Préparatifs logisitiques

Une bonne préparation des éléments logistiques permet de se concentrer sur les aspects scientifiques d'un projet lors d'une visite.

Date de la visite et autres rencontres

Date de la visite

Il est important de prendre contact le plus tôt possible avec tous les participantes et participants qui seront impliqués dans la visite du comité d'évaluation du CRSNG afin de valider les disponibilités de ces intervenantes et intervenants aux dates proposées par le CRSNG. Consultez la section du guide qui décrit qui participe à une visite du CRSNG.

Autres rencontres

Il faut par ailleurs prévoir des dates avec les personnes impliquées pour :

  • la rencontre préparatoire avec le personnel administratif de l'Université;
  • la rencontre préparatoire avec le ou les partenaires;
  • au besoin la rencontre préparatoire avec les étudiantes et étudiants;
  • la répétition générale.  

Une section du guide est consacrée aux rencontres préparatoires.

Déplacements et séjour du comité d'évaluation du CRSNG

Il est important de prendre contact rapidement avec l'officier de programme du CRSNG afin de lui transmettre les informations pour faciliter les déplacements et le séjour du comité évaluateur.

Service de transport : 

  • Service de navette depuis l'Aéroport international Pierre-Elliott-Trudeau de Montréal :

  • Service de taxis : 819 562-4717

    • Prévoir approximativement 14 $ pour un parcours entre l'hôtel et l'Université de Sherbrooke.

Fournissez à l’officier de programme du CRSNG l’adresse exacte et complète, incluant le numéro de porte, où le taxi déposera les membres du comité. Il vaut mieux également leur fournir un plan du campus.

Prévoyez l'accueil des membres du comité d'évaluation afin de remettre au besoin des permis de stationnement. Dans ce cas, il est important de réserver des places de stationnement à proximité et de fournir les indications pour se rendre à la porte d'accueil.

Hébergement : 

Deux hôtels et restaurants répondent aux critères d’affaires et besoins du CRSNG. Suggérer à l'officier de programme du CRSNG de réserver tôt.

Local de rencontre

Afin de permettre une rencontre convivial, prévoir un local qui répond aux caractéristiques suivantes :

  • facilement accessible de l'extérieur;
  • confortable (avec fenêtre si possible) et adapté au nombre de participantes et participants prévus (environ 20 personnes). Au besoin, il peut être utile d'assigner des sièges aux participantes et aux participants afin d'assurer une disposition optimale. 
  • dont on peut verrouiller la porte afin de protéger les effets personnels des membres du comité d'évaluation en cas d'absence;
  • suffisamment grand pour loger une table pour les collations;
  • incluant :

    • un écran ainsi que le nécessaire pour assurer une projection de qualité des présentations - PENSEZ FAIRE UN TEST DE PROJECTION QUELQUES JOURS D'AVANCE.
    • une grande table de rencontre ou des tables permettant une disposition en "U" afin que les participantes et participants puisse faire face à un écran de projection;
    • des branchements électriques pour des ordinateurs portables (prévoir au besoin des rallonges électriques);
    • un accès internet sans fil pour les invités avec mot de passe disponible si nécessaire;
    • outils de téléconférence ou visioconférence si nécessaire;

En plus de ce local de rencontre, prévoir aussi des locaux à distance de marche de une à deux minutes. 

  • un local pour prendre le repas dans le cas où le local principal de rencontre ne permet pas de recevoir et prendre confortablement le repas sans réaménager les tables;
  • un local où peuvent aller les gens qui ne sont pas admis dans les huis clos. 

AUCUNE salle de cours ou auditorium n'est considérée comme adéquate pour tenir une journée de visite du CRSNG.

Documents et matériels nécessaires

Pour la journée de la visite, il faut prévoir :

  • copies papier des présentations pour chaque membre du comité évaluateur. Vous pouvez disposer à l'avance les copies aux places désignées;
  • cocardes pour identifier tous les participants. L'équipe de soutien logistique normalement formée d'étudiantes et étudiants devrait être identifiée de façon distinctive;
  • papiers et crayons;
  • permis de stationnement et stationnements réservés si nécessaire;
  • mot de passe pour internet sans-fil toujours visible;
  • une copie papier de l'ordre du jour disponible et affichée visiblement;
  • écran de projection, projecteur, ordinateur.

Repas et collations

Collations 

Dans le local prévu pour la rencontre, il est important de prévoir, non seulement à l'arrivée du comité vers 8 h, mais également toute la durée de la visite : 

  • Café et thé
  • Pichets d'eau
  • Fruits frais
  • Grignotines
  • Vaisselles et ustensiles nécessaires

Repas

  • Prévoir un repas de qualité incluant un choix végétarien. Prévoir un repas chaud si possible.
  • Informez-vous à l'avance auprès de l'officier de programme du CRSNG des restrictions alimentaires des membres du comité évaluateur.
  • Les personnes ressources du SARIC vous fourniront une liste de traiteurs au besoin.
  • Prévoir le repas dans le même local que la rencontre si celui-ci s'y prête, ou dans un local à moins d'une minute de marche.

