Rôle et responsabilités de l'ombudsman

Le rôle de l’ombudsman des étudiantes et des étudiants consiste principalement à intervenir dans les situations qui lui sont soumises et qui pourraient contrevenir ou qui contreviennent aux droits des étudiantes et étudiants afin de tenter de résoudre ces situations au moyen de démarches de conciliation, et ce, avant d’entreprendre une démarche d’intervention formelle.

Lors de son intervention, l’ombudsman considère les responsabilités qui incombent aux étudiantes et aux étudiants, tels que définis dans, dans les politiques, les règlements et les directives de l’Université ainsi que dans la Déclaration des droits et responsabilités des étudiantes et des étudiants.

Les services de l’ombudsman ne se substituent pas aux mécanismes internes de règlement des plaintes définis dans les politiques, les règlements et les directives en vigueur. Ainsi, l’ombudsman laisse les mécanismes prévus suivre leur cours et n’intervient que lorsque les recours existants sont épuisés ou lorsque les personnes impliquées ne sont pas en mesure de résoudre la situation en litige eu égard aux droits des étudiantes et des étudiants tout en considérant les responsabilités qui leur incombent.

À l’égard des étudiantes et des étudiants et aussi des autres membres de la communauté universitaire quant aux droits des étudiantes et des étudiants, les responsabilités de l’ombudsman des étudiantes et des étudiants consistent à :

  • orienter l’étudiante ou l’étudiant ou tout autre membre de la communauté universitaire qui le consulte du contenu et de la portée des règlements, des politiques et des procédures institutionnelles de l’Université, et plus particulièrement sur les droits et les obligations qu’ils comportent;
  • informer l’étudiante ou l’étudiant ou tout autre membre de la communauté universitaire qui le consulte de l’existence de la Politique sur la promotion des droits fondamentaux des personnes et la prévention de toute forme de harcèlement et de discrimination (Politique 2500-015), au besoin, et la diriger ou le diriger vers les ressources appropriées, tel que le requiert l’application de cette politique;
  • référer, le cas échéant, l’étudiante ou l’étudiant ou tout autre membre de la communauté universitaire qui le consulte vers les ressources appropriées et l’informer des procédures existantes;
  • conseiller et aider l’étudiante ou l’étudiant ou tout autre membre de la communauté universitaire qui le lui demande dans l’analyse d’un problème, la détermination des enjeux, la recherche et l’évaluation des actions appropriées;
  • offrir du coaching à l’étudiante ou à l’étudiant ou à tout autre membre de la communauté universitaire qui le lui demande sur la façon d’aborder et de régler un problème;
  • intervenir de façon diligente afin de faire le point sur une situation problématique et d’aider les personnes impliquées à la résoudre;
  • utiliser une approche de résolution de conflits, basée sur le dialogue de manière à  favoriser une réconciliation des parties, lorsque les parties y consentent;
  • analyser les causes des différends et formuler, au terme de sa cueillette et de son analyse d’information, ses recommandations aux personnes directement visées, au personnel de direction et aux instances appropriées afin de prévenir ou de corriger des situations qui contreviennent aux droits des étudiantes et des étudiants tout en considérant les responsabilités qui leur incombent;
  • contribuer à l’amélioration des pratiques universitaires par la formulation de propositions de modifications aux politiques et règlements afin d’éviter la récurrence de situations préjudiciables.

L’ombudsman dispose du droit d’obtenir toute information nécessaire au traitement des cas qui lui sont soumis en communiquant directement avec les personnes concernées, dans le respect des obligations de l’Université à l’égard du droit d’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

L’ombudsman peut compter sur la collaboration de toutes les personnes directement ou indirectement concernées pour lui fournir les informations nécessaires au traitement des cas qui lui sont soumis.