La formation continue non créditée aura un nouveau système

Karyne Meunier, conseillère au projet Véo, est impliquée sur plusieurs des chantiers du projet, dont celui de la formation continue non créditée. Elle nous explique les différentes étapes de ce chantier ainsi que son rôle au sein de l’équipe Véo.

Depuis janvier 2013, Karyne Meunier s’est jointe à l’équipe du projet Véo à titre de conseillère à temps plein.  Madame Meunier cumule dix ans d’expérience au sein de l’Université.  Elle occupe depuis 2005 le poste de Coordonnatrice à la Faculté d’éducation pour le département en psychoéducation. Ayant toujours eu à cœur l’optimisation du processus de gestion du dossier étudiant, madame Meunier a été interpellée par l’affichage du poste de conseillère au lancement du projet.  « Dès mon arrivée à la Faculté d’éducation, je me suis intéressée à revoir les processus de gestion cherchant à les faciliter. J’ai présenté au département et à la Faculté de nouvelles façons de faire qui ont été mises en application depuis. Pouvoir être impliquée de près au projet était pour moi une opportunité », explique madame Meunier.

Madame Meunier a l’avantage de bien comprendre la réalité et les besoins des étudiants. Diplômée d’un baccalauréat en psychoéducation et d’un MBA de l’Université de Sherbrooke, elle est présentement étudiante au Centre universitaire de formation en environnement et développement durable (CUFE).  Ce qui lui vaut un atout pour son rôle de conseillère au projet Véo puisqu’elle doit principalement représenter les besoins des usagers du système, autant du côté du personnel administratif de l’Université que celui des étudiants.

Elle est impliquée sur plusieurs des chantiers du projet Véo dont le chantier de la formation continue non créditée. Elle collabore étroitement avec les autres membres de l’équipe du projet (architectes d’affaires, analystes d’affaires, divers conseillers, partenaires, etc.) et est présente à toutes les étapes de développement de chacun des chantiers pour lesquels elle est sollicitée.

« Considérant mon expérience de travail et étudiante dans plusieurs facultés qui présentent des modes de gestion centralisée et décentralisée, impliquant les campus de Sherbrooke et Longueuil et l’ensemble des cycles d’études, cela me permet une compréhension du système et des processus d’affaires plus large et d’avoir une vision institutionnelle », précise madame Meunier.

Un tout nouveau système

Après avoir franchi les étapes d’analyse des besoins, d’architecture, de la cartographie des processus et des maquettes fonctionnelles, le système de gestion dédié à la formation continue non créditée dont le déploiement est prévu pour juin est présentement en période de tests auprès des usagers.  Une étape importante pour ce chantier.  « Ce chantier est d’autant plus intéressant puisqu’il s’agira d’un tout nouveau système pour la formation continue non créditée.  L’Université utilise actuellement un système externe au SIIG pour la gestion des dossiers des participants à des formations non créditées.  Avec Véo, l’information sera centralisée dans un seul système.  Un étudiant par exemple à la maîtrise qui décide de suivre une formation de perfectionnement au Centre universitaire de formation continue (CUFC) aura à un seul endroit toutes ses informations », souligne madame Meunier.

Particularités du nouveau système

Selon madame Meunier, le nouveau système de gestion pour la formation continue non créditée apportera de nombreux avantages. Elle insiste sur l’une des particularités de ce nouveau système, son potentiel de paramétrage.  « Nous avons considéré l’ensemble des besoins qui, vous le comprendrez, varie beaucoup d’une unité à l’autre.  Le CUFC n’a pas les mêmes besoins que le Centre de formation continue de médecine, ou l’Université du troisième âge par exemple. Ce qui est intéressant c’est que le personnel administratif de l’Université pourra paramétrer son outil en fonction de ses besoins et éventuellement, saisir d’autres opportunités de gestion offertes par le système. Le système a également pris en considération la formation sur mesure, la production automatisée d’attestation et d’autres outils de suivi qui sont actuellement hors système comme les sondages d’évaluation des formations.  Il permettra un suivi du cycle transactionnel de l’étape simple d’une demande d’information à la confirmation de l’activité de formation grâce à un seul tableau de bord ayant pour avantage de faciliter la tâche du personnel administratif », conclut madame Meunier.