Présenter les orientations du projet, faire un tour d’horizon des travaux en cours et à venir et discuter du rôle essentiel qu’ont à jouer l’ensemble des parties prenantes, voilà quelques sujets qui ont été abordés par Christine Hudon et son collègue vice-recteur aux ressources humaines et vice-recteur aux relations internationales, le Pr Jean Goulet, lors d’une rencontre tenue le 18 octobre avec les mandataires du projet Véo dans les facultés et des membres du personnel des services impliqués dans ce projet.

Les participantes et participants ont ainsi appris que le premier objectif du projet Véo demeurait le même que celui défini initialement. « Ce qu’il faut, c’est consolider nos bases, explique Christine Hudon, vice-rectrice aux études et marraine du projet Véo. Rappelons-nous que, au tout début, l’objectif était de remplacer le SIIG. Ça demeure la priorité et c’est ce que nous allons faire dans un premier temps. »

Les modules et les fonctionnalités qui ne seront pas retenues en fonction de ce premier critère seront, dans une seconde phase, évalués grâce à une méthode objective éprouvée sur le marché. Cinq critères seront alors évalués : la nécessité de ce développement, ses bénéfices pour les utilisateurs internes et externes, le niveau de risque associé ainsi que le retour sur l’investissement.

Où en sommes-nous?

Beaucoup de travail a été réalisé depuis la fin de la revue de projet Véo au printemps 2018. Un bilan des projets a été dressé. Véo s’est doté d’une nouvelle structure de gouvernance, les rôles et responsabilités ont été révisés, les approches réévaluées. Les projets en cours sont redécoupés et la nouvelle approche d’analyse de valeur permet de prioriser l’essentiel selon le critère de nécessité. On a procédé à des embauches et plusieurs équipes de travail ont été constituées. « Nous avons maintenant un portrait clair de l’état d’avancement de l’ensemble des travaux et des nouvelles orientations du projet », résume la vice-rectrice Christine Hudon.

En parallèle, au cours de la dernière année, des corrections d’anomalies et des changements ont été apportés pour finaliser deux modules : Programmes et activités pédagogiques et Formation continue non créditée. D’ici quelques mois, ces deux modules seront placés sous la responsabilité du Service des technologies de l’information (STI), qui veillera, en collaboration avec les services concernés, à leur maintenance et à leur évolution.

« Il est important de s’assurer que la transition des modules vers la phase de maintenance et évolution se fasse de façon harmonieuse », a précisé le vice-recteur Jean Goulet. L’équipe du projet Véo et le STI doivent travailler en étroite collaboration avec les services propriétaires des modules et les utilisateurs experts des services touchés. »

Cet esprit de collaboration devra aussi être présent dans le développement des modules qui seront élaborés dans les mois qui viennent comme les modules Admission, Inscription, Parcours et Délivrance des diplômes. L’ensemble des parties prenantes seront consultées en lien avec la gestion du changement, de manière à ce que les partenaires soient motivés par cette collaboration, qu’ils s’approprient le projet et que le module résultant réponde le mieux possible aux processus de gestion du dossier étudiant.

« Nous allons faire en sorte de consulter les parties prenantes le plus tôt possible et le mieux possible, sans non plus les accaparer, précise Jean Goulet. Il faut tendre vers un équilibre. Les demandes de collaboration seront ciblées et programmées hors des périodes à très forte activité et suffisamment à l’avance pour limiter l’impact sur les activités quotidiennes des unités. »

Avec cet esprit de collaboration, des approches améliorées et une nouvelle structure de gouvernance où les rôles de chacun sont clairement définis, le projet Véo redémarre sur des bases solides. L’équipe du projet Véo est confiante que, avec l’appui de la communauté des personnes utilisatrices et de la direction de l’Université, d’importantes avancées seront réalisées au cours des prochains mois.