Liaison, 11 janvier 2007

SYGES : pour mieux servir les étudiants des
cycles supérieurs, de l'admission au diplôme

Un nouveau système informatique pour la gestion des
dossiers étudiants aux 2e et 3e cycles est en développement

ROBIN RENAUD

L'objectif d'accueillir davantage d'étudiants aux cycles supérieurs que s'est donné il y a quelques années l'UdeS a été brillamment atteint. En effet, de 2001 à 2005, le nombre d'inscriptions a augmenté de 36 % à la maîtrise et de 55 % au doctorat, avec pour conséquence que les facultés doivent désormais gérer un volume considérablement plus important de dossiers étudiants. Or ces dossiers sont d'une grande complexité puisque les cheminements aux cycles supérieurs sont très variés, voire personnalisés dans certains programmes.

Devant l'accroissement de la charge de travail, deux facultés (Sciences et Lettres et sciences humaines) ont obtenu un soutien financier dans le cadre du Programme de soutien à la qualité de l'encadrement aux études supérieures de type recherche pour développer des applications informatiques maison pour gérer leurs dossiers étudiants aux cycles supérieurs.

Lors d'une présentation de ces applications aux sept autres facultés, ces dernières ont souhaité une application similaire et en ont fait la demande au vice-recteur aux études supérieures.  C'est à ce moment que la direction de l'Université a mandaté le Service des technologies de l'information (STI) pour développer pour l'ensemble des facultés un système intégré de gestion informatisée du dossier étudiant aux études supérieures, dénommé SYGES.

Dossiers complexes

La gestion des dossiers étudiants aux études supérieures demande un niveau de détail plus grand que ce que permet le SIIG. Par exemple, il est nécessaire non seulement de pouvoir identifier un directeur de recherche, un sujet, les différentes étapes à évaluer pour la réalisation d'un programme de maîtrise ou de doctorat, la composition d'un jury, d'une recherche,  mais également de pouvoir assurer un suivi de la progression de chaque étudiant dans son programme. C'est ce que vise le SYGES!

Le SYGES prévoit aussi une automatisation d'une partie de la correspondance destinée aux divers intervenants, ce qui permettra d'alléger la charge administrative du personnel qui gère les opérations liées aux étapes d'évaluation.

Produit paramétrable et extensible

Avec le SYGES, l'Université souhaite offrir aux facultés un outil qui répond véritablement à leurs besoins. C'est ainsi que deux comités ont été mis en place.  Le premier en est un de gestion; il réunit le vice-recteur aux études supérieures, les vice-doyens responsables des études supérieures de chaque faculté, le directeur du STI, le chef de division du STI, la chargée de projet et l'adjointe au vice-recteur. Il a pour mandat de soutenir le projet et de favoriser la participation intrafacultaire à la description des processus administratifs et aux diverses consultations, et de prendre des décisions par rapport au processus. Le second comité en est un de travail; il est composé de la chargée de projet, de l'adjointe au vice-recteur et des répondantes facultaires. Il a le mandat de participer à l'analyse détaillée du futur système, de consulter les commis académiques, de rapporter les pratiques facultaires, d'identifier le dénominateur commun et de soumettre des propositions au comité de gestion pour décisions.  Parce que l'expérience développée par les facultés des Sciences et des Lettres et sciences humaines est primordiale, deux des trois répondants du comité de travail proviennent de ces deux facultés et la troisième provient de la Faculté de génie, qui s'est portée volontaire pour la première phase de développement du SYGES.

À terme, le projet du SYGES devrait permettre d'améliorer la systématisation de la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants inscrits aux études supérieures en ajoutant de l'information qui leur est propre. Les concepteurs prévoient également faciliter l'intégration future de nouveaux services destinés à ces étudiants ainsi qu'aux personnes qui gèrent leur dossier. Le SYGES doit faciliter le suivi et l'encadrement des étudiantes et étudiants en vue d'accroître le taux de réussite des études dans les délais prescrits.  Le SYGES pourra également traiter les dossiers des stagiaires postdoctoraux.

Favoriser la réussite

En permettant un meilleur suivi individualisé, le SYGES favorisera le taux global de réussite dans les programmes aux cycles supérieurs. Lorsqu'il sera complété, le système devra couvrir toutes les facettes du dossier des étudiantes et étudiants aux 2e et 3e cycles et des stagiaires postdoctoraux. Il traitera le processus depuis l'admission jusqu'à l'obtention du diplôme. Le SYGES effectuera un bon suivi des diverses échéances et permettra de détecter rapidement les écarts et de les signaler aux intervenantes et intervenants. Ceux-ci pourront alors réajuster la progression de l'étudiante ou de l'étudiant et ainsi limiter les impacts sur le déroulement des études vers la réussite.

Un système stratégique

Système stratégique pour l'Université, le SYGES sera intégré au système clientèle étudiante et représente un effort significatif visant une saine gestion des dossiers étudiants aux cycles supérieurs.

«En résumé, le SYGES doit permettre d'obtenir de manière facile, autonome et conviviale des données de gestion aussi complètes que possible pour pouvoir faire des analyses détaillées et prendre des décisions éclairées», explique le vice-recteur aux études supérieures et à la formation continue, Denis Marceau. «Il permettra en outre de saisir un dossier complet pour chaque étudiant contenant toute l'information le concernant, pouvant même couvrir les sources de soutien financier.»

Le SYGES permettra aux facultés d'exploiter des méthodes et procédés communs pour le traitement des dossiers des étudiantes et étudiants aux études supérieures et ainsi de travailler ensemble à améliorer le traitement des dossiers et l'encadrement des personnes inscrites aux programmes de maîtrise et de doctorat.

«Notre but est d'offrir un système de gestion qui soit souple, simple, convivial, performant et évolutif pour permettre un suivi de qualité des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs», conclut Denis Marceau.

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