Coordonnatrice ou coordonnateur académique

La vie de campus vous attire? Venez rejoindre une belle équipe et faire la différence dans le parcours des étudiants.

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du Département des arts, langues et littératures et du directeur du Département de communication et en collaboration avec les équipes de travail des deux départements, la personne coordonnatrice assumera les responsabilités administratives et coordonnera les activités de gestion académique au sein des deux départements.

1. Gérer les opérations académiques et administratives de chacun des deux départements.

2. Assurer la planification, l'organisation et la coordination de l'ensemble des activités académiques et administratives, notamment le suivi des opérations de suivis budgétaires.

3. Oeuvrer à améliorer le fonctionnement et les processus des départements.

4. Appliquer les conventions collectives, les règlements, les politiques, les directives et les procédures inhérentes à ses responsabilités.

1. Coordonner avec les directions départementales la gestion opérationnelle du secrétariat et des départements. Assurer les liens avec les responsables de programmes, le décanat et auprès du Service des ressources humaines.

2. Coordonner l'ensemble des activités académiques et coordonner les processus liés aux opérations de l'offre de cours, de la tâche professorale et de l'inventaire des cours offerts aux chargées et chargés de cours. Plus précisément, assurer les suivis des modifications, ajouts et retraits de cours, coordonner la préparation des horaires, suivre les opérations du choix de cours et des inscriptions.

3. Coordonner le dossier du personnel des chargées et chargés de cours. En fonction de la convention collective du SCCCUS, coordonner les opérations des attributions de cours, suivi de l'engagement, de la période de probation et des qualifications. Accueillir les nouveaux membres et agir comme personne-ressource. Préparation des contrats des chargées et chargés de cours à forfait.

4. Selon les directives établies, coordonner l'ensemble des postes budgétaires inhérents au fonctionnement d'un département. Suivre la tâche professorale incluant les promotions, les congés d'éducation continue, les subventions de recherche et les dégagements. Participer au processus d'autorisation des différentes demandes telles que l'engagement d'auxiliaires d'enseignement, de conférenciers, de membres de jury et de remboursements.

5. Rédiger les bulletins d'information, mettre à jour la page Moodle et préparer les statistiques d'inscription. Coordonner, en collaboration avec les secrétaires de direction, le suivi aux modifications de programmes, aux appréciations de l'enseignement, au dossier des étudiants en situation de handicap, aux demandes de locaux et à la mise à jour des sites Intranet.

6. Aider et assister les secrétaires de direction lors de la préparation et de la tenue des assemblées départementales et des professeurs.

7. Établir, entretenir et maintenir de bonnes relations nécessaires à l'exercice de ses fonctions avec les membres des différents personnels.

8. Accomplir toutes tâches que pourraient lui confier les personnes supérieures hiérarchiques.

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier, la participation au programme se fait sur une base volontaire. Selon les besoins de l'unité administrative, le télétravail sera autorisé une journée par semaine. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

• Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente.

• Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente.

• Démontrer des capacités à établir des relations de collaboration et interagir efficacement et harmonieusement avec les directions et les collègues.

• Avoir la capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers. Démontrer des qualités de synthèse, de flexibilité et des habiletés à planifier et à prioriser.

• Détenir des compétences et des habiletés pour la gestion des suivis budgétaires.

• Démontrer d'excellentes habiletés de rédaction et de communication et posséder une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.

• Posséder une connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office tels qu'Excel, Word et PowerPoint. Connaître SOFE (RH et Finances), SIIG, VÉO, ADE, des nouveaux canaux de communication (Moodle) et de promotion électronique.

Corps d'emploi : Coordonnatrice, coordonnateur académique

Échelle de traitement : No 4 (14 échelons répartis entre 60 842 $ et 98 607 $ approximativement)

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine.