Étapes pour préparer une entente avec un partenaire

Un projet de partenariat se déroule habituellement en plusieurs étapes, incluant des premières discussions avec un partenaire potentiel, la signature d'une entente, la réalisation du projet, nécessitant parfois plusieurs étapes de discussions et négociations.

Les conseillères et conseillers en transfert des connaissances et des technologies du SARIC sont là pour guider les étapes de préparation de tous les types d'ententes avec un partenaire. Le Groupe de partenariats d'affaires de l'Université de Sherbrooke est là pour vous aider dans la mise en place et le suivi des partenariats de recherche.

1. Signer une entente de confidentialité ou de non-divulgation

Une entente de confidentialité peut dans certains cas être jugé utile, ou nécessaire, permettant d'engager les signataires (professeures ou professeurs, étudiantes ou étudiants, partenaires, collaboratrices ou collaborateurs, etc.) à limiter leur droit de divulguer et d’utiliser l’information confidentielle qui peut être échangé dans un partenariat. Des ententes types sont mises à votre disposition, accompagnées d'un guide sur les ententes de confidentialité donnant plus de détails :  

Synonyme : Une telle entente est aussi souvent appelée NDA découlant de la nomination anglaise (Non-Disclosure Agreement) ou CDA (Confidential Disclosure Agreement).

Idéalement, la signature d'une entente de confidentialité entre les parties devrait représenter la première étape d'un partenariat. Ceci permet alors d'engager les échanges avec le partenaire, en s'assurant de part et d'autre que l'information confidentielle qui pourrait être échangée soit protégée. Toutefois, il est aussi possible de procéder à la signature d'une entente plus tard, soit au moment où l'information échangée devient plus stratégique pour les parties. 

Consultez votre conseillère ou conseiller en transfert des connaissances et des technologies qui vous guidera dans les étapes pour la signature d'une entente de confidentialité avec un partenaire. IMPORTANT : Seuls la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable de la recherche ou la directrice générale ou le directeur général du SARIC peuvent signer les ententes, incluant les ententes de confidentialité et de non-divulgation.

Avant d'amorcer les discussions avec un partenaire, il peut être stratégique de prévoir vos attentes quant à la gestion de la propriété intellectuelle qui pourrait être générée de part et d'autre durant un projet. Une telle discussion tôt dans un partenariat peut accélérer grandement les étapes subséquentes d'un projet. Les membres du personnel du SARIC sont disponibles pour vous guider.

2. Faire une description de projet et établir un budget

Lorsque vous avez établi les grandes lignes d'un projet avec un partenaire, vous devez d'abord faire une description écrite du projet en question et établir un budget. Ce document doit tracer les grandes lignes du projet de partenariat. Il permettra à la conseillère ou au conseiller en transfert des connaissances et des technologies de prendre connaissance du projet et d'établir une stratégie pour les prochaines étapes.

Il est important de prévoir un budget qui couvre la totalité des coûts pour la réalisation d'un projet de partenariat. Dans tous les cas, il faut : prévoir une contingence pour couvrir les imprévus et prévoir les frais indirects de recherche de 40 % (50 % pour la Faculté de génie. En cas de questions quant à l'applicabilité des FIR pour votre contrat, consultez votre conseillère ou conseiller en transfert des connaissances et des technologies.

IMPORTANT : Prévoir une contingence et les FIR dans votre budget.

3. Soumettre le formulaire d'ouverture de dossier (FOD)

Un formulaire d'ouverture de dossier (FOD) en ligne, réservé exclusivement aux professeures et professeurs de l'Université de Sherbrooke, déclenche l’ouverture des projets de contrats ou d'ententes au Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC). Cette procédure obligatoire contribue à raccourcir les délais de traitement des dossiers. Un accusé de réception est émis à la suite de la soumission du FOD vous expliquant les étapes à venir pour la suite de votre dossier. Le projet soumis est alors attribué à une conseillère ou un conseiller en transfert des connaissances et des technologies, dont le rôle est d'aider la professeure ou le professeur dans la préparation et la négociation de l'entente avec le partenaire. Celle-ci ou celui-ci entrera en contact avec vous pour discuter de la suite des étapes.  Pour toute question concernant le FOD, prière de communiquer avec le vice-décanat à la recherche de votre faculté.

4. Préparation d'un projet d'entente par la conseillère ou le conseiller attitré au projet

La conseillère ou le conseiller en transfert des connaissances et des technologies, en collaboration avec la professeure ou le professeur, va mener la préparation d'un projet d'entente ainsi que les discussions avec le partenaire afin d'établir le contenu complet de l'entente. Les ententes peuvent prendre différentes formes :

Entente de collaboration ou partenariat de recherche

Entente négociée entre l’Université et un ou des partenaires dans laquelle chacun s’engage à fournir des services, des produits, du matériel ou une somme d’argent afin de participer à un projet de recherche. L’entente conclue comporte un échéancier des versements par le ou les partenaires et une description des biens livrables par l’Université. Il est nécessaire de procéder par contrat de recherche lorsque l'on doit encadrer les questions de confidentialité, de propriété des résultats et de droits de publication dans le projet de recherche.

Entente de service

Entente qui détaille les services que la professeure ou le professeur propose de rendre à un partenaire ainsi que les conditions de réalisation (par exemple : travaux de caractérisation, analyses chimiques ou biologiques, utilisation d'un équipement de laboratoire). La nature des services offerts ne doit pas mettre en cause des notions de confidentialité ou de propriété intellectuelle.

Entente de prêt de matériel (MTA - Material Transfer Agreement)

Entente qui octroie des droits d'exploitation commerciale de technologies brevetées. Le MTA définit les droits du fournisseur et du récipiendaire sur le matériel et ses dérivés. Le transfert peut se faire entre deux universités, de l’Université à une compagnie ou d’une compagnie à l’Université.

5. Processus d'approbation et signatures

Lorsqu’il y a consensus entre les parties, l'équipe du SARIC prend en charge toutes les étapes d'approbation nécessaires :

  • accord de la faculté de rattachement de la professeure ou du professeur;
  • formulaire d’engagement de la professeure ou du professeur;
  • approbation des instances concernées par le projet (étique, santé et sécurité, etc.);
  • approbation par le comité de direction de l'Université de Sherbrooke pour tout projet de plus de 50 000 $.

L'équipe du SARIC s'assure aussi d'obtenir toutes les signatures requises. Les documents finaux sont transmis aux partenaires, au Service des ressources financières, au responsable du projet, ainsi qu'à sa faculté de rattachement. Le Service des ressources financières s'assure alors de procéder à l'ouverture du ou des UBR du projet, en conformité avec l'entente, et d'en informer la professeure ou le professeur responsable.

Seuls la directrice générale ou le directeur général du SARIC ou la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable de la recherche peuvent signer les contrats pour et au nom de l'Université de Sherbrooke.