Renseignements essentiels à connaître avant de faire votre demande

Voici quelques renseignements supplémentaires concernant nos services qui pourraient grandement faciliter vos démarches :

Délai de production

Prenez note qu'à ce jour, les délais de production des documents officiels sont d'environ 3 jours ouvrables. Cette information est mise à jour tous les lundis. Ce délai ne s'applique pas pour les demandes de CAQ/PE ainsi que pour une parchemin de remplacement.

Un délai plus long peut être nécessaire pour certains types de documents.

Afin de limiter les délais, assurez-vous d’avoir :

  • signé votre formulaire (obligatoire pour produire les documents)
  • inclus votre paiement (nous ne traiterons pas votre demande avant d’avoir reçu votre paiement complet)
  • indiqué toutes les informations pertinentes à votre requête

Un délai supplémentaire est à prévoir si une ou des informations s’avèrent manquantes ou si votre dossier ne nous permet pas de répondre à votre requête dans l’immédiat.

Nous ne traiterons pas votre demande avant d’avoir reçu votre paiement complet.

Si vous nous demandez un document officiel pour répondre à une exigence d'un organisme (gouvernemental ou autre), veuillez nous fournir une copie de la description des besoins de l'organisme.

Livraison par la poste
Le Centre de services s’engage à produire les documents dans les délais indiqués plus haut. Par contre, une fois les documents expédiés par la poste ou par courrier rapide, nous ne pouvons être responsables des délais ou des erreurs de livraison. Dans la mesure du possible, nous pourrons transmettre les informations nécessaires à la localisation des documents, mais la responsabilité de les retrouver vous revient.

Lorsque vos documents reviennent au Centre de services, une personne communiquera avec vous par téléphone et par courriel, tels qu'indiqués sur votre demande de documents officiels. À partir de ce moment, un délai de 5 jours ouvrables vous est accordé pour communiquer avec nous et nous informer d'une nouvelle adresse postale. Au-delà de ce délai, votre demande de documents officiels sera annulée et vos documents détruits. Vous devrez refaire une nouvelle demande. Notez qu'aucun remboursement n'est accordé.

Réception par courriel
Si vous souhaitez recevoir le document par courriel, veuillez prendre note que votre adresse @USherbrooke.ca sera la seule adresse où nous pourrons envoyer le document. N'oubliez pas d'indiquer une adresse postale afin que nous puissions vous faire parvenir l'original. Le document reçu par courriel est officiel, mais il s'agit d'une copie et non d'un original.

Documents non réclamés

Une fois votre document traité, un courriel sera envoyé à votre adresse courriel pour vous mentionner que vous avez un mois pour les récupérer. Après ce délai, si vous n'avez toujours pas récupéré votre document,  un dernier avis vous sera envoyé par courriel vous mentionnant un nouveau délai. À la fin de ce nouveau délai, si votre document n'est toujours pas récupéré, il sera alors détruit. 

Procuration

Si vous ne pouvez pas vous présenter au Centre de services pour faire une demande ou récupérer un document officiel, nous devons avoir votre autorisation signée (procuration) pour remettre le document à la personne que vous nous désignerez.

Il suffit de nous envoyer une procuration par courriel, exclusivement par votre adresse « USherbrooke.ca », à centre.de.services@USherbrooke.ca. Cette procuration ne requiert aucune signature puisque votre courriel fera office de celle-ci et doit contenir les renseignements suivants :

  • votre nom et votre numéro de matricule étudiant;
  • le nom de la personne mandatée;
  • l’étendue du mandat de la procuration (demande ou obtention de documents, accès aux informations financières ou scolaires ou à tout le dossier universitaire, etc.).

Toutefois, si vous n'avez pu obtenir d’adresse « USherbrooke.ca » au moment de votre passage à l’Université de Sherbrooke, vous pouvez utiliser le formulaire de procuration, l’imprimer, le signer et le déposer en personne au Centre de services. S'il vous est impossible de vous présenter, vous pouvez remettre le formulaire de procuration à la personne mandatée de vous représenter avec une copie d’une pièce d’identité avec signature (ex. : permis de conduire, carte d’assurance maladie, etc.).

Un certain délai pourrait être nécessaire pour valider l’authenticité de votre signature.

Veuillez prendre note que toute personne désignée dans une procuration devra, dans la mesure du possible, effectuer sa demande en personne et présenter une carte d’identité avec photo.

Particularité des enveloppes scellées

Les institutions suivantes demandent à recevoir les relevés de notes directement de l’Université de Sherbrooke. (La liste n'est pas exhaustive.)

  • La Commission scolaire de Sherbrooke
  • Les institutions universitaires
  • Les entreprises ou organismes offrant des bourses
  • Les différents ordres professionnels

Toutefois, si vous désirez recevoir les documents et les acheminer vous-même au destinataire, veuillez nous le mentionner sur votre demande et nous les mettrons dans des enveloppes scellées.

Conformément au Règlement des études de l’Université, n’est considéré comme officiel que le relevé de notes ou l’attestation d’études émis par le Bureau de la registraire et portant le sceau de l’Université.