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À la suite d'un rigoureux processus mené par un comité d'évaluation
indépendant
La Coopérative se voit confier
les services de librairie dès le 1er juin
ROBIN RENAUD
La Coopérative de l'Université de Sherbrooke a remporté le processus
d'appel de propositions lancé en vue de l'attribution des services de
librairie sur ses campus de Sherbrooke. Elle succédera dès le 1er juin à la
Biblairie GGC. Le conseil d'administration de l'Université s'est prononcé le
24 avril en faveur de la soumission déposée par la Coopérative.
Avant d'en arriver à ce résultat, les soumissions ont été scrutées à la
loupe par un comité d'évaluation des propositions supervisé par les Services
auxiliaires et le Service des finances, et au sein duquel siégeaient
plusieurs représentants de la communauté universitaire issus de diverses
unités administratives, facultés et associations étudiantes.
«L'appel de propositions comportait quatre composantes d'évaluation :
prix, qualité, loyer et partenariat. Ces composantes étaient elles-mêmes
subdivisées en 18 éléments d'analyse comprenant un total de 115 points»,
explique Gilles Bilodeau, directeur des Services auxiliaires, pour illustrer
la démarche ayant conduit à l'octroi du contrat. Les trois premières
composantes ont d'abord été évaluées par le comité, tandis que la dernière a
été évaluée par le comité de direction, comme ce fut le cas pour l'achat
d'ordinateurs, par exemple.
Un comité d'évaluation piloté par
Danielle Barrette, chef de division des Services à la communauté, a tenu
compte de cette série d'éléments pour faire sa recommandation au comité de
direction. Ce dernier devait faire sa propre analyse et ensuite transmettre
sa recommandation au conseil d'administration. Ce comité regroupait des
représentants du Service des bibliothèques et du Service des finances ainsi
que des facultés suivantes : Médecine et sciences de la santé, Éducation
physique et sportive, Sciences et Droit. Un représentant du REMDUS siégeait
également au comité, tandis que la FEUS, bien qu'invitée à y prendre part,
n'a pas participé à l'exercice.
L'échéancier des travaux du comité s'est étendu sur plusieurs mois. La
préparation des documents a débuté à la fin de 2006, tandis que l'appel de
propositions a été lancé le 31 janvier.
5 groupes, 2 soumissionnaires
Le 20 février, une rencontre avec cinq fournisseurs potentiels ainsi
qu'une visite des lieux a été effectuée. Parmi les cinq organismes invités,
seuls deux ont décidé de déposer une proposition. L'ouverture des
soumissions a eu lieu le 16 mars, puis l'analyse des propositions et
présentations des soumissionnaires au comité d'évaluation a pu se faire au
début d'avril.
Plusieurs critères ont été pris en compte dans l'évaluation des deux
soumissions, ajoute Gilles Bilodeau. Parmi ceux-ci figuraient notamment la
politique de prix de vente des livres obligatoires et celle des livres de
culture générale; la politique de prix de vente des articles de papeterie,
des fournitures et du matériel pédagogique; les systèmes d'inventaire et de
classement des livres; le profil d'aménagement des locaux et des espaces;
les investissements prévus, la présence régionale, la qualification et
l'expérience du personnel; les heures d'ouverture des points de service; la
question du loyer et des redevances; ainsi que les modalités de la
participation à la vie communautaire universitaire.
Le 16 avril, une rencontre du comité
d'évaluation a conduit au dépôt et à la présentation au comité de direction
de la recommandation. Enfin, le 24 avril, la recommandation, validée par le
comité de direction de l'Université, a été soumise au conseil
d'administration, qui l'a autorisée à son tour.
La Coopérative
La Coopérative de l'Université de Sherbrooke est déjà à l'œuvre sur le
campus depuis quatre décennies. Actuellement, elle offre des services
d'informatique et de dépanneur, et elle couvre le secteur du matériel
promotionnel à l'effigie de l'Université. Elle agrandira donc son offre de
service dans le secteur de la librairie-papeterie, à compter du 1er
juin. Le mois de mai doit permettre d'assurer la transition entre les deux
concessionnaires.
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