Foire aux questions

Journée du personnel 2019

Inscription

Dois-je absolument remplir le formulaire d’inscription pour participer à la Journée du personnel?

OUI. Il est nécessaire de remplir le formulaire électronique pour s’inscrire à la Journée du personnel. Pour les activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h), AUCUNE nouvelle inscription ne sera acceptée après la date limite du jeudi 18 avril 2019.

Si vous souhaitez seulement participer au grand rassemblement du midi et/ou au 4 @ 6, il vous est possible de le faire. Vous aurez l'occasion d'inscrire vos préférences dans le formulaire diffusé sur dans la rubrique « Inscription ».

Je ne sais pas encore si je vais être en mesure de participer ou non aux différentes activités de la Journée du personnel. Dois-je tout de même remplir le formulaire avant la date limite d’inscription?

OUI. Si vous souhaitez participer à la Journée du personnel, mais que vous n’êtes pas 100 % certaine ou certain d’être disponible, veuillez tout de même procéder à votre inscription au moyen du formulaire électronique d’ici le jeudi 18 avril 2019 diffusé dans la rubrique « Inscription ». S’il y a lieu, vous pourrez annuler votre inscription ultérieurement en écrivant à journee-du-personnel@USherbrooke.ca. Après la date limite du jeudi 18 avril 2019, aucune nouvelle inscription ne sera acceptée pour les activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h).

Vous aurez tout de même l'occasion de nous signifier votre présence au grand rassemblement du midi et/ou au 4 @ 6 suite à la date limite d'inscription du 18 avril grâce à un formulaire à cet effet qui sera mis en ligne à cette même date.

Je serai disponible seulement une partie de l’après-midi. Puis-je tout de même m’inscrire à la Journée du personnel?

OUI. Certaines activités sportives et culturelles auront lieu de 13 h 30 à 14 h 30 et d’autres de 14 h 45 à 15 h 45. Ainsi, en fonction des besoins de votre unité administrative et de vos disponibilités, vous avez la possibilité de vous inscrire à une seule activité à la carte, soit au début ou à la fin de l’après-midi.

De plus, si vous souhaitez seulement participer au grand rassemblement du midi et/ou au 4 @ 6, il vous est possible de le faire. Vous aurez l'occasion d'inscrire vos préférences dans le formulaire diffusé dans la rubrique « Inscription ».

Puis-je m'inscrire à différentes activités en fonction des scénarios beau temps ou pluie?

OUI. Le formulaire d’inscription pour les activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h) repose sur un double scénario, avec des choix à faire en situation de beau temps et de pluie. Si vous souhaitez par exemple vous inscrire à l'activité de yoga en situation de beau temps (à l'extérieur), mais qu'en situation de pluie, vous préférez plutôt vous inscrire à l'activité de danse swing, il vous sera possible de le faire dans le formulaire. Veuillez consulter la programmation pour prendre connaissance de la description de chacune des activités et établir vos préférences.

Après avoir soumis mon formulaire d'inscription en ligne, puis-je modifier mon choix d'activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h) pendant la période d’inscription?

OUI, il est possible de modifier votre choix d’activités à la carte durant la période d’inscription (du 8 au 18 avril) en remplissant à nouveau le formulaire en ligne. Toutefois, prenez note que le comité organisateur tient compte de la date de réception du formulaire pour faire l’attribution des activités en fonction de l’offre et de la demande (nombre de places limités dans certains cas). Ainsi, c’est la date de réception de votre dernier formulaire soumis qui sera prise en compte.

Puis-je modifier mon choix d’activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h) après la période d’inscription ?

Aucune nouvelle inscription aux activités à la carte ne sera acceptée après la date limite du 18 avril. Si vous ne pouvez prendre part aux activités auxquelles vous serez inscrite ou inscrit, veuillez nous en aviser en écrivant à journee-du-personnel@USherbrooke.ca.  

J'aimerais m'inscrire en tant que «membre de l'équipe terrain», mais j'aimerais en savoir davantage sur le rôle attendu.

Le comité organisateur aura certainement besoin de volontaires afin de l'aider à contribuer au bon fonctionnement de la journée. Si vous le souhaitez, vous pourrez aider à la coordination, à l'animation ou à la logistique des activités à la carte (entre 13 h 30 et 16 h). Vous pouvez vous inscrire au sein de cette équipe à l'aide du formulaire « Membre de l'équipe terrain ». À même ce formulaire, vous pourrez indiquer vos préférences pour les différentes affectations prévues.

J’ai été désignée personne répondante au sein de mon unité pour la Journée du personnel. Puis-je participer aux activités et dois-je moi aussi remplir un formulaire d’inscription?

OUI. Vous avez la possibilité de vous inscrire à l’événement comme participante ou participant aux différentes activités ou encore comme «membre de l’équipe terrain» pour aider au bon déroulement des activités.

