Plusieurs rencontres préparatoires sont jugées importantes afin d'optimiser le déroulement de la visite.
La rencontre préparatoire avec les administratrices et les administrateurs de l'Université de Sherbrooke permet de :
Si des représentantes ou des représentants d’autres universités participent, s’assurer qu’ils ont bien compris la demande et la contribution de leur établissement (personnel, infrastructure, etc.).
À noter que cette rencontre peut être jumelée à la répétition générale, dans la mesure où les administratrices et les administrateurs sont suffisamment préparés et documentés à propos du projet évalué.
Une rencontre préparatoire doit être planifiée avec le ou les partenaires industriels. Cette rencontre doit aider les partenaires à cibler leur message pour la visite afin qu'ils puissent :
Si ce n'est déjà fait, cette rencontre doit permettre de préciser les grands principes de partage de la propriété intellectuelle entre un partenaire et l'Université de Sherbrooke. Idéalement, un projet d'entente, qui devrait déjà être en circulation à cette étape, permet de démontrer la rigueur et le sérieux du projet. Au besoin, consulter le personnel du SARIC.
Cette rencontre étant facultative, il faut d'abord vérifier avec l'officier de programme du CRSNG si elle est souhaitée. Alternativement, une présentation d'étudiantes ou d'étudiants peut répondre aux attentes du comité évaluateur.
Dans tous les cas, il est important de bien préparer les étudiantes et étudiants qui seront présents directement ou indirectement en guise de support logistique. Celles-ci ou ceux-ci doivent :
Consultez le personnel du SARIC au besoin.
Une répétition générale CHRONOMÉTRÉE avec tous les intervenantes et les intervenants est nécessaire pour revoir tous les éléments en détail avant la visite du comité évaluateur. Cette répétition doit prévoir :
En cas d'absence d'une participante ou d'un participant, une nouvelle répétition doit être planifiée pour revoir précisément les points où les absents ont une implication, et revoir globalement le déroulement de la journée.