Prénom, nom et genre choisis

Dans le but de permettre une intégration optimale et de faciliter les interactions, l'Université de Sherbrooke reconnaît le droit aux personnes étudiantes et employées qui le souhaitent, d'être identifiées selon un prénom, un nom ou un genre de leur choix qui diffèrent de ceux apparaissant sur leurs documents légaux

Il est de mise pour toute personne de la communauté universitaire d’utiliser le prénom, le nom ou le genre choisi pour désigner la personne étudiante ou employée.

La Directive officielle relative au choix du prénom, du nom ou du genre est entrée en vigueur le 12 novembre 2019. Pour la consulter

Champ d'application

La présente directive s’adresse à toute personne étudiante inscrite dans un programme d’études ou dans un parcours libre de l’Université de Sherbrooke, ainsi qu’à tout son personnel qui désire utiliser un prénom, un nom ou un genre de son choix dans ses interactions au sein de la communauté universitaire.

Par exemple, une personne trans ou non binaire pourrait vouloir utiliser un prénom, un nom ou un genre qui la représente mieux. De même, une personne pourrait vouloir utiliser un seul de ses prénoms ou noms légaux pour être désignée ou encore les remplacer par un autre prénom ou nom.

Cette directive ne concerne pas les personnes qui ont obtenu un certificat de changement de nom ou un certificat de changement de la mention du sexe délivré par le Directeur de l'état civil du Québec. Pour ces personnes, les modifications de prénom ou de nom légaux dans les systèmes et les documents de l’Université seront effectuées sur présentation dudit certificat et autres documents nécessaires. Toutefois, les personnes qui ont entrepris ces démarches auprès du Directeur de l'état civil du Québec peuvent se prévaloir des mesures indiquées à la présente directive en attendant de recevoir leur certificat officiel.

Conditions relatives au choix du prénom, du nom ou du genre 

Toute personne étudiante ou employée peut demander la modification de son prénom, de son nom ou de son genre, pourvu que sa démarche soit réfléchie et qu’elle agisse de bonne foi. L’Université n’exige pas de la personne étudiante ou employée qu’elle fournisse une raison pour justifier sa demande.

La modification du prénom, du nom ou du genre est libre et volontaire. Elle peut être corrigée ou retirée en tout temps. L’Université se réserve toutefois le droit de refuser les demandes jugées abusives ou trop fréquentes.

Une personne étudiante ou employée peut choisir de modifier l’une des trois, deux des trois ou encore les trois désignations identitaires (prénom, nom, genre). Si cette personne possède un statut d’étudiante et d’employée, le prénom, le nom ou le genre choisis seront modifiés de la même façon pour les deux statuts.

Le prénom, le nom ou le genre choisis ne doivent pas être inusités, prêter au ridicule ou être susceptibles de déconsidérer la personne étudiante ou employée. L’Université pourrait notamment refuser toute modification qui présente une consonance dérisoire, péjorative ou grossière, qui fait référence à un personnage connu ou dont elle jugerait l’utilisation inadéquate.

L’acceptation par l’Université de la modification demandée ne peut avoir pour effet de la rendre responsable de la confusion ou du préjudice qui peut résulter de cette modification.

Aucuns frais ne sont exigés pour la modification d’un prénom, d’un nom ou d’un genre.

Définitions

Prénom, nom ou genre choisisPrénom, nom ou genre légaux
Désignation identitaire qu'une personne étudiante ou employée choisit de s'attribuer pendant ses études ou en cours d'emploi.Désignation identitaire légale attribuée par les autorités gouvernementales et énoncée dans les documents légaux.

Le prénom, le nom ou le genre choisis peuvent être utilisés dans certains documents non officiels produits par l'Université, ainsi que dans certaines communications où la modification de l'identité est possible. Ils ne modifient en rien le prénom, nom ou genre légaux indiqués au dossier étudiant et au dossier employé, au code permanent du ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur (MESS) ou dans les informations transmises aux autorités gouvernementales. Le prénom, nom et genre légaux seront utilisés dans les documents destinés à l'externe. 

Documents non officiels et applications informatiques (utilisation de la désignation choisie)Documents officiels (utilisation de la désignation légale)

À venir


  • Carte étudiante
  • Listes facultaires
  • Authentification au site de l'UdeS
  • Bottin de l'UdeS
  • Courriel USherbrooke
  • MonPortail
  • Portail MonEmploi (accès au bulletin de paie, etc.)
  • Afficheur téléphonique
  • Genote
  • Mon dossier étudiant
  • Mon dossier employé
  • Trivio (stages coopératifs)*
  • *À compter de l'hiver 2020
  • Attestations officielles
  • Relevé de notes
  • Lettre d'admission
  • Diplôme
  • Documents destinés aux autorités gouvernementales
  • Carte OPUS
  • Factures et relevés fiscaux
  • Autorisation d'études hors établissement
  • Certains formulaires, lettres et correspondances
  • Adhésion à l'assurance collective, au régime de retraite et au REÉR collectif
Cette liste est non exhaustive.
  • Moodle
  • OPR (Offre de projets de recherche)

Démarche de modification du prénom, du nom ou du genre

La personne étudiante ou employée peut effectuer une demande de modification de son prénom, son nom ou son genre en remplissant le formulaire ci-dessous.

