Implantation prochaine de l’application Programmes d’études et activités pédagogiques (PAP)

Au cours de la semaine du 15 juin prochain, l’équipe du projet Véo complètera son premier chantier en procédant à l’implantation de l’application Programmes d’études et activités pédagogiques (PAP). Les membres du personnel qui créent et modifient des activités pédagogiques seront les premières personnes à utiliser l’application.

Pour vous permettre de mieux comprendre ce qui a été développé au cours des 18 derniers mois et avoir un avant-goût de ce qui sera proposé, nous avons rencontré Nathalie Couture, conseillère au projet Véo. C’est avec enthousiasme qu’elle nous explique son rôle et les différentes étapes qui ont été réalisées jusqu’à maintenant pour ce chantier.

« Comme conseillère, avec l’aide de l’architecte d’affaires et des analystes de l’équipe Véo,  je dois m’assurer de bien traduire les besoins d’affaires recueillis auprès de la communauté universitaire afin que les partenaires (STI et Exagon) développent une application qui répond aux besoins énoncés », explique Nathalie. Cette dernière connait bien les processus d’affaires de l’Université pour avoir participé au projet dès ses balbutiements lors du développement des grilles de besoins à titre de faculté représentante dans le cadre de son poste d’adjointe à la vice-doyenne aux études supérieures et à la recherche de la Faculté des lettres et sciences humaines. Elle a également collaboré au développement jadis des applications GEDA OnBase  et de SYGES (Système de gestion des études supérieures), ce qui l’a davantage sensibilisé aux différentes pratiques et processus d’affaires.

« En collaboration avec l’architecte d’affaires et les analystes, tant de l’équipe Véo que des partenaires, nous avons d’abord réalisé l’étape de l’architecture détaillée à partir de la grille des besoins que les facultés, les centres universitaires et les services ont transmise. Cette étape consiste à décrire comment l’application doit être conçue de manière à répondre à l’énoncé des besoins », raconte Nathalie. « L’architecture se réalise par des ateliers de travail, nous entamons l’énoncé morceau par morceau. C’est l’étape où il faut penser à tous les éléments des processus d’affaires pour répondre aux besoins autant des étudiants, des professeurs, des professionnels que du personnel de soutien de l’Université. »

L’architecture détaillée est l’assise de l’analyse fonctionnelle. « Avec les informations expliquées dans l’architecture détaillée, les partenaires nous présentent sur papier le fonctionnement de l’application.  L’équipe Véo, en collaboration avec les personnes désignées par les facultés, les centres universitaires et les services, doit prendre connaissance de cette analyse et s’assurer qu’elle reflète les besoins d’affaires et les processus de travail. »

Une fois l’étape de développement complétée, la phase des tests à l’interne par l’équipe Véo est entreprise, suivie des tests par les utilisateurs désignés. « Les tests nous permettent de peaufiner l’application et d’apporter des changements », souligne Nathalie.

Un travail d’équipe avant tout

Au cours de notre entretien, Nathalie insiste à plusieurs reprises sur l’importance et la force des équipes du projet Véo. « C’est l’équipe Véo qui fait en sorte qu’on obtient une application intéressante et qu’on assure le succès du projet. La mission de l’équipe est de s’assurer que les partenaires comprennent les besoins d’affaires énoncés par la communauté universitaire lors de leurs cueillettes. »

Lorsqu’elle mentionne l’équipe, elle insiste aussi pour souligner l’importance de l’implication de la communauté universitaire. Elle apprécie d’autant plus sa collaboration, car elle est consciente que les personnes désignées le font au travers de leurs tâches habituelles. « Je suis en quelque sorte sa porte-parole, sans l’équipe et sans la participation de la communauté, je ne pourrais pas faire mon travail de conseillère. Ils m’alimentent et c’est ainsi que je peux mieux les représenter », ajoute-t-elle. « Ce travail d’équipe permet d’amener le projet plus loin, de se questionner à nouveau et de s’assurer que le maximum de besoins soit comblé tout en éliminant le plus d’irritants possible du système actuel. »

PAP permettra de créer et modifier un programme

« En juin, nous connaîtrons le déploiement de PAP, accompagnée de formations et d’une gestion du changement. Ce qui sera très intéressant, c’est que l’on pourra créer les programmes et non seulement les activités comme on le fait présentement avec GAPP.  C’est la fondation du système, le contenu servira aussi aux autres domaines tels que l’inscription, l’admission, etc. » nous explique Nathalie.

En conclusion, parmi les grandes nouveautés du système, en plus de permettre la création des programmes, Nathalie insiste sur l’intelligence d’affaire de PAP et sa grande force pour la collaboration. « Ce sera une base de données commune centralisée avec de l’intelligence d’affaires. Toutes les personnes impliquées dans la création d’un programme pourront accéder à l’information en temps réel ce qui facilitera grandement le partage d’information. Par exemple, un responsable de programme qui créer un programme pourra inviter ses collègues à le consulter. Les collaborateurs pourront annoter directement dans l’application. Le système permettra, nous l’espérons, d’augmenter la qualité des données, d’éviter des doubles saisies et de réduire la redondance des informations et les contradictions. »