Plusieurs rencontres préparatoires sont jugées importantes afin d'optimiser le déroulement de la visite. 

Rencontre préparatoire avec les administratrices et administrateurs de l'Université

La rencontre préparatoire avec les administratrices et les administrateurs de l'Université de Sherbrooke permet de : 

• revoir le projet qui sera évalué et identifier comment celui-ci s'inscrit dans la vision et les priorités stratégiques actuelles et à venir de l'établissement;
• revoir les engagements prévus de l’établissement (infrastructures, expertise, recrutements professoraux pour les chaires). Assurez-vous d'identifier clairement toutes les contributions en espèces et en nature;
• réviser et pratiquer la présentation qui sera faite lors de la visite du comité évaluateur;
• identifier les questions sensibles et prévoir des réponses.

Si des représentantes ou des représentants d’autres universités participent, s’assurer qu’ils ont bien compris la demande et la contribution de leur établissement (personnel, infrastructure, etc.).

À noter que cette rencontre peut être jumelée à la répétition générale, dans la mesure où les administratrices et les administrateurs sont suffisamment préparés et documentés à propos du projet évalué.

Rencontre préparatoire avec le ou les partenaires

Une rencontre préparatoire doit être planifiée avec le ou les partenaires industriels. Cette rencontre doit aider les partenaires à cibler leur message pour la visite afin qu'ils puissent : 

• décrire comment la collaboration s’est concrétisée/historique;
• démontrer leur implication et engagement dans le projet;
• démontrer comment ils appuieront l’équipe de recherche;
• démontrer les bénéfices de la collaboration avec la chercheuse ou le chercheur et son équipe;
• comprendre et démontrer le défi scientifique du projet (ce n’est pas du développement de produit, c’est de la recherche);
• démontrer comment ils prévoient utiliser les résultats de la recherche;
• répondre aisément aux questions.

Si ce n'est déjà fait, cette rencontre doit permettre de préciser les grands principes de partage de la propriété intellectuelle entre un partenaire et l'Université de Sherbrooke. Idéalement, un projet d'entente, qui devrait déjà être en circulation à cette étape, permet de démontrer la rigueur et le sérieux du projet. Au besoin, consulter le personnel du SARIC.

Rencontre préparatoire avec les étudiantes et les étudiants

Cette rencontre étant facultative, il faut d'abord vérifier avec l'officier de programme du CRSNG si elle est souhaitée. Alternativement, une présentation d'étudiantes ou d'étudiants peut répondre aux attentes du comité évaluateur. 

Dans tous les cas, il est important de bien préparer les étudiantes et étudiants qui seront présents directement ou indirectement en guise de support logistique. Celles-ci ou ceux-ci doivent : 

• connaître le projet et ses enjeux;
• être capable de prévoir des questions et les réponses appropriées.

Consultez le personnel du SARIC au besoin. 

Répétition générale

Une répétition générale CHRONOMÉTRÉE avec tous les intervenantes et les intervenants est nécessaire pour revoir tous les éléments en détail avant la visite du comité évaluateur. Cette répétition doit prévoir : 

• la révision du projet et son intégration dans la vision stratégique de l'Université de Sherbrooke;
• une pratique de la présentation des administratrices ou administrateurs de l'Université;
• une pratique de la présentation de la candidate ou du candidat;
• la révision du déroulement de la journée et des éléments logistiques (accueil, repas, déplacements, etc.);
• tester l'équipement de présentation et le cas échéant de visio-conférence ou téléconférence.

En cas d'absence d'une participante ou d'un participant, une nouvelle répétition doit être planifiée pour revoir précisément les points où les absents ont une implication, et revoir globalement le déroulement de la journée.