Agente ou agent de liaison

Venez contribuer à la mission de l'Université de Sherbrooke en mettant à profit votre expertise dans le domaine des relations avec différentes clientèles, de l'organisation d'événements et de la représentation institutionnelle. Votre contribution sera déterminante dans le développement de la Faculté de génie!

Sous la responsabilité immédiate du doyen, l'agente ou l'agent de liaison exerce, auprès de la Faculté de génie, et en partenariat avec La Fondation de l'Université de Sherbrooke et le Service des relations avec les diplômées et diplômés, des activités de coordination, de conseil, de soutien, d'administration et de recherche reliées à l'entretien des relations avec la communauté de personnes diplômées et l'ensemble des donateurs et donatrices (individus et organisations), conformément aux politiques, aux lois et aux règlements existants et aux protocoles d'entente, dans le respect des objectifs de sa section et des orientations institutionnelles.

1. Assister la direction de la Faculté de génie dans les opérations reliées aux relations avec les personnes diplômées ainsi que les organisations et individus donateurs, ci-après appelés « clientèles ». Ces opérations peuvent comprendre, non exclusivement, la rédaction de communications personnalisées, des lettres et courriels d'invitation, de suivi, de remerciements et de félicitations, des appels téléphoniques ou en visioconférence, et l'organisation et la tenue de rencontres en personne ou d'événements de petites et grandes envergures.

2. Collaborer à la gestion des dossiers et à la programmation des activités en matière de relation avec les clientèles. Parmi ces dossiers, mentionnons les événements de retrouvailles de personnes diplômées organisés annuellement à la faculté, le Gala du mérite en génie au cours duquel des bourses et prix sont remis, de même que d'autres événements publics ou privés tels que des conférences, des activités réseautages et des séances de mentorat ou de formation ponctuelle.

3. Planifier et coordonner les besoins et activités liées aux relations avec les clientèles, notamment pour l'établissement de stratégies de développement et d'entretien des relations comprenant des actions de diverses formes.

4. Coordonner et superviser les personnes contribuant à la réalisation des activités relevant de sa compétence, dont la logistique d'événements.

1. Réaliser la programmation des activités relationnelles, de reconnaissance, etc., avec les clientèles.

2. Cultiver et entretenir les relations avec les clientèles.

3. Contribuer à maintenir et accentuer le sentiment d'appartenance envers l'Université de Sherbrooke et particulièrement pour la Faculté de génie.

4. Assurer le suivi des dossiers reliés à la gestion des relations avec les clientèles.

5. S'assurer que les sommes provenant de dons et engagements respectent les volontés des donatrices et donateurs.

6. Veiller à la transmission de l'information aux membres de la Faculté de génie et des autres services concernés.

7. Collaborer au recrutement auprès des clientèles pour différents comités ou autres implications.

8. Participer à des comités et collaborer avec des instances facultaires.

9. Assurer des liens avec les services administratifs de la Faculté, de la Fondation de l'Université et d'organismes externes.

10. Assurer l'application des politiques et règlements en soutien à la direction de la Faculté de génie.

11. Assumer toute autre responsabilité confiée par les personnes supérieures hiérarchiques après entente avec la personne supérieure immédiate.

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

• Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente ou l'équivalent, notamment en communications ou relations publiques.

• Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente, particulièrement en rédaction et en organisation d'événements.

• Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.

• Démontrer des aptitudes pour le travail d'équipe, les communications et un très bon sens de l'organisation.

• Posséder d'excellentes aptitudes relationnelles.

• Avoir une bonne connaissance du milieu universitaire est un atout.

Corps d'emploi : Agente, agent de communication

Échelle de traitement : No 3 (14 échelons répartis entre 58 786 $ et 95 149 $ approximativement)

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine.

Durée de l'emploi : 12 mois, avec possibilité de renouvellement.