Pensez développement durable! Évitez les bouteilles de plastiques, le styromousse, etc.; c'est l'image de l'Université de Sherbrooke.  

Ordre du jour

Il est important de prévoir à l'avance l'ordre du jour officiel de la visite. Le CRSNG impose un gabarit que vous devez demander à l'officier de programme. 

Vous pouvez discuter de certains aménagements du gabarit. Cependant, il y a peu de souplesse dans les rubriques de l’ordre du jour et dans la durée des sessions.

L'ordre du jour doit permettre aux participants "de respirer". Il est donc important de ne rien ajouter au programme de la journée au-delà de la visite du comité. 

Principaux points à prévoir à l'ordre du jour : 

  • Tour de table
  • Mot de bienvenue de l’établissement et vision stratégique
  • Présentation de la candidate ou du candidat
  • Questions et discussion
  • Rencontre à huis clos avec les partenaires
  • Questions et discussion avec toutes les participantes et les participants
  • Repas
  • Rencontre à huis clos avec les administratrices ou les administrateurs de l’établissement
  • Rencontre à huis clos avec les étudiantes et les étudiants ou visite de laboratoires (optionnel)
  • Délibérations du comité d’évaluation (à huis clos)

La section du guide listant les préparatifs nécessaires donne les détails requis pour les présentations et les rencontres préparatoires

Accueil des membres du comité d'évaluation

Il faut prévoir l'accueil des membres du comité en fonction de leur arrivée en taxi ou s'ils nécessitent un stationnement : 

1. Rendez-vous à un point de rencontre sur le campus

  • Informer l’officier de programme du CRSNG d'un point de rencontre clair et précis, accompagné d'un plan du campus, avec les coordonnées précises (numéro de porte), ainsi que de l'heure exacte du rendez-vous.
  • Désigner un responsable qui orchestrera la logistique de l’accueil et qui arrivera au point de rencontre à l’avance.
  • Un groupe d’accueil et le maître de cérémonie reçoivent le comité au point de rencontre.

2. Guider les membres vers les espaces de stationnement réservés si nécessaire

  • Si nécessaire, à partir du point de rencontre, une étudiante ou un étudiant est identifié pour conduire les arrivants aux places de stationnement réservées, puis raccompagne les invités au point de rencontre. Prévoir un étudiant par voiture.

3. Guider les membres vers la salle de rencontre

  • Le groupe d’accueil accompagne le comité à la salle de rencontre. Des collations et breuvages doivent être disponibles pour les arrivants.

Maître ou maîtresse de cérémonie

Il faut déterminer à l'avance le représentant universitaire qui agira à titre de "maître de cérémonie" et lui transmettre des indications claires à l'avance pour éviter que les premiers contacts se fassent dans la confusion ou l'embarras.

Le maître de cérémonie est présent pour l'accueil physique des membres du comité évaluateur pour leur souhaiter la bienvenue au nom de l'Université de Sherbrooke. Il se présente personnellement et présente la candidate ou le candidat avant le début officiel de la rencontre.  

Visite de laboratoires (facultative)

Une visite de laboratoire exige normalement beaucoup de temps dans un agenda, ne serait-ce que pour assurer les déplacements. Cette visite devrait donc être tenue uniquement selon les exigences d'un comité évaluateur. Le cas échéant, assurez-vous de chronométrer la visite et de respecter l'agenda.

Dans les cas où une visite n'est pas tenue, assurez-vous de : 

  • démontrer que vous avez l'espace et l'équipement nécessaire et suffisant pour la réalisation du projet, appuyé par un plan d'action approprié;
  • démontrer que les espaces et l'environnement sont propices à l'apprentissage et à la formation du personnel hautement qualifié;
  • justifier et argumenter objectivement tout achat d'équipement prévu dans le projet (pourquoi, fréquence d'utilisation, etc.).

Le cas échéant, il est stratégique de prévoir des démonstrations et des rencontres avec les étudiantes et les étudiants pendant la visite des laboratoires.

Vérifiez la mobilité des membres du comité évaluateur, et prévoyez un parcours en conséquence (ascenseur, escalier, long déplacement, etc.).

Gardienne ou gardien du temps (chronométreur)

Il faut déterminer à l'avance avec l'officier de programme du CRSNG qui sera responsable de la gestion du temps durant la journée de la visite. Certains officiers s'en chargent, alors que d'autres confient cette tâche aux organisateurs de l'université.

Le respect du temps durant la journée est crucial! Les membres du comité font habituellement un retour vers Montréal en fin de journée pour prendre un vol en soirée.

Téléphones d'urgence

En cas d'urgence durant la journée de la visite (retard, direction, etc.), il faut prévoir à l'avance les échanges de numéros de téléphones cellulaires au minimum entre la personne en charge de la visite à l'Université de Sherbrooke et l'officier de programme du CRSNG.