Dans le cadre de projets financés par les organismes subventionnaires fédéraux ou provinciaux, il se peut que des fonds soient échangés entre les universités. Deux cas sont possibles.

Une autre université envoie des fonds à l'Université de Sherbrooke

Le Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) offre un soutien aux chercheuses et aux chercheurs en ce qui concerne la négociation des ententes de transfert de fonds provenant d’autres universités.

Procédure

1. La professeure ou le professeur communique avec sa ou son collègue de l'autre Université pour lui demander de faire préparer une entente de transfert de fonds. C'est l'université qui envoie les fonds qui prépare l'entente. L’entente doit notamment stipuler:
   1. d’où proviennent les fonds (organisme subventionnaire);
   2. la période couverte par l’entente;
   3. le nom du professeur à qui s’adresse le transfert;
   4. le montant du transfert de fonds;
   5. la ventilation des dépenses admissibles (ex. 15 000 $ pour le salaire d'une ou d'un stagiaire postdoctoral).

2. L’entente de transfert de fonds doit être envoyée au SARIC, à l'attention de la personne responsable du transfert de fonds.
3. L’entente est vérifiée par la personne responsable du transfert de fonds. Ensuite, elle communique avec la professeure ou le professeur de l'UdeS pour approbation et signature.
4. La professeure ou le professeur signe l'entente et la retourne au SARIC, à l'attention de la personne responsable du transfert de fonds, qui obtient alors la signature de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable de la recherche, avant d'expédier l'entente à l’université qui versera les fonds.
5. Dès que la personne responsable du transfert de fonds a une copie comportant toutes les signatures requises, elle transfère le dossier à une technicienne d'administration du SARIC afin qu'elle ouvre un projet dans SOFE.
6. Lorsque le dossier est conforme (certificats d’éthique reçus), la technicienne transfert le dossier au Service des finances pour ouverture de l’UBR.

L'Université de Sherbrooke envoie des fonds à une autre université

Procédure

1. La professeure ou le professeur de l'UdeS qui désire envoyer des fonds dans une autre université doit remplir et soumettre une demande de transfert de fonds via SOFE.
2. Sur réception, le Service des ressources humaines et financières, après les vérifications d'usage, achemine une entente de transfert de fonds à l'autre université.
3. Sur réception de l'entente de transfert de fonds signée par l'autre université, l'UdeS émet le chèque.