Gérer mes fonds de recherche

La gestion des fonds de recherche (appelés fonds avec restrictions) représente un volet très important dans la réalisation d'un projet de recherche. Le Service des ressources financières (SRF) de l'Université de Sherbrooke effectue le contrôle budgétaire des fonds avec restrictions, soutient les responsables de projet dans la gestion de ces fonds et gère les comptes à recevoir des subventions, contrats et autres sources de financement.

Processus d'attribution des fonds de recherche

À la suite de l'octroi d'une subvention ou d'un contrat, le personnel du Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC) :

  • s'assure que toutes les certifications en lien avec le projet sont délivrées (éthique, etc.);
  • prépare une entente si nécessaire;
  • fait l'ouverture du projet dans SOFE;
  • transmet le dossier une fois complet à l'équipe des fonds avec restrictions du SRF.

Le SRF peut ensuite effectuer les vérifications pertinentes pour l'ouverture des comptes, valider les dépenses autorisées et le calendrier de paiements, et attribuer un numéro d'Unité budgétaire responsable (UBR) à la professeure ou au professeur afin qu'il ait accès à ses fonds via SOFE. À toutes les étapes de ce processus, le personnel du SRF et du SARIC sont en contact afin de s'assurer que les opérations répondent aux besoins du professeur, de l'Université (imputabilité), de l'organisme et/ou du partenaire.

Délais - Une fois le dossier transmis par le SARIC au Service des ressources financières, la professeure ou le professeur a accès à ses fonds en quelques jours.

Système de gestion financière SOFE

L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE pour la gestion financière. Pour de l'information spécifique sur le fonctionnement du système SOFE, reportez-vous au manuel de référence sous la rubrique « Comptes payables ». Vous y trouverez des guides pas-à-pas, des trucs et astuces de même qu'une section sous forme de questions-réponses.

Demande d'accès - Pour utiliser le système de gestion SOFE et commander des biens et services, vous devez posséder un code d'usager et utiliser les modalités relatives aux différents processus d'achat de l'Université. Si ce n'est pas le cas, vous devez procéder à une demande d'accès au système de gestion financière SOFE.

Règles budgétaires et rapports financiers

Différentes règles s'appliquent pour l'admissibilité des dépenses relatives aux subventions et contrats liés à la recherche. Les différents organismes subventionnaires exigent par ailleurs des rapports financiers à des moments précis et dans des délais prescrits. Le tableau suivant vous informe à ce sujet (liste non exhaustive).

Rapports financiers aux organismes subventionnaires

Organisme (liens menant aux normes et règles des organismes)Date de fin d’exercice financierDate de remise du rapport financier
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH)31 mars30 juin
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG)31 mars30 juin
Fondation canadienne pour l’innovation (FCI)31 mars15 juin
Fondation des maladies du cœur du Québec (FMCQ)30 juin31 août
Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS)30 juin30 septembre
Fonds de recherche du Québec - Nature et technologies  (FRQNT31 mars30 juin
Fonds de recherche du Québec - Société et culture (FRQSC)31 mars30 juin
Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)31 mars30 juin

Comptes payables

La réalisation d'un projet de recherche nécessite des engagements financiers à partir des fonds de recherche, et génère ainsi des comptes à payer. Les tableaux ci-dessous résument les différents types de dépenses associés aux procédures à réaliser dans le système de gestion SOFE pour rembourser des individus ou payer un fournisseur.  Il est important de consulter l'ensemble des politique et directives de l'Université de Sherbrooke qui encadrent les différents types de dépenses.

Remboursement aux individus

Types de dépensesDétailsProcédures SOFE
Avance de fonds
Rembourser un individu pour des dépenses encourues avant un événement (billets d'avion, inscription, hébergement, etc.).

Payer un fournisseur avant la réception d'un bien ou service.
Une avance de fonds est possible lorsque le montant dépensé le justifie. 

Une avance de fond ne peut dépasser un montant de 150 $/jour pour les frais de logement et de repas.
Avance (CPAV)
Remboursement de dépenses
Rembourser un individu qui a engagé une dépense au nom de l'Université de Sherbrooke (frais de déplacement, achat direct, etc.).Se référer à la section sur l'approvisionnement qui décrit le type d'achat direct possible.

Toutes les pièces justificatives (factures, billet d'avion, programme de conférence, etc.) doivent accompagner une demande de remboursement.

Un remboursement s'associe à une avance de fonds, le cas échéant, où la balance d'un remboursement est effectuée lors du rapport de dépenses, par rapport au montant versé par l'avance de fonds.
Rapport de dépenses (CPRD)

Mode de remboursement

Le remboursement aux individus s'effectue automatiquement par dépôt direct pour les membres du personnel inscrits à ce mode de versement pour leur salaire. Dans le cas contraire, un chèque est émis et envoyé par la poste à l'adresse postale au dossier. Notez que vous pouvez vous inscrire en tout temps au mode de dépôt direct

Paiement des fournisseurs

Types de dépensesDétailsProcédure SOFE
Payer un fournisseur suivant la réception d'un bien ou d'un servicePermet le paiement d'une facture associée à un bon de commande, un contrat, etc.

IMPORTANT : l'achat d'un bien et d'un service est encadré afin d'assurer le respect des règles en vigueur. Référez-vous à la section sur l'approvisionnement pour obtenir plus d'information. 
Demande de paiement (CPDP)