Faire une demande de modification

La décision est communiquée par le Bureau de la registraire ou du registraire à la personne étudiante ou par le Service des ressources humaines à la personne employée, par courriel et dans un délai de 10 jours ouvrables.

La personne étudiante ou employée peut demander une révision de la décision dont elle fait l’objet auprès de la secrétaire générale ou du secrétaire général de l’Université. Pour ce faire, elle doit s’adresser par courriel à sg@usherbrooke.ca. La décision révisée est finale et sans appel.

    Foire aux questions

    À qui s’adresse la procédure de modification de nom, prénom ou genre?

    À toutes les personnes étudiantes inscrites et à toutes les personnes employées de l'Université de Sherbrooke.

    Je suis en réflexion par rapport à mon identité, puis-je en parler à quelqu'un avant de faire ma demande de modification?

    Oui, plusieurs ressources sont disponibles pour vous aider dans votre réflexion.

    Pour les personnes étudiantes :

    Pour les personnes employées :

    *Ces organismes sont spécialement outillés pour aider la communauté LGBTQ+

    Combien de temps devrais-je attendre pour que ma demande soit traitée?

    La demande de modification est traitée par le Bureau de la registraire (personne étudiante) ou par le Service des ressources humaines (personne employée) dans un délai de 10 jours ouvrables. La décision est communiquée à la personne par courriel.

    Si la décision est favorable, la personne étudiante devra se présenter au Centre de services avec son ancienne carte étudiante pour en obtenir une nouvelle et il en va de même pour une personne employée.

    Si la personne ne possède plus son ancienne carte, elle devra payer les frais applicables pour en obtenir une nouvelle.

    Pourrais-je obtenir une attestation qui confirme que ma désignation choisie et ma désignation légale représentent la même personne?

    Oui au Centre de services.

    Je suis une personne employée et étudiante, dois-je faire la demande deux fois?

    Non, le prénom, le nom ou le genre choisis seront modifiés de la même façon pour les deux statuts dans la même demande.

    Je suis aux études à temps partiel, puis-je faire la demande de modification?

    Oui.

    Je suis en échange étudiant, puis-je faire la demande de modification?

    Oui.

    Est-ce que la demande de modification est gratuite?

    Oui.

    Dois-je obligatoirement modifier les trois (nom, prénom et genre)?

    Non, vous pouvez décider de modifier seulement un des trois ou deux des trois.

    Quelles sont les choix possibles pour le genre?

    • Femme
    • Homme
    • Autre

    Puis-je faire ma demande d’admission avec un prénom, nom ou genre différent de celui qui est légal?

    Non, vous devez vous inscrire avec votre prénom, nom et genre légaux. Toutefois, aussitôt inscrit ou inscrite à l’UdeS, vous pourrez faire la demande de modification.

    Puis-je déposer ma candidature pour un emploi avec un prénom, nom ou genre différent de celui qui est légal?

    Non, mais suivant l'embauche, vous pourrez faire la demande de modification.

    Est-ce que mon prénom, nom et genre légaux continueront d'être utilisés même après leur modification à l'UdeS?

    Oui, dans tous les documents officiels et légaux destinés notamment, mais non exclusivement, à des organismes externes à l'UdeS. 

    Puis-je modifier le prénom, nom et genre choisis plus d'une fois?

    La modification de votre prénom, nom et genre choisis à votre dossier est une démarche sérieuse et réfléchie qui a un impact sur plusieurs services et ressources universitaires. Elle peut être corrigée ou retirée en tout temps. Assurez-vous de bien les orthographier au moment de la demande.

    Toutefois, l’Université se réserve le droit de refuser les demandes jugées abusives ou trop fréquentes.

    Est-ce que mon prénom, nom et mon genre choisis seront modifiés dans le bottin universitaire?

    Oui.

    Est-ce que je pourrai obtenir une nouvelle adresse courriel?

    Oui et vous pourrez continuer d'accéder aux courriels reçus à votre ancienne adresse. Vous continuerez également de recevoir ceux qui seront envoyés à votre ancienne adresse.

    Est-ce que je pourrai obtenir une nouvelle carte étudiante ou une nouvelle carte d'identité du personnel (si vous en avez une)?

    Oui et si vous rapportez votre ancienne carte au Centre de services, vous pourrez obtenir votre nouvelle gratuitement.

    Est-ce que mon code permanent (MEES) sera modifié?

    Non.

    Est-ce que mon code d'identification personnel (CIP) sera modifié?

    Non.

    Cette nouvelle directive a un impact sur plusieurs services et ressources universitaires. Son déploiement se fera de façon graduelle et nécessitera une certaine période d’adaptation et de transition. Dans le souci d’améliorer en continu nos pratiques et de favoriser une culture de respect, d’équité, de diversité et d’inclusion, nous vous invitons à nous faire part, dans un esprit constructif, de vos commentaires et suggestions en écrivant à equite-diversite-inclusion@usherbrooke.ca.