La gestion des fonds de recherche (appelés fonds avec restrictions) représente un volet très important dans la réalisation d'un projet de recherche. Le Service des ressources financières (SRF) de l'Université de Sherbrooke effectue le contrôle budgétaire des fonds avec restrictions, soutient les responsables de projet dans la gestion de ces fonds et gère les comptes à recevoir des subventions, contrats et autres sources de financement.
À la suite de l'octroi d'une subvention ou d'un contrat, le personnel du Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC) :
Le SRF peut ensuite effectuer les vérifications pertinentes pour l'ouverture des comptes, valider les dépenses autorisées et le calendrier de paiements, et attribuer un numéro d'Unité budgétaire responsable (UBR) à la professeure ou au professeur afin qu'il ait accès à ses fonds via SOFE. À toutes les étapes de ce processus, le personnel du SRF et du SARIC sont en contact afin de s'assurer que les opérations répondent aux besoins du professeur, de l'Université (imputabilité), de l'organisme et/ou du partenaire.
Délais - Une fois le dossier transmis par le SARIC au Service des ressources financières, la professeure ou le professeur a accès à ses fonds en quelques jours.
L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE pour la gestion financière. Pour de l'information spécifique sur le fonctionnement du système SOFE, reportez-vous au manuel de référence sous la rubrique « Comptes payables ». Vous y trouverez des guides pas-à-pas, des trucs et astuces de même qu'une section sous forme de questions-réponses.
Demande d'accès - Pour utiliser le système de gestion SOFE et commander des biens et services, vous devez posséder un code d'usager et utiliser les modalités relatives aux différents processus d'achat de l'Université. Si ce n'est pas le cas, vous devez procéder à une demande d'accès au système de gestion financière SOFE.
Différentes règles s'appliquent pour l'admissibilité des dépenses relatives aux subventions et contrats liés à la recherche. Les différents organismes subventionnaires exigent par ailleurs des rapports financiers à des moments précis et dans des délais prescrits. Le tableau suivant vous informe à ce sujet (liste non exhaustive).
| Organisme (liens menant aux normes et règles des organismes) | Date de fin d’exercice financier | Date de remise du rapport financier |
|---|---|---|
| Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) | 31 mars | 30 juin |
| Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) | 31 mars | 30 juin |
| Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) | 31 mars | 15 juin |
| Fondation des maladies du cœur du Québec (FMCQ) | 30 juin | 31 août |
| Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS) | 30 juin | 30 septembre |
| Fonds de recherche du Québec - Nature et technologies (FRQNT) | 31 mars | 30 juin |
| Fonds de recherche du Québec - Société et culture (FRQSC) | 31 mars | 30 juin |
| Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) | 31 mars | 30 juin |
La réalisation d'un projet de recherche nécessite des engagements financiers à partir des fonds de recherche, et génère ainsi des comptes à payer. Les tableaux ci-dessous résument les différents types de dépenses associés aux procédures à réaliser dans le système de gestion SOFE pour rembourser des individus ou payer un fournisseur. Il est important de consulter l'ensemble des politique et directives de l'Université de Sherbrooke qui encadrent les différents types de dépenses.
| Types de dépenses | Détails | Procédures SOFE |
|---|---|---|
| Avance de fonds | ||
| Rembourser un individu pour des dépenses encourues avant un événement (billets d'avion, inscription, hébergement, etc.). Payer un fournisseur avant la réception d'un bien ou service. | Une avance de fonds est possible lorsque le montant dépensé le justifie. Une avance de fond ne peut dépasser un montant de 150 $/jour pour les frais de logement et de repas. | Avance (CPAV) |
| Remboursement de dépenses | ||
| Rembourser un individu qui a engagé une dépense au nom de l'Université de Sherbrooke (frais de déplacement, achat direct, etc.). | Se référer à la section sur l'approvisionnement qui décrit le type d'achat direct possible. Toutes les pièces justificatives (factures, billet d'avion, programme de conférence, etc.) doivent accompagner une demande de remboursement. Un remboursement s'associe à une avance de fonds, le cas échéant, où la balance d'un remboursement est effectuée lors du rapport de dépenses, par rapport au montant versé par l'avance de fonds. | Rapport de dépenses (CPRD) |
Le remboursement aux individus s'effectue automatiquement par dépôt direct pour les membres du personnel inscrits à ce mode de versement pour leur salaire. Dans le cas contraire, un chèque est émis et envoyé par la poste à l'adresse postale au dossier. Notez que vous pouvez vous inscrire en tout temps au mode de dépôt direct.
| Types de dépenses | Détails | Procédure SOFE |
|---|---|---|
| Payer un fournisseur suivant la réception d'un bien ou d'un service | Permet le paiement d'une facture associée à un bon de commande, un contrat, etc. IMPORTANT : l'achat d'un bien et d'un service est encadré afin d'assurer le respect des règles en vigueur. Référez-vous à la section sur l'approvisionnement pour obtenir plus d'information. | Demande de paiement (CPDP) |