Processus d'acquisition de biens et services

Des particularités importantes existent selon le type d'acquisition. Celles-ci sont résumées ci-dessous. Dans tous les cas, il est important de prendre connaissance de la Politique d'approvisionnement responsable de l'Université (2500-003). Les modalités administratives utiles aux acquisitions y sont présentées.

Achat au magasin d'une faculté

À ce jour, trois facultés ont un magasin où des réquisitions d'inventaire sont possibles :

  • Faculté de génie
  • Faculté de médecine et des sciences de la santé
  • Faculté des sciences (département de chimie)

Le document « Réquisition d'inventaire » permet aux usagers de lancer à même le système de gestion SOFE une commande à l'attention du magasin d'une faculté.

Achat ponctuel de 0 $ à 4 999 $ auprès d'un fournisseur externe

Il est fortement suggéré de procéder par l'émission d'un bon de commande formel avec la section des approvisionnements, et ce, en utilisant le " Document d'achat " du système de gestion SOFE. 

Toutefois, pour les achats PONCTUELS de moins de 5000 $, les requérantes et requérants peuvent procéder eux-mêmes à l'acquisition auprès d'un fournisseur, dans la mesure où les conditions suivantes sont respectées :

  • veiller à la conformité avec les règlements de l'Université;
  • veiller à la conformité avec les règles des organismes subventionnaires;
  • veiller à la disponibilité des fonds;
  • s'assurer que le bien ou le service acheté ne fait pas l'objet d'une entente avec un fournisseur;

    • la liste de ces ententes est disponible et tout achat faisant l'objet d'une entente doit obligatoirement procéder par celle-ci, donnant notamment accès à des prix avantageux. En cas de doute, consulter la personne ressource de votre secteur. 

Pour ce type d'achat, la professeure ou le professeur peut : 

  • faire une demande de remboursement dans le système de gestion SOFE (aussi appelé un rapport de dépenses), si elle ou il a assumé la dépense;
  • faire une demande de paiement dans le système de gestion SOFE si elle ou il reçoit une facture directement d'un fournisseur externe, que cette facture soit reliée ou non à un bon de commande.  

Achat récurrent de 0 $ à 4 999 $ auprès d'un fournisseur externe

Un achat RÉCURRENT de moins de 5 000 $ peut rapidement dépasser 5 000 $ au cours d'une année ou même sur une période de trois ans. Procéder alors par un "Document d'achat" du système de gestion SOFE pour en faire l'acquisition. Le personnel de la section des approvisionnements pourra prendre en charge tous les aspects du processus d'acquisition et ainsi s'assurer du respect des règles applicables.

Achat de 5 000 $ à 99 999 $ auprès d'un fournisseur externe

Les acquisitions entre 5 000 $ et 100 000 $ sont effectuées par le personnel de la section des approvisionnements. Ces personnes sont habilitées à procéder en respect des lois applicables selon le montant de l'achat. Procédez par un " Document d'achat " du système de gestion SOFE pour en faire l'acquisition. Pour accélérer les démarches, vous pouvez fournir avec votre document d'achat au moins deux soumissions provenant de deux fournisseurs indépendants, et ce, pour des produits comparables. 

Attention!  Tout achat s'approchant de 100 000 $ pourrait devoir être traité selon le processus d'acquisition des biens et services de plus de 100 000 $. Le cas échéant, le responsable de votre dossier vous contactera.

Dérogation - Il est possible d'obtenir une dérogation pour faire l'acquisition d'un bien ou d'un service directement d'un fournisseur, sans soumission d'un second fournisseur. Il faut dans ce cas obtenir une dérogation en bonne et due forme. Contactez votre personne ressource afin de savoir si votre achat est éligible à une dérogation et pour savoir comment procéder. 

Il est à noter que pour toutes les acquisitions de plus de 25 000 $ l'Attestation de Revenu Québec (ARQ) est obligatoire.

Achat de plus de 100 000 $

Un achat de 100 000 $ ou plus doit obligatoirement procéder par appel d'offres public, à la suite d'un affichage sur le système électronique d’appels d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Pour ce faire, la professeure ou le professeur devra préparer un devis décrivant en détail et selon le processus, ses besoins et le type d'équipement recherché.  Contactez votre personne ressource afin d'obtenir plus de détail sur le processus et pour la préparation du devis nécessaire à l'affichage de l'appel d'offres.

Dérogation - Dans des cas exceptionnels et bien documentés, il est possible d'obtenir une dérogation pour faire l'acquisition d'un bien ou d'un service de 100 000 $ ou plus, sans procéder par appel d'offres public. Il faut dans ce cas obtenir une dérogation en bonne et due forme.  Contactez votre personne ressource afin de savoir si votre achat est éligible à une dérogation et pour savoir comment procéder. 

Il est à noter que pour toutes les acquisitions de plus de 25 000 $ l'Attestation de Revenu Québec (ARQ) est obligatoire.

Achat ou importation d'un bien de l'extérieur du Canada

Toute marchandise, que ce soit un achat ou un don d'un collègue (souches, équipements, pièces, produits, etc.), en provenance de l'extérieur du Canada et livrée à l'Université de Sherbrooke constitue une importation effectuée par l'Université de Sherbrooke, et doit être déclarée à l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC). Vous devez aussi consulter la conseillère ou le conseiller en biosécurité AVANT de procéder à l’acquisition, l’importation, l’exportation ou au transfert d’un agent biologique réglementé. Veuillez vous référer à la page sur les procédures d'importations, et sur les procédures de biosécurité lors d'importations, pour connaitre les détails.

Prévoir le montant final de mon achat

Les rubriques suivantes vous permettront d'évaluer et de planifier l'impact monétaire net de certains achats sur vos enveloppes budgétaires :

  • Prévoir le montant net de taxes de mon achat;
  • Prévoir des frais de douanes;
  • Prévoir le montant en devises canadiennes mais attention, il n'est évidemment pas possible de prédire la fluctuation du dollar canadien par rapport aux autres devises. Ceci peut avoir un impact financier important alors que le taux de change peut changer entre le moment où l'achat est planifié dans vos budgets et le moment où le bon de commande est officiellement émis au fournisseur. 

Informations additionnelles

Vous pouvez aussi consulter les lignes directrices issues de la législation en matière d'acquisition de biens et services (voir le lien plus bas) pour d'autres détails. Pour toute question, veuillez vous référer à la personne ressource de votre secteur.