Accueillir un stagiaire de recherche de l'international

Informations importantes

Les professeurs souhaitant accueillir un étudiant qui provient d’une université étrangère pour un séjour de recherche ou pour un stage doivent considérer les faits suivants :

  • Au Canada, un stage ou un séjour de recherche est considéré comme un emploi même s'il y a absence de rémunération ou qu’il soit de courte durée (une bourse n’est pas une rémunération);
  • Un stagiaire doit s’informer lui-même des démarches à effectuer auprès de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour obtenir ses papiers légaux (visa, permis de travail, etc.);

Pour les stages de plus de 120 jours :

  • Le stagiaire qui doit obtenir un permis de travail pour effectuer son stage ou son séjour de recherche, se doit d’obtenir un numéro d’offre d’emploi. C’est l’ARIUS qui en fait la demande auprès de CIC et les frais de 230$ devront être couverts à même les fonds de recherche du professeur, de la faculté ou du programme.  Il est important de vérifier auprès de la direction de la faculté (vice-doyen au développement international ou vice-doyen à la recherche), quelle est l’instance qui doit assumer ces frais. Un numéro d’UBR pourrait être demandé. Il est interdit de facturer le stagiaire ou son établissement d’attache. La seule exception possible est lorsque l’organisme qui parraine le stagiaire couvre ces frais, comme le programme Mitacs ou le Programme des futurs leaders dans les Amériques (PFLA). Contacter l’ARIUS pour plus de détails;

Pour les stages ou les séjours de recherche de moins de 120 jours :

  • Le stagiaire qui effectue un stage de court terme (moins de 120 jours) n’a pas besoin de numéro d’offre d’emploi de la part de l’employeur. Toutefois, il est à noter que cette dispense de permis de travail n’est pas applicable aux étudiants internationaux réguliers inscrits dans des programmes avec stage (coopératif ou non).
  • De plus, si le séjour de recherche est prévu dans le cadre d’un séjour de plus de 120 jours au Canada : dans tous les cas, le stagiaire ou le chercheur doit s’assurer d’obtenir les autorisations nécessaires pour être en territoire canadien pour la durée totale prévue de son séjour, et ce avant d’entrer au pays.

Signature d’une convention de séjour de recherche ou de stage :

  • Les conventions sont nécessaires pour les procédures d’immigration et pour les assurances (accident de travail, responsabilité civile, etc.), il est donc important d’aviser l’ARIUS et l’adjoint(e) au vice-décanat de votre faculté si les dates de stage changent ou si le stage est prolongé. Dans ces deux cas, un avenant devra être signé par toutes les parties;
  • La majorité des établissements d’enseignement supérieur étrangers ont leur propre modèle de convention. Contacter l’ARIUS pour la rédaction d’une convention;
  • Selon les règlements de régie interne de l’UdeS, les conventions doivent être soumises pour vérification avant leurs signatures à l’ARIUS. Elles doivent être signées par des représentants autorisés dont la direction de l’ARIUS pour être valables. L’ARIUS se charge de compléter les signatures, de transmettre les conventions aux différentes parties et de diffuser aux intervenants impliqués à l’interne. 

Procédures à suivre par un professeur désirant accueillir un stagiaire

  1. Fournir une lettre d'acceptation (télécharger le modèle) au stagiaire invité avec les mentions spécifiques suivantes et la transmettre également à l’ARIUS : 
    • Lettre d'acceptation sur papier avec en-tête de l’Université
    • Coordonnées complètes du stagiaire (Nom, prénom, adresse)
    • Niveau d’étude du stagiaire (cycle d’études universitaire)
    • Dates exactes du début et de la fin du stage
    • Lieu où s’effectuera le stage
    • Sujet et objectifs du stage
    • Rémunération (s’il n’y a pas de rémunération, cela doit être précisé)
    • Signature manuscrite du professeur

    Prenez note que la lettre d’acceptation ne peut remplacer une convention de stage ou de séjour et la lettre peut être numérisée et expédiée par courriel.

  2. Compléter la section 3 du formulaire si vous souhaitez que l'ARIUS rédige la lettre d'acceptation. Dans le cas échéant, nous vous ferons suivre la lettre pour signature. Transmettre le formulaire à l’ARIUS une fois qu’il est complété par le stagiaire, l’établissement d’attache et par le responsable de la faculté (adjoint(e) au vice-décanat à la recherche).

Pour toutes questions, écrire à stage.intl@usherbrooke.ca