Processus - Demande de subvention

Une subvention est une aide financière permettant à une professeure ou un professeur, ou un groupe de professeurs, de mener un projet de recherche. Selon le programme choisi, la subvention peut financer des salaires, des bourses, des déplacements, des activités de valorisation ou des équipements de recherche. Les caractéristiques principales des subventions sont les suivantes :

  • versements de fonds indépendants des résultats obtenus;
  • conservation de tous les droits de propriété sur les résultats de la recherche;
  • normalement octroyées suite à un concours (évaluation par les pairs).

Afin de pouvoir obtenir ce type de sources de fonds de recherche, il importe de bien se préparer. Cette démarche peut prendre quelques semaines ou quelques mois. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes dans le processus de soumission d'une demande de subvention. Pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec le personnel du SARIC qui se fera un plaisir de vous assister dans ces démarches.

1. Prendre connaissance du programme - lancement du concours

En guise de première étape dans la préparation d'une demande de subvention, il est primordial de prendre le temps nécessaire afin de connaître en détail les règlements d'un programme de subvention (domaines prioritaires, objectifs, conditions d'admissibilité, budget, date de dépôt interne, date de dépôt finale). Cette étape permet de démarrer la rédaction sur les bonnes bases. 

2. Rédaction de la demande de subvention

Vous pouvez consulter le Guide pour la préparation d'une demande de subvention gagnante. Au cours de la rédaction, une collaboration avec sa conseillère ou son conseiller à la recherche peut permettre d'orienter en amont certains détails importants pour une demande de subvention. Il est par ailleurs important de prévoir certains éléments, notamment en fonction des règlements du programme de subvention : 

  • admissibilité des cocandidates ou cocandidats externes;
  • obtenir les confirmations des cocandidates ou cocandidats externes;
  • obtenir des lettres confirmant les contributions des partenaires;
  • bien prévoir les frais indirects de recherche (FIR);
  • obtenir les lettres d'appui requises.

En fin de rédaction, une collaboration avec votre coordonatrice ou coordonnateur du SARIC est aussi fortement encouragée. Celle-ci ou celui-ci sera responsable des vérifications administratives et de la transmission finale de la demande de subvention à l'organisme subventionnaire. Cet échange en amont permet ainsi de gagner du temps et d'améliorer les échanges d'informations, optimisant les dernières étapes avant la soumission de la demande.

3. Soumission de la demande au vice-décanat à la recherche

Les demandes de subvention doivent être envoyées au vice-décanat à la recherche de votre faculté, au moins 14 jours avant la date limite de l'organisme subventionnaire, accompagné de tous les documents pertinents en appui à une demande. Les vices-décanats à la recherche des facultés sont responsables de soumettre au SARIC les demandes de subventions, accompagnées du bordereau de transfert dûment complété. Ce dernier est d'usage interne et par conséquent ne sera pas envoyé à l'organisme subventionnaire. Il apporte des précisions essentielles au projet, notamment sur les questions d'éthique et de biosécurité, sur les coûts d'aménagement et sur les frais indirects reliés au projet. Selon les facultés, le formulaire de transmission doit être complété par la chercheuse ou le chercheur ou par le bureau du vice-décanat à la recherche.

Le bordereau de transfert doit obligatoirement être signé par une autorité du vice-décanat à la recherche de votre faculté d'attache et il doit accompagner les documents lors de leur transmission au SARIC par le vice-décanat recherche de votre faculté.

La demande de subvention, accompagnée du bordereau de transfert, est envoyée au SARIC par le vice-décanat à la recherche. Le SARIC effectue les vérifications finales afin de s'assurer que la demande est complète.

4. Transmission finale à l'organisme subventionnaire par le SARIC

Le SARIC assume la responsabilité de soumettre la demande aux organismes subventionnaires au nom de l'Université de Sherbrooke.

5. Évaluation de la demande par un comité de pairs

L'organisme subventionnaire procède à l'évaluation de la demande de subvention par un comité de pairs. Après quelques semaines ou quelques mois, un avis est envoyé à la chercheuse principale ou au chercheur principal de la demande de subvention. Une copie est également envoyée à l'Université.

6. Octroi de la subvention de recherche

À la suite de l'octroi d'une subvention, le SARIC :

  • s'assure que toutes les certifications en lien avec le projet sont délivrées (éthique, etc.);
  • prépare une entente si nécessaire;
  • fait l'ouverture du projet dans le système de gestion financière SOFE;
  • transmet le dossier une fois complet à l'équipe des fonds avec restrictions du Service des ressources financières (SRF).

Le SRF peut ensuite effectuer les vérifications pertinentes pour l'ouverture des comptes, valider les dépenses autorisées et le calendrier de paiements, et attribuer un numéro d'Unité budgétaire responsable (UBR) à la professeure ou au professeur afin qu'il ait accès à ses fonds via SOFE. À toutes les étapes de ce processus, le personnel du SRF et du SARIC sont en contact afin de s'assurer que les opérations répondent aux besoins du professeur, de l'Université (imputabilité), de l'organisme et/ou du partenaire. Les détails concernant la gestion financière de la subvention sont disponibles sur la page "Gérer mes fonds de recherche".