L'implantation de SOFE : une réussite
JULES CHASSÉ
Collaboration spéciale
Le 15 juin, la direction du Service des finances recevait une
cinquantaine de personnes ayant participé de près à la réalisation du projet
de conversion technologique du système financier Exagon afin de souligner
cette grande réussite collective.
Implanté en juin 1997, le système financier Exagon venait prendre la
relève d'un système développé localement en offrant comme fonctions
principales la capacité d'assurer en temps réel la gestion globale des
opérations et la possibilité de rendre plus autonomes les facultés et
services dans la réalisation de leurs transactions financières. Six ans plus
tard, le 28 avril 2003, le Conseil d'administration approuvait un projet de
conversion technologique du système Exagon dont les objectifs principaux
visent à remplacer sa plate-forme technologique afin d'assurer son évolution
dans un environnement Web, tout en permettant d'améliorer sa convivialité et
de renforcer l'efficacité de son module Achats. Pour souligner ce
renouvellement technologique, le système sera dorénavant désigné sous
l'appellation SOFE.
Partenariat
La conversion du système Exagon à l'environnement SOFE s'est effectuée en
partenariat avec la firme Exagon inc., qui avait la responsabilité des
développements informatiques, tandis que l'équipe du Service des finances
assumait le déploiement des nouvelles applications. «En cohérence avec le
Plan stratégique de l'Université, nous avons choisi de nous associer
avec une jeune entreprise dynamique que nous connaissions bien même si cela
comportait un certain risque, indique Luce Samoisette, rectrice adjointe et
vice-rectrice à l'administration. Les résultats obtenus sont conformes aux
objectifs fixés et nous ont permis d'améliorer les services rendus aux
facultés et aux services, à un coût très inférieur aux autres solutions
considérées.» Elle ajoute : «La réalisation de ce projet va également
favoriser la pérennité du système financier en facilitant son évolution face
aux besoins futurs et aux changements technologiques inévitables.»
Le système SOFE a été déployé en trois livraisons, de façon à faire
profiter le plus rapidement possible les facultés et les services des
améliorations qui étaient apportées à l'ancien système Exagon. Sur le plan
organisationnel, la stratégie adoptée visait à réduire les impacts de
l'implantation du système SOFE sur le fonctionnement du Service des
finances, des facultés et des autres services, et à minimiser les efforts de
formation. Du point de vue technologique, le principal défi du projet
consistait à faire fonctionner en parallèle et à synchroniser deux bases de
données comportant des milliers de transactions.
Projet exemplaire
Le vice-recteur aux études et vice-recteur aux ressources
informationnelles, Martin Buteau, responsable du projet SOFE auprès de la
direction de l'Université, souligne avec plaisir la conclusion heureuse de
cette initiative institutionnell : «Comme professeur en systèmes
d'information, je suis à l'aise de qualifier SOFE de projet exemplaire et de
référence pour l'étude pratique de l'implantation de systèmes d'information
dans une grande organisation. Pour justifier cette évaluation, que dire de
plus si ce n'est que le projet a été réalisé selon le budget prévu et dans
le respect de l'échéancier établi au départ, grâce notamment à l'implication
dynamique des utilisatrices et utilisateurs et à un plan de formation bien
articulé!»
Quelques statistiques
Le projet SOFE s'est déroulé sur une période de 20 mois, de mai 2003 à
mars 2005. L'équipe d'Exagon inc. a consacré quelque 2775 jours/personne aux
développements informatiques. De son côté, l'Université a investi environ un
million de dollars pour la mise au point du nouveau système et la mise en
place de l'architecture technologique. Le déploiement des nouvelles
applications a touché 1500 utilisatrices et utilisateurs dont quelque 600
réguliers. L'effort de formation a représenté quelque 600 jours/personne
pour l'ensemble du personnel des facultés et services.
Pour Richard Levesque, chef de projet pour la firme Exagon, la réussite
du projet s'explique par la synergie remarquable qui s'est créée avec
l'équipe du Service des finances. «J'ai participé à plus de 300 projets
d'implantation dans ma carrière, et celui de l'Université de Sherbrooke m'a
apporté le plus de satisfaction», ajoute-t-il. Pour sa part, Lynda
Beauregard, chef de projet pour l'Université, tient à souligner le fait
qu'il s'agit avant tout d'une grande réussite collective : «C'est grâce à la
participation généreuse du personnel des facultés et services, à la
complicité établie avec l'équipe exceptionnelle de la firme Exagon, au
soutien du Service des technologies de l'information et à l'engagement de
tous les instants de l'équipe du Service des finances que nous avons pu
implanter ce nouveau système avec succès et avec le minimum d'inconvénients
pour nos usagères et usagers. Je les remercie toutes et tous pour leur
contribution passée et pour celle qu'ils voudront bien nous accorder afin
que nous puissions maintenir ce système conforme aux besoins de la
communauté universitaire», conclut-elle.
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