Commis (animation et aide financière)

À titre de membre du personnel administratif, joignez un grand employeur à dimension humaine qui propose de nombreuses possibilités d'emploi et d'avancement. Choisir l'UdeS, c'est choisir un milieu de travail et de vie de qualité, qui favorise la conciliation travail, famille et vie personnelle.

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, accueille et informe la clientèle sur les différents services; effectue diverses tâches reliées au traitement et au suivi des dossiers relevant de sa compétence.

1. Accueille et informe la clientèle sur les services offerts; fournit la documentation pertinente et aide les usagères et usagers à remplir les formulaires administratifs.

2. Communique avec la clientèle étudiante, les facultés et services de l'Université, les organismes subventionnaires, les ambassades, l'immigration et autres afin d'obtenir ou de fournir des renseignements particuliers nécessaires à l'étude des dossiers et permettant de régler les problèmes rencontrés.

3. Assure le suivi des différents dossiers et programmes relevant du secteur animation tels que développements communautaire, spirituel et religieux, programme d'échange ainsi que les programmes destinés à la clientèle étudiante étrangère.

4. Effectue des vérifications et assure le suivi des différents dossiers relatifs aux demandes de prêts et bourses dans le secteur de l'aide financière; reçoit des organismes concernés le résultat des analyses des demandes de révision et en avise les personnes.

5. Reçoit et vérifie les émissions des prêts et bourses, trie les pièces de paiement pour le remboursement des prêts de dépannage et les achemine à l'institution financière concernée selon les instructions.

6. Remet l'aide financière à l'étudiante ou l'étudiant, la transmet à un tiers selon ses instructions ou la retourne à l'organisme subventionnaire avec les explications nécessaires.

7. Assiste, au besoin, l'étudiante ou l'étudiant dans l'estimation du montant des prêts et bourses; vérifie l'exactitude des données ayant servi à déterminer le montant. Identifie les erreurs et les signale au M.E.Q.; s'il y a lieu, aide l'étudiante ou l'étudiant à effectuer les changements requis à sa déclaration antérieure. Lors d'une situation exceptionnelle ou lorsqu'une assistance particulière est requise, les réfère à qui de droit.

8. Remplit, sur approbation de la personne professionnelle, les chèques et les dépôts bancaires. Fait les entrées de données nécessaires pour le suivi des prêts de dépannage.

9. Assume la responsabilité d'un système de classement de dossiers, d'échéanciers et de documents en liaison avec son domaine d'activités.

10. Rédige la correspondance d'ordre courant et compile des statistiques. Dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, tableaux, formulaires administratifs.

11. Reçoit, trie, enregistre, distribue et expédie le courrier.

12. Tient l'agenda de la personne coordonnatrice du programme, prend les dispositions s'y rattachant et lorsque nécessaire, filtre les communications téléphoniques.

13. Interroge les fichiers informatisés contenant les dossiers de la clientèle étudiante et effectue l'enregistrement de données.

14. Assure le suivi du prêt de matériel et de documentation à la clientèle étudiante. Perçoit les frais de location.

15. Assiste, lorsque requis, à certaines réunions d'information organisées par les organismes subventionnaires ou autres.

16. Utilise divers appareils tels que terminal, micro-ordinateur, machine à écrire, photocopieur, télécopieur, calculatrice.

17. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

18. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

19. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires ou scolarité équivalente

• Expérience : 3 ans

• Autres: Bonne connaissance de la dactylographie

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires

• Expérience : Deux (2) ans d'expérience pertinente

• Autres: Aucune

Classe 7

Taux horaire : 23,95 $ à 28,73 $

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.