La section de l'approvisionnement du Service des ressources financières effectue les acquisitions requises par les unités administratives. Comme l'ensemble de la communauté universitaire, les chercheuses et chercheurs sont assujettis à la Politique d'approvisionnement responsable (2500-003), qui est conforme aux lois, politiques et directives ministérielles nous régissant. Cela implique que les budgets de recherche sont assujettis aux mêmes règles que l'ensemble des budgets de l'Université de Sherbrooke.

Avant d'engager toute dépense, assurez-vous que vous avez les autorisations nécessaires et que vous respectez les règles et les processus en vigueur.

Les chercheuses et chercheurs doivent suivre les Lignes directives issues de la législation en matière d'acquisition de biens et services et nous les invitons à contacter la personne ressource en approvisionnement de leur unité administrative, qui est là pour les conseiller et les accompagner dans leur processus d'acquisition.

Fondation canadienne pour l'innovation (FCI)

Les chercheuses et chercheurs qui bénéficient d'une subvention de la FCI sont invités à contacter la personne ressource en approvisionnement de leur unité administrative afin de planifier ce type d'acquisition dans le respect des normes universitaires.

Normes électriques

Toute acquisition d'appareil ou équipement électrique doit obligatoirement répondre aux Normes électriques autorisées.

Douanes et trafic

Vous devez remplir les formulaires de douanes pour tous biens acquis à l'extérieur du Canada (avec ou sans bon de commande). Vos conseillères et conseillers seront à même de vous expliquer les dérogations possibles prévues à la Politique d'approvisionnement responsable et établir avec vous la meilleure stratégie de négociation.

Disposition de biens pour les chercheuses et chercheurs

Les équipements de recherche et les équipements scientifiques ne sont pas assujettis à la Directive de disposition de biens (Directive 2600-240).

Dons offerts aux chercheuses et chercheurs

Les chercheuses et chercheurs qui reçoivent une offre de don doivent procéder selon la Politique d'acceptation de dons (Politique 2500-027) en vigueur à l'Université de Sherbrooke.

Système de gestion SOFE

L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE pour la gestion financière. Pour de l'information spécifique sur le fonctionnement du système SOFE, reportez-vous au manuel de référence du système de gestion SOFE sous la rubrique « Approvisionnement ». Vous y trouverez des guides pas-à-pas, des trucs et astuces de même qu'une section sous forme de questions-réponses.

Rôles et responsabilités de la section de l'approvisionnement

Le personnel de la section de l'approvisionnement du Service des finances effectue les acquisitions requises par les différentes unités administratives, en s'assurant de respecter les lois applicables, et selon la Politique d’approvisionnement responsable de l'Université de Sherbrooke.

Pour ce faire, le personnel assume notamment les responsabilités suivantes :

• recevoir, conseiller et accompagner les chercheures et chercheurs afin d’analyser les besoins, trouver les sources d’approvisionnement, et planifier la meilleure stratégie d'acquisition;
• assurer l’efficacité et la conformité des démarches d’acquisition;
• effectuer les appels d’offres ou la négociation de gré à gré auprès des fournisseurs et des prestataires de services en vue de l’octroi de contrats et de l’établissement d’ententes;
• procéder à l’émission des commandes et assurer la relance de celles-ci;
• accompagner les chercheures et chercheurs dans le processus d’acceptation de dons, en conformité avec la Politique d'acceptation de dons de l'Université de Sherbrooke;
• gérer les importations et exportations, en collaboration avec le courtier en douane, les fournisseurs et les requérants, et assurer la conformité de ces transactions douanières aux lois et normes en vigueur.