Agente ou agent d'administration (Régie des salles)

À titre de membre du personnel administratif, joignez un grand employeur à dimension humaine qui propose de nombreuses possibilités d'emploi et d'avancement. Choisir l'UdeS, c'est choisir un milieu de travail et de vie de qualité, qui favorise la conciliation travail, famille et vie personnelle.

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, effectue diverses tâches administratives reliées à la gestion des locaux.

1. Distribue, coordonne et vérifie le travail du personnel sous sa responsabilité.

2. Discute et planifie avec la personne supérieure immédiate la priorité du travail à accomplir afin d'assurer la bonne marche de son secteur.

3. Assure l'organisation d'activités et d'événements. À cet effet, planifie l'utilisation des locaux en fonction des besoins pour les activités et événements et selon les politiques et règlements de l'Université; reçoit, analyse les demandes et prépare les calendriers et les estimations de coûts nécessaires.

4. Sert d'intermédiaire entre son secteur et les services, facultés, clients ou organismes externes; obtient et fournit des informations et la documentation appropriée. Analyse et solutionne des problèmes relevant de sa compétence et effectue le suivi nécessaire.

5. Siège sur différents comités; rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

6. Voit à l'organisation matérielle des locaux. Détermine les achats d'équipement et ameublement nécessaires pour les activités et événements.

7. S'assure du bon état et de la propreté des locaux, du mobilier et des équipements et voit au bon fonctionnement de la technique de la salle lors d'événements ; prépare les demandes de travail lorsque requis.

8. Assume la responsabilité de l'entreposage, du transport et de la répartition du mobilier et des équipements.

9. Procède à la facturation découlant de l'utilisation des locaux, du mobilier ou des équipements sous entente locative et en fait le suivi.

10. Prépare et commande différents rapports; compile des statistiques.

11. Veille au respect des normes de sécurité par la clientèle.

12. Contrôle, selon les politiques établies, l'utilisation des casiers vestimentaires mis à la disposition de la clientèle étudiante.

13. Participe à l'élaboration et à la mise à jour des politiques et procédures reliées à son secteur d'activités; en assure la diffusion et la mise en application.

14. Tient à jour l'inventaire des locaux, du mobilier et des équipements.

15. Effectue les démarches nécessaires auprès de la Régie des permis d'alcool du Québec pour les activités nécessitant l'obtention d'un permis de vente d'alcool.

16. Utilise divers appareils tels que micro-ordinateur, télécopieur, calculatrice, photocopieur.

17. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

18. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

19. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires ou scolarité équivalente

• Expérience: 5 ans

• Autres: Connaissance de la dactylographie

• La personne titulaire du poste devra avoir une très bonne connaissance de l'anglais. Ce poste verra à assurer le service pour l'organisation auprès d'une clientèle anglophone.

Classe 9

Taux horaire : 26,64 $ à 32,00 $

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

La personne pourra être amenée à travailler en dehors de l'horaire régulier de travail en fonction des besoins administratifs.