Le projet Véo

Essentiellement destiné à la gestion du dossier étudiant, le projet Véo est un projet complexe et de grande envergure. Cette section permet d'en apprendre davantage sur ce qu'est ce projet, ses objectifs, sa portée, les grandes étapes de son développement ainsi que les comités qui s'assurent de sa bonne gouvernance.

Le dossier étudiant est au cœur de la mission universitaire. De l'admission des étudiantes et des étudiants au placement des personnes diplômées, une multitude d'acteurs de la communauté universitaire interviennent dans la gestion du dossier étudiant. On compte notamment les étudiantes et les étudiants eux-mêmes, de même que plusieurs membres du personnel des facultés, des centres universitaires et des services concernés tels le Bureau de la registraire, le Service de soutien à la formation, le Service des stages et du placement, le Service des finances, etc.

Les systèmes et les processus du dossier étudiant leur permettent de gérer les activités variées telles que les inscriptions, les programmes d'études et les activités pédagogiques, l'inscription, la notation, le financement des études, les stages, etc., pour l’ensemble de la population étudiante.

Pourquoi cette refonte?

Système actuel arrivé à son plein potentiel (mis en service en 1988)

Le système intégré d’information de gestion (SIIG) a été développé et implanté en 1988. Ce système gère les dossiers des 37 000 étudiantes et étudiants qui fréquentent actuellement l'Université, mais également ceux des personnes diplômées et de l'ensemble des personnes ayant suivi une ou des activités pédagogiques à l'UdeS. Il est au centre des systèmes d’information utilisés pour répondre aux besoins de la communauté universitaire. Le système a évolué au fil des années, lors des demandes d’ajouts ou de changements de fonctionnalités et, malgré des améliorations constantes, il a atteint son potentiel de développement.

Limite de la capacité de l’ordinateur central atteinte

Les performances de l'ordinateur central doivent être surveillées de près lors des périodes de pointe comme la rentrée et la fin des trimestres, puisque l'ordinateur a éprouvé des problèmes de ralentissement sérieux lors de ces périodes au cours des dernières années. De plus, les coûts annuels liés à l’entretien de cette technologie désuète demeurent importants, et l’augmentation de la puissance de l’ordinateur central ou même son remplacement représenterait une option coûteuse de courte durée, sans possibilité de satisfaction des nouveaux besoins à moyen et à long termes.

Également, les ressources humaines du Service des technologies de l'information (STI) ayant la formation et l’expérience nécessaires pour travailler dans cet environnement technologique vieillissant se font rares, et certains spécialistes de cet environnement prendront leur retraite d’ici quelques années. Ces spécialistes pourront difficilement être remplacés.

Besoin d’un système en lien avec les nouvelles réalités

Un système pouvant s'adapter aux nouvelles réalités est maintenant devenu nécessaire. De plus en plus d’étudiantes et d'étudiants ont des parcours diversifiés, et il y a eu au fil des ans l'arrivée de nouveaux programmes d'études (multifacultaires, multicycles). La technologie a aussi beaucoup évolué depuis l'implantation du SIIG, et il est nécessaire d'adapter ce dernier aux nouveaux outils, notamment les technologies mobiles.

Afin de répondre aux besoins de la communauté universitaire et de permettre à l'Université de se démarquer, il est essentiel d’avoir des systèmes d’information modernes, conviviaux, flexibles et facilement accessibles par le Web, capables de s’adapter rapidement aux orientations que l’organisation voudra prendre au cours des prochaines années. L’environnement technologique du SIIG ne permet plus une telle adaptation, ce qui, en fin de compte, nuit au développement du plein potentiel de l’Université.