Votre rôle à titre de personne répondante consiste surtout à assurer la promotion de l’évènement et à mobiliser les membres de votre équipe pour favoriser la participation. Aussi, à recueillir les questions, les commentaires et les suggestions de vos collègues en faisant le lien avec le comité organisateur.

Quand et comment recevrais-je une confirmation de mon inscription aux différentes activités?

D’ici le vendredi 17 mai 2019, le comité organisateur confirmera par courriel à chaque participante et participant son inscription aux différentes activités, et ce, en fonction des deux scénarios (beau temps / pluie). Dans le cas des activités à la carte ayant une capacité d’accueil limité, les places seront attribuées en fonction de la date d’inscription.

Le choix du scénario extérieur (beau temps) ou intérieur (pluie) sera confirmé le mardi 21 mai 2019 en après-midi. Un courriel sera transmis aux participantes et participants et l'information sera annoncée sur la page Web suivante : https://www.usherbrooke.ca/personnel/journee-du-personnel/

Est-il possible de m’inscrire à la Journée du personnel après la date limite du 18 avril?

OUI. Après la date limite d’inscription du 18 avril 2019, il n’est plus possible de s’inscrire aux activités sportives et culturelles à la carte (de 13 h 30 à 16 h).

Toutefois, jusqu’au 16 mai 2019, à 17 h, il demeure possible de s’inscrire à cette partie de la journée à titre de« membre de l’équipe terrain » (aide à la coordination, à l'animation ou à la logistique). Le comité organisateur aura en effet besoin de volontaires pour contribuer au bon déroulement de l'évènement.

Il demeure également possible de confirmer sa participation aux deux activités principales de la Journée du personnel, soit le Grand rassemblement du midi (de 12 h à 13 h 30 avec dîner communautaire et photo de groupe) de même qu’au 4 @ 6 (de 16 h à 18 h avec groupe de musique, rafraîchissements et grignotines). Merci de confirmer votre présence à ces deux activités d’ici le 16 h mai 2019, à 17 h, pour nous aider à bien évaluer le nombre de convives.

Accédez à la rubrique « Inscription » pour remplir le formulaire en ligne.  

Admissibilité

Qui peut participer à la Journée du personnel?

  • L'événement s'adresse à tous les membres du personnel (à l’exception des ressources étudiantes occasionnelles). Toutefois, des personnes salariées peuvent devoir demeurer en poste afin de maintenir les services requis au sein des facultés, centres, instituts et services. Afin de favoriser la participation, il est possible de s'inscrire à certaines parties de la journée.
  • Pour le personnel du Campus de Longueuil, un transport nolisé sera organisé afin de faciliter les déplacements. Plus de détails » 
  • Nous vous invitons à prendre connaissance de l’avis de libération du personnel.

Je fais partie du personnel chargé de cours, mais je n’ai pas de charge de cours durant le trimestre d’été. Puis-je tout de même participer à la Journée du personnel?

OUI. L’événement s’adresse à tous les membres du personnel de l’UdeS (à l’exception toutefois des ressources étudiantes occasionnelles). Bienvenue à toutes et à tous!

Je travaille à l’UdeS à temps partiel, mais selon mon horaire de travail régulier, je ne travaillerai pas lors de la Journée du personnel. Puis-je tout de même participer aux activités?

OUI. Même si vous ne travaillez pas le mercredi 22 mai selon votre horaire de travail, nous espérons que vous profiterez de votre temps personnel pour participer activement aux diverses activités offertes. Toutefois, la libération du personnel (avec maintien de la rémunération) ne s’appliquera pas à votre situation.

Libération du personnel

Consulter l'avis de libération du personnel

Je ne désire pas participer à la Journée du personnel au cours l’après-midi. Puis-je tout de même bénéficier d’une libération?

NON. Vous pouvez prendre part à la Journée du personnel de deux façons : comme participante ou participant aux activités ou comme membre de l’équipe terrain pour assurer le bon déroulement de l’événement. Dans les deux cas, vous devez vous inscrire au moyen du formulaire électronique diffusé dans la rubrique « Inscription ». Les employées et employés qui ne désirent pas prendre part à l’événement assureront le maintien des services au sein de leur unité administrative en demeurant en poste.

Quel « code d’absence » dois-je inscrire sur ma feuille de temps pour la Journée du personnel?

Le personnel de soutien qui sera inscrit à la Journée du personnel et qui remplit une feuille de temps pourra inscrire sur cette dernière le code « 997 événement institutionnel » (Journée du personnel).

Est-ce qu’il y aura une prise de présence à chacune des activités?

OUI. Afin de mesurer la participation, les présences seront prises lors des activités se déroulant entre 13 h 30 et 16 h. Il n’y aura pas de prise de présence au rassemblement du midi ainsi qu’à l’activité de clôture (4 @ 6).

Transport et stationnement

Est-ce qu’un transport est organisé en provenance du Campus de Longueuil pour se rendre au Campus principal?

OUI. L’équipe du Service d’appui au Campus de Longueuil offrira, en fonction du taux de participation, un transport en autobus (nolisé). Comme cela a été fait lors de certains événements institutionnels, un bref arrêt à Richelieu, près de l’autoroute 10, pourra être envisagé afin d’accommoder les collègues qui souhaiteraient prendre l’autobus à cet endroit.

  • Heure de départ en matinée du Campus de Longueuil : 10 h
  • Heure de départ en fin de journée du Campus principal : 18 h

Inscriptions pour le transport Longueuil – Sherbrooke : UdeS.Longueuil@USherbrooke.ca.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions, nous vous invitons à contacter la personne répondante pour la Journée du personnel 2019 désignée pour le Campus de Longueuil : Karine Cousineau.

Est-ce qu’un transport est organisé en provenance du Campus de la santé?

Le minibus 53 de la Société de transport de Sherbrooke relie déjà le Campus de la santé au Campus principal. Lorsque possible, nous encouragerons les membres du personnel à y avoir recours ou encore à favoriser le covoiturage.

Exceptionnellement, afin de faciliter les déplacements, notez que le stationnement du Campus principal sera sans frais de 11 h 45 à 18 h 30 pour la durée de l'événement.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions, nous vous invitons à contacter la personne répondante pour la Journée du personnel 2019 au sein de la Faculté de médecine et des sciences de la santé : Henri Derome.

Pour le personnel qui travaille à l’extérieur du Campus principal, est-ce que des mesures sont prévues pour le stationnement?

OUI. Exceptionnellement, afin de faciliter les déplacements, le stationnement du Campus principal sera sans frais de 11 h 45 à 18 h 30 pour la durée de l'événement.

Aucun parc de stationnement ne sera réservé pour les participantes et participants à la Journée du personnel. Vous avez donc la possibilité de garer votre véhicule à l’emplacement de votre choix.

Formation des équipes

Pour les activités d’équipe organisées dans le cadre de la Journée du personnel, devons-nous faire une « inscription d’équipe »?

NON. Les inscriptions aux diverses activités se font sur une base individuelle, mais vous pouvez certainement inciter les membres de votre équipe à s’y inscrire également.

Pour les activités d’équipe, comment les équipes seront-elles formées?

La formation des équipes se fera sur place au début des activités. Les participantes et participants seront invités à former les équipes avec un souci d’équilibre (calibre, expérience, etc.) et à profiter de l’occasion pour rencontrer de nouveaux collègues. Dans cet esprit, il sera recommandé (mais non imposé) de former des équipes sur place avec des collègues provenant de différentes unités administratives.

Double scénario (Beau temps/pluie)

Puis-je faire mon choix d’activité en fonction des conditions météorologiques?

OUI. Le formulaire d’inscription pour les activités à la carte (de 13 h 30 à 16 h) repose sur un double scénario, avec des choix à faire en situation de beau temps et de pluie. Si vous souhaitez par exemple vous inscrire à l'activité de yoga en situation de beau temps (à l'extérieur), mais qu'en situation de pluie, vous préférez plutôt vous inscrire à l'activité de danse swing, il vous sera possible de le faire dans le formulaire. Veuillez consulter la programmation pour prendre connaissance de la description de chacune des activités et établir vos préférences.

Est-ce que l'événement aura lieu en cas de pluie?

OUI. Peu importe les conditions météorologiques, l'événement aura lieu. En cas de pluie, les activités extérieures seront relocalisées à l'intérieur. Le choix du scénario extérieur (beau temps) ou intérieur (pluie) sera confirmé le mardi 21 mai 2019 en après-midi. Un courriel sera transmis aux participantes et participants et l'information sera annoncée sur la page Web suivante : https://www.usherbrooke.ca/personnel/journee-du-personnel/

Comment savoir quel sera le scénario retenu lors de la Journée du personnel?

Le choix du scénario extérieur (beau temps) ou intérieur (pluie) sera confirmé le mardi 21 mai 2019 en après-midi. Un courriel sera transmis aux participantes et participants et l'information sera annoncée sur la page Web suivante :

https://www.usherbrooke.ca/personnel/journee-du-personnel/

Quoi porter et apporter

Nous vous invitons à consulter la page « Programmation » pour y repérer les consignes relatives à chacune des activités.

Commentaires et suggestions

J’aimerais transmettre des commentaires et des suggestions au comité organisateur pour l’édition 2019 ou en vue des éditions suivantes. Comment procéder?

Vous pouvez transmettre vos commentaires et suggestions de trois façons :

  • en répondant au sondage qui sera transmis après l’événement à l’ensemble des participantes et participants