atteindre et à maintenir des cibles d’équité pour les quatre groupes désignés, conformément à son Plan d’action d’équité.  Afin d’en permettre une gestion adéquate, il importe que toute question ou préoccupation à ce sujet soit communiquée et examinée de la façon la plus objective possible, afin de protéger les intérêts et la réputation de l’Université et de ses membres. L’Université souhaite recevoir les informations pertinentes à toute situation de manque d’équité afin d’y remédier. Dans le cas d’allégations ou de plainte, l’Université prend l’engagement de protéger les personnes qui les déposeront de toutes représailles qui pourraient éventuellement être exercées contre elles.

2. Confidentialité

La gestion des questions ou des préoccupations encadrées par les présentes lignes directrices est effectuée de façon confidentielle, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, considérant que l’identité de la personne qui les signale est reconnue comme un renseignement personnel confidentiel, à moins qu’une disposition de la loi n’oblige l’Université à communiquer les renseignements les concernant. Toutefois, la personne qui formule une question ou signale une préoccupation peut autoriser de divulguer son identité au moyen du formulaire prévu à cette fin à l’annexe 1.

3. Traitement

En tout temps, une question ou une préoccupation peut être adressée par voie électronique à : equite.recherche@usherbrooke.ca. Cette communication doit être signée, contenir suffisamment de faits pour en permettre l’évaluation et être accompagnée, le cas échéant, des documents pertinents. Une question ou une préoccupation transmises sous anonymat ne sont pas retenues.

Les questions ou préoccupations sont reçues par le Service des ressources humaines et examinées par l’agente ou l’agent d’équité à l’Université, qui en accusera réception et émettra une recommandation (dossier recevable ou non) dans un maximum de 20 jours ouvrables.

S’il s’agit d’une question technique qui trouve une réponse dans règles des programmes concernés ou dans les Balises institutionnelles pour les chaires de recherche du Canada, l’agent d’équité sollicitera l’information requise du Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création.

Si une question ou une préoccupation reçue est jugée irrecevable, le dossier est aussitôt fermé et acheminé à la secrétaire générale ou au secrétaire général qui en informe, par écrit, la personne qui a fait le signalement.

Si une question ou une préoccupation reçue nécessite une suite approfondie après avoir été jugé recevable, le dossier est acheminé à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable du Plan d’action d’équité, qui informe la ou les personnes visées par son contenu et s’assure de leur donner l’occasion de l’analyser et d’y répondre en proposant les mesures qu’elles considèrent appropriées pour améliorer ou corriger la situation, si nécessaire, à l’intérieur de 30 jours ouvrables.

Dans ce dernier cas, si la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable du Plan d’action d’équité et la ou les personnes visées par la question ou la préoccupation n’arrivent pas à convenir de mesures considérées appropriées par les deux parties pour remédier à la situation, le membre du comité de direction de l’Université responsable du Service des ressources humaines peut s’adjoindre toute ressource qu’il juge appropriée pour régler la situation.

Si de nouvelles mesures ne sont toujours pas considérées appropriées ou suffisantes par la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable du Plan d’action d’équité et la vice-rectrice ou vice-recteur responsable du Service des ressources humaines et les personnes visées, le dossier est soumis à un comité ad hoc formé de deux membres du comité consultatif sur le Plan d’action d’équité, d’un membre de la direction d’une Faculté autre que celle d’où émane la situation, et de l’agent d’équité de l’Université. Les conclusions et recommandations du comité sont acheminées à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable du Plan d’action d’équité. Le dossier, incluant l’analyse du comité ad hoc, est présenté au comité de direction de l’Université qui décidera des mesures nécessaires pour rectifier la situation, le cas échéant.  La décision du comité de direction est sans appel.

Les préoccupations retenues et traitées sont consignées dans un dossier confidentiel au secrétariat général de l’Université.

Entrée en vigueur

Ces lignes directrices sont entrées en vigueur à la date de leur adoption par XXXXX, soit le XX décembre 2017.

Personne-ressource chargée d'appliquer le Plan d'action

Pour toute question ou préoccupation liée à l’équité et à la diversité pour les chaires de recherche du Canada, les chaires d’excellence en recherche du Canada, les chaires de recherche Canada 150, la subvention Apogée, ou la recherche en général conduite par des équipes de l’Université de Sherbrooke :

M. Bruno Paradis
Agent d’équité
Directeur de section, services-conseils en ressources humaines
Service des ressources humaines
+1 819 821-8000, poste 63347
equite.recherche@usherbrooke